Gdzie znaleźć faktury przychodzące na platformie eConnect: Skrzynka odbiorcza i filtry.
Wszystkie faktury odebrane przez Peppol, e-mail lub platformę eConnect trafiają do Skrzynki odbiorczej. Tam można je przeglądać, filtrować i przekazywać do oprogramowania księgowego.
Skrzynkę odbiorczą można otworzyć z menu głównego. Wyświetlany jest przegląd wszystkich odebranych faktur zakupowych, posortowanych według daty. Przy każdej fakturze widoczne są najważniejsze dane: nadawca, numer faktury, kwota, data i status.
Pasek wyszukiwania u góry umożliwia szybkie znalezienie konkretnej faktury. Wyszukiwanie jest możliwe według numeru faktury, nadawcy, kwoty lub innych cech. Opcje filtrowania pozwalają dalej zawęzić przegląd, na przykład według okresu, statusu lub organizacji.
Kliknięcie faktury otwiera pełne szczegóły. Widoczne są dane faktury, pozycje i ewentualne załączniki. Z tego widoku można również pobrać fakturę jako PDF lub plik XML.
Widok PDF przedstawia fakturę w formie przygotowanej przez nadawcę lub, w przypadku e-faktury, w formie wygenerowanej przez platformę na podstawie danych XML. Plik XML zawiera ustrukturyzowane dane e-faktury, które oprogramowanie księgowe może zaimportować.
Każda faktura przychodząca posiada status wskazujący etap przetwarzania:
Status faktury można ręcznie zmienić na stronie szczegółów. Gdy obie strony korzystają z platformy eConnect, zmiany statusu są wymieniane automatycznie: nadawca widzi w czasie rzeczywistym, że faktura została zatwierdzona lub opłacona.
Przy skonfigurowanej integracji z oprogramowaniem faktury przychodzące są automatycznie przekazywane do systemu księgowego. Odbywa się to w tle bez konieczności działania ze strony użytkownika. Z reguły faktura jest widoczna w oprogramowaniu księgowym w ciągu 4 godzin.
Jeśli faktura nie została prawidłowo dostarczona do oprogramowania, można ją ręcznie ponownie przesłać. Opcja "Prześlij ponownie" jest dostępna w szczegółach faktury. Dotyczy to zarówno faktur zakupowych, jak i sprzedażowych.
Uwaga: Faktury oznaczone jako "Duplikat" muszą najpierw zostać oznaczone jako "Oryginał", zanim będzie możliwe ponowne przesłanie.
Platforma automatycznie sprawdza, czy faktura nie jest duplikatem. Przy każdej odebranej fakturze weryfikowana jest kombinacja dostawcy, daty faktury i numeru faktury. Jeśli faktura została już wcześniej odebrana (również jeśli przyszła innym kanałem, na przykład najpierw jako XML, a potem jako PDF), duplikat jest automatycznie oznaczany.
Przy prawdziwej e-fakturze (XML) wykrywanie duplikatów jest w 100% niezawodne. Przy fakturach PDF detekcja stale się poprawia, ale w wyjątkowych przypadkach duplikat może nie zostać automatycznie rozpoznany. Przy wykryciu duplikatu wysyłane jest powiadomienie e-mailem.
Przy częstym korzystaniu z tych samych filtrów można je zapisać jako widok. Widoki można udostępniać współpracownikom, aby wszyscy korzystali z tego samego przeglądu. Z każdego widoku wyniki można wyeksportować jako plik CSV (maksymalnie 20 000 wierszy).
Powiadomienie o każdej nowej fakturze? Skonfiguruj powiadomienia.
Sprawdź faktury przychodzące
Poproś dostawcę (lub jego Access Point) o returnedMessageId. eConnect tworzy ten identyfikator w momencie zaakceptowania lub odrzucenia dokumentu przez AS4; ma on format GUID@econnect.eu (przykład: 088762a2-2446-4077-a9b3-d20959b2565c@econnect.eu). Na podstawie tego identyfikatora Support może odszukać dokument i śledzic jego dalsze przetwarzanie.
Dwie najczęstsze przyczyny błędów odbiorczych AS4 to:
Jeśli Support nie może znależć dokumentu przez returnedMessageId, sprawa zostaje eskalowana do Tech Support.
Nie. Zmieniła się tylko etykieta statusu; dokumentów w Skrzynce odbiorczej nie można usunąć. Wyszukaj po numerze faktury, ustaw filtr statusu na Pobrana lub Wszystkie, otwórz fakturę i pobierz ją ponownie jako PDF i/lub XML. Zobacz Statusy faktur.
To inny mechanizm niż wykrywanie duplikatów powyżej. W przypadku faktur PDF eConnect rozpoznaje numer faktury na podstawie wcześniej przetworzonych faktur od tego samego dostawcy: im więcej faktur już przetworzono i im spójniejszy układ, tym wiarygodniejsze rozpoznanie. Wyświetlany numer różni się od numeru na PDF, jest ucięty albo IDR przejmuje inne pole (na przykład numer zamówienia/PO lub numer rejestracyjny dostawcy zamiast prawdziwego numeru faktury)? Zgłoś to do supportu z numerem faktury i daną fakturą. Dostosujemy rozpoznawanie dla tego dostawcy, aby przyszłe faktury były przetwarzane poprawnie.
Czy faktura jest oznaczona jako duplikat, choć to nowy dokument (np. nota kredytowa, której numer zamówienia rozpoznano jako numer faktury)? To osobny mechanizm; zobacz Jak rozpoznawana jest zduplikowana faktura?.