Jakich wartości fikcyjnych eConnect używa w e-fakturze, gdy identyfikator nie został znaleziony, z podziałem na kraje.
Przy konwersji faktury PDF na e-fakturę UBL niektóre dane identyfikacyjne są obowiązkowe. Chodzi o numer izby handlowej, OIN albo numer VAT nadawcy lub odbiorcy. Jeśli IDR (Intelligent Document Recogniser) nie znajdzie takiego identyfikatora na fakturze albo znaleziona wartość nie jest ważna lub użyteczna, eConnect wpisuje wartość fikcyjną, aby e-faktura pozostała technicznie ważna.
Standard UBL i specyfikacja Peppol wymagają, aby określone pola były zawsze wypełnione. E-faktura bez identyfikacji dostawcy lub nabywcy nie jest ważna i nie może być przetworzona przez systemy odbiorcze. Wartości fikcyjne sprawiają, że faktura pozostaje ważna i może zostać dostarczona, nawet jeśli nie wszystkie dane były na oryginalnym PDF.
Wartość fikcyjną rozpoznaje się po stałym wzorcu dla kraju. W oprogramowaniu księgowym lub ERP widać wtedy, że to symbol zastępczy, a nie prawdziwy numer identyfikacyjny.
00000003999999960000000BE00UBLBE000090009999908000DE00LWID00DEF000unknown<KOD KRAJU>:unknown (np. NL:unknown)NL000000000B01Wartość fikcyjna unknown dla numerów VAT jest używana, gdy IDR nie znalazł numeru VAT na fakturze. Odbiorca musi wtedy odszukać właściwy numer VAT i uzupełnić go w księgowości.
Jeśli otrzymujesz fakturę z wartością fikcyjną, dane te nie były na oryginalnym PDF, nie zostały rozpoznane albo nie były ważne lub użyteczne (na przykład numer izby handlowej bez 8 użytecznych cyfr). Masz wtedy dwie możliwości:
Wskazówka: IDR uczy się z każdej przetworzonej faktury. Jeśli dostawca systematycznie podaje swoje dane na fakturach, po kilku fakturach są one rozpoznawane i zapisywane automatycznie. Wartości fikcyjne przestają wtedy występować u tego dostawcy.
Wartość fikcyjna oznacza, że dana identyfikacyjna (na przykład numer izby handlowej lub VAT) nie była na oryginalnym PDF, nie została rozpoznana albo nie była ważna lub użyteczna. Wartość fikcyjna czyni e-fakturę technicznie ważną, ale właściwy numer trzeba uzupełnić ręcznie w oprogramowaniu księgowym albo poprosić dostawcę o podanie danej na przyszłych fakturach.
Tak, każda wartość fikcyjna ma stały wzorzec dla kraju. Holandia używa fikcyjnego numeru OIN, Belgia ma dwa warianty (UBLBE i numer przedsiębiorstwa), a Niemcy używają Leitweg-ID. W oprogramowaniu księgowym widać, że to symbol zastępczy i z jakiego kraju pochodzi faktura.
Tak, na paragonach i kwitach kasowych wartości fikcyjne występują częściej niż na zwykłych fakturach. Paragon jako faktura uproszczona musi zawierać mniej danych. Numer izby handlowej, adres i numer VAT często brakują, a standard UBL czyni te pola obowiązkowymi.
Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak IDR rozpoznaje faktury? Przeczytaj Jak działa Scan & Rozpoznawanie (IDR/OCR)?.
Przeczytaj, jak przesyłać faktury