Pełny proces konwersji: od przesłania do dostarczenia, w tym statusy i czas przetwarzania.
Gdy przesyłasz fakturę PDF lub obraz do eConnect, staje się ona zadaniem konwersji. IDR (Intelligent Document Recogniser) konwertuje dokument na zwalidowaną e-fakturę. W tym artykule wyjaśniamy, jak ten proces przebiega od początku do końca.
Każdy PDF lub obraz, który przesyłasz — pocztą e-mail, za pośrednictwem zaufanego nadawcy lub przez API — automatycznie staje się zadaniem konwersji. System określa najlepszą metodę konwersji i przystępuje do pracy.
System odbiera dokument i klasyfikuje go za pomocą API Detect. Czy to faktura, list przewozowy, przypomnienie czy coś innego? Tylko dokumenty rozpoznane jako faktury przechodzą do konwersji. Pozostałe dokumenty są automatycznie dodawane jako załączniki do faktury.
IDR analizuje dokument za pomocą trzech warstw technologicznych:
IDR rozpoznaje kluczowe pola faktury: dostawca, nabywca, numer faktury, data, kwoty, stawka VAT i dane płatności.
Po rozpoznaniu wszystkie pola są walidowane:
IDR porównuje rozpoznane wartości z wcześniej przetworzonymi fakturami od tego samego dostawcy. Im więcej faktur od dostawcy zostało przetworzonych, tym lepsze staje się rozpoznawanie. System uczy się nieustannie.
Jeśli IDR nie jest wystarczająco pewny rozpoznawania, zadanie konwersji jest przekazywane do zespołu Kontroli jakości eConnect. Ręcznie sprawdzają oni wątpliwe przypadki, np. trudną do odczytania kwotę lub brakujące pole.
Każda korekta zespołu QC jest przekazywana jako dane treningowe z powrotem do IDR. Dzięki temu błąd, który wystąpił raz, jest w przyszłości unikany.
Po pomyślnym rozpoznaniu i walidacji dokument jest konwertowany na standardową e-fakturę w formacie UBL. Ta e-faktura zawiera wszystkie ustrukturyzowane dane, których potrzebuje Twoje oprogramowanie księgowe.
Przetworzona faktura pojawia się w Twojej Skrzynce odbiorczej (dla faktur zakupu) lub Skrzynce nadawczej (dla faktur sprzedaży). Jeśli skonfigurowałeś integrację z oprogramowaniem, faktura jest automatycznie przekazywana do Twojego pakietu księgowego.
Gwarancja SLA eConnect: 99% wszystkich dokumentów jest przetwarzanych w ciągu 8 godzin roboczych.
Możesz śledzić postęp zadania konwersji na platformie. Standardowy okres przechowywania zadań konwersji wynosi 4 miesiące, po czym są one automatycznie usuwane.
Czasem dokument nie może zostać w pełni przetworzony. Może się tak zdarzyć, ponieważ plik jest nieczytelny, brakuje istotnych danych lub faktura nie spełnia wymaganego standardu. W takim przypadku zadanie konwersji jest odrzucane i otrzymujesz powiadomienie z przyczyną.
IDR posługuje się dwiema kluczowymi liczbami, które są zawsze prezentowane łącznie:
Te dwie liczby mierzą różne rzeczy: 100% dotyczy kompletności kanału, 98% poprawności treści. Zawsze obowiązują razem.
Czas przetwarzania samego rozpoznawania dla dokumentów przetwarzanych w pełni automatycznie wynosi średnio 20–30 sekund. Wraz z czasem oczekiwania w kolejce to ok. 3,5 minuty. Jeśli wymagana jest ręczna weryfikacja przez zespół Kontroli jakości, może to potrwać do 24 godzin w dni robocze.
Przy niedostatecznej pewności zadanie konwersji jest przekazywane do zespołu Kontroli jakości do ręcznej weryfikacji. Każda korekta jest przekazywana jako dane treningowe z powrotem do systemu, dzięki czemu podobne błędy są w przyszłości automatycznie unikane. Możesz również zgłosić błąd do pomocy technicznej.
Tak, możesz śledzić postęp każdego zadania konwersji na platformie eConnect. Dla każdego dokumentu widoczne jest, w jakiej fazie znajduje się przetwarzanie. Standardowy okres przechowywania zadań konwersji wynosi 4 miesiące, po czym są one automatycznie usuwane.
Masz pytania dotyczące konkretnego zadania konwersji? Skontaktuj się z pomocą techniczną.
Zobacz swoje zadania konwersji