Wysyłanie faktur ze skanera

Otrzymują Państwo jeszcze faktury papierowe? Za pomocą skanera z funkcją e-mail można je łatwo wysłać do eConnect w celu automatycznego przetworzenia. IDR (Intelligent Document Recogniser) rozpoznaje tekst na zeskanowanym dokumencie i konwertuje go na zwalidowaną e-fakturę.

Wymagania dotyczące skanera

Aby wysyłać faktury za pomocą skanera, musi on spełniać dwa warunki:

Skaner musi dysponować własnym adresem e-mail z działającą skrzynką pocztową. Jest to konieczne do odbierania komunikatów o błędach.
Adres e-mail skanera musi być znany w organizacji eConnect. Najprostszym sposobem jest skonfigurowanie zaufanego nadawcy dla adresu e-mail skanera.

Konfiguracja w trzech krokach

Mają Państwo dwie opcje dla adresu odbiorczego: mogą Państwo użyć standardowego adresu KRS lub utworzyć nowy adres za pośrednictwem Email Receiver (zaufany nadawca). Prosimy wybrać jedną z dwóch opcji, nie trzeba wykonywać obu.

Krok 1: Wybór adresu odbiorczego

Opcja A: prosimy użyć standardowego adresu do faktur zakupowych (<numer-rejestrowy>@inkoopfacturen.econnect.eu) i dodać adres e-mail skanera jako znanego nadawcę.

Opcja B: prosimy utworzyć na platformie zaufanego nadawcę. Platforma generuje wówczas unikalny adres e-mail, za pomocą którego można skonfigurować typ białej listy, typ dokumentu i inne ustawienia specjalnie dla skanera.

Krok 2: Konfiguracja adresu e-mail na skanerze

prosimy ustawić wybrany adres e-mail (z kroku 1) jako odbiorcę na skanerze.

Krok 3: Sprawdzenie ustawień skanowania

prosimy upewnić się, że skaner zapisuje dokumenty jako PDF lub jako obraz (JPEG, PNG lub BMP). Rozdzielczość powinna wynosić co najmniej 300 dpi dla najlepszych wyników rozpoznawania.

Jakość skanowania

Jakość skanu bezpośrednio wpływa na rozpoznawanie. Kilka praktycznych wskazówek:

Prosimy skanować z co najmniej 300 dpi dla wyraźnego i czytelnego rezultatu.
Prosimy upewnić się, że dokument leży prosto na szybie skanera, aby tekst nie był rozpoznawany pod kątem.
Prosimy unikać skanów zbyt jasnych lub zbyt ciemnych. Dokument powinien mieć dobry kontrast.
Prosimy nie skanować odwrotnej strony dokumentu, jeśli nie zawiera istotnych informacji; pusta strona może spowodować komunikat o błędzie.

Uwaga: prosimy zawsze skanować jedną fakturę na plik. Jeśli faktura ma wiele stron, należy zapisać je jako jeden PDF. PDF z wieloma fakturami zostanie odrzucony.

Komunikaty o błędach

Jeśli zeskanowany dokument nie może zostać przetworzony, eConnect wyśle komunikat o błędzie na adres e-mail skanera. Prosimy zatem regularnie sprawdzać skrzynkę pocztową skanera pod kątem komunikatów o błędach. Najczęstsze przyczyny to zbyt niska jakość skanowania (dokument jest nieczytelny) lub plik zbyt mały (poniżej 10 KB).

Chcą Państwo otrzymywać komunikaty o błędach na inny adres e-mail? Przy konfiguracji zaufanego nadawcy można ustawić oddzielny kontaktowy adres e-mail, na który będą wysyłane komunikaty o odrzuceniu.

Chcą Państwo wiedzieć, jakim wymaganiom technicznym muszą odpowiadać zeskanowane pliki? Prosimy zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi wysyłania faktur.

Wyślij swoją pierwszą fakturę