Otrzymują Państwo faktury e-mailem lub pocztą? Przekazując je na osobisty adres e-mail eConnect, zostaną one automatycznie przetworzone i dostarczone do oprogramowania księgowego. Nie ma znaczenia, czy jest to PDF, obraz czy plik XML: eConnect przetworzy wszystko.

Po aktywacji organizacji na platformie otrzymają Państwo własny adres e-mail do faktur zakupowych:

<numer-rejestrowy>@inkoopfacturen.econnect.eu

Ten adres jest dostępny natychmiast, nie trzeba go oddzielnie zamawiać ani aktywować. Ustawienia domyślne nie zawsze są jednak dostosowane do Państwa specyficznych potrzeb. Dlatego prosimy zawsze sprawdzić, czy adres jest prawidłowo skonfigurowany, lub utworzyć nowy adres za pośrednictwem Email Receiver, w którym można ustawić parametry dokładnie według własnych preferencji.

Oprócz standardowego adresu KRS można utworzyć specyficzny adres e-mail dla każdego dostawcy za pośrednictwem Email Receiver. Platforma generuje unikalny adres na domenie trust.econnect.eu z losową sekwencją znaków, na przykład:

y49jvmtw@trust.econnect.eu

Dla każdego adresu określają Państwo, która domena lub adres e-mail może wysyłać, jaki typ dokumentu jest tworzony i czy faktury XML są automatycznie przekazywane. Oferuje to większą kontrolę niż standardowy adres KRS i jest dostępne od subskrypcji Basic.

Gdy wyślą Państwo e-mail z załącznikiem fakturowym na adres do faktur zakupowych, następuje:

1. Klasyfikacja: system sprawdza każdy załącznik i automatycznie określa, czy jest to faktura, list przewozowy, załącznik czy inny dokument.
2. Przetwarzanie: faktury są konwertowane na zwalidowaną e-fakturę. Faktury PDF przechodzą przez IDR (Intelligent Document Recogniser) w celu rozpoznania OCR. Faktury XML są bezpośrednio walidowane.
3. Łączenie załączników: inne dokumenty w tej samej wiadomości e-mail (specyfikacje, listy przewozowe) są automatycznie dołączane jako załączniki do faktury.
4. Dostarczenie: przetworzona faktura pojawia się w Skrzynce odbiorczej i jest automatycznie przekazywana do połączonego oprogramowania księgowego.

Większość faktur jest przetwarzana w ciągu kilku minut. Dowiedz się więcej o czasie przetwarzania.

eConnect przetwarza pliki PDF, faktury XML (wszystkie formaty e-faktur), obrazy (JPEG, PNG, BMP) oraz formaty hybrydowe, takie jak ZUGFeRD/Factur-X. Maksymalny rozmiar e-maila to 35 MB z maksymalnie 50 załącznikami. Prosimy zawsze wysyłać jedną fakturę na plik.

Pełny przegląd wszystkich wymagań i limitów znajdą Państwo w artykule warunki wysyłania faktur.

Można również przekazywać e-maile z fakturami z własnej skrzynki pocztowej. Prosimy zwrócić uwagę na:

• Używanie funkcji przekazywania programu pocztowego, a nie funkcji przekierowania.
• Wykluczenie domen everbinding.nl i econnect.eu z automatycznego przekazywania, aby uniknąć pętli.
• Przekazywanie wyłącznie e-maili, które faktycznie zawierają załącznik z fakturą.

Jeśli coś pójdzie nie tak podczas wysyłania, otrzymają Państwo komunikat o błędzie e-mailem na adres, z którego wysłano fakturę. Najczęstsze przyczyny to zbyt duży plik, nieczytelny PDF lub plik XML niezgodny z wymaganym standardem.

Chcą Państwo, aby dostawcy wysyłali faktury bezpośrednio na ten adres? Prosimy skonfigurować zaufanego nadawcę dla dodatkowego bezpieczeństwa.