Każda faktura na platformie eConnect posiada status wskazujący etap przetwarzania dokumentu. Statusy różnią się między fakturami przychodzącymi (zakupowymi) a wychodzącymi (sprzedażowymi).

Statusy "Do zatwierdzenia", "Zatwierdzona", "Do zapłaty" i "Odrzucona" są używane przy skonfigurowanym workflow zatwierdzania. Bez workflow faktura otrzymuje bezpośrednio status "Odebrana" i można ją ręcznie oznaczyć jako opłaconą.

Zmiana statusu w Skrzynce odbiorczej (na przykład na Pobrana, lub w języku potocznym "mark as done" / zakończona) zmienia tylko etykietę statusu. Dokument pozostaje dostępny. Faktur w Skrzynce odbiorczej nie można usunąć.

Czy przez pomyłkę oznaczono fakture jako zakończoną lub Pobraną bez pobrania? Należy wykonać następujące kroki:

1. Przejść do Skrzynki odbiorczej na platform.econnect.eu.
2. Wyszukać po numerze faktury (w razie potrzeby ustawić filtr statusu na Pobrana lub Wszystkie).
3. Otworzyć fakturę i pobrać ją ponownie jako PDF i/lub XML z ekranu szczegółów.

Zobacz także Zmiana statusu faktury zakupowej.

Przez Peppol faktura zawsze przychodzi jako ustrukturyzowany UBL/XML. PDF jest obecny tylko, gdy:

1. dostawca osadził PDF w UBL (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject) lub wysłał go osobno; albo
2. konto odbiorcy ma włączone generowanie PDF z XML (starsza platforma, poziom konta; tryby: Gdy nieobecny / Zawsze / Nigdy). Zobacz Generowanie PDF i PDF merge.

PSB: generowanie PDF na żądanie z UBL nie jest jeszcze standardem; zwracany jest tylko osadzony PDF. UBL bez osadzonego PDF oznacza brak PDF przez PSB.

Sam XML bez przetworzonego PDF jest normalny, gdy dostawca nie dołączył PDF, a generowanie nie utworzyło żadnego. To nie jest błąd odbioru.

Widok faktury vs załącznik (platforma): osadzony PDF liczy się jako PDF faktury w widoku faktury na dashboardzie tylko wtedy, gdy cac:AdditionalDocumentReference zawiera dokładną wartość wykrywania:

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, bez spacji), lub
• DocumentType = PrimaryImage

Tekst "Commercial Invoice" oznacza to samo, ale wykrywanie platformy podąża wyłącznie za dokładnym literałem powyżej. Bez tego tagu platforma traktuje PDF jako zwykły załącznik; przy generowaniu PDF ustawionym na Gdy nieobecny/Zawsze platforma może mimo to utworzyć PDF eConnect z XML (często najpierw strona tytułowa zamiast oryginalnego PDF dostawcy). Zobacz Struktura faktury UBL.

Samodzielna weryfikacja w Skrzynce odbiorczej (platform.econnect.eu):

1. Otworzyć Skrzynkę odbiorczą, wyszukać po numerze faktury lub dostawcy.
2. Widok szczegółów/faktury: jeśli widoczny jest tam PDF, jest dostępny (wysłany/osadzony lub wygenerowany).
3. Załączniki: dodatkowe PDF-y lub specyfikacje od dostawcy.
4. Pobrać XML za pomocą opcji pobierania na fakturze, wyszukać AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType. Zobacz Pobieranie faktury XML.
5. Brak CommercialInvoice / PrimaryImage? To wiadomość dla dostawcy (eConnect nie modyfikuje XML): poprosić go o osadzenie PDF faktury z DocumentDescription CommercialInvoice w UBL.

Warianty wyszukiwania: pominięcie strony tytułowej faktur, PDF eConnect najpierw, oryginalny PDF najpierw, tag CommercialInvoice, brak DocumentDescription, PrimaryImage, osadzony PDF jako załącznik, kontakt z dostawcą w sprawie tagu PDF.

Zobacz także: PDF przez Peppol (ścieżka nadawcy i osadzania).

Statusy "Do zatwierdzenia", "Opłacona" i "Odrzucona" przy fakturach wychodzących są ustawiane przez stronę odbierającą. Gdy obie strony korzystają z platformy eConnect, zmiany statusu są wymieniane automatycznie. Przy wysyłce przez Peppol odbiorca może odesłać komunikat statusowy za pomocą Invoice Response Message.

Gdy zarówno nadawca, jak i odbiorca korzystają z platformy eConnect, zmiany statusu są udostępniane w czasie rzeczywistym. Gdy odbiorca zaakceptuje fakturę lub oznaczy ją jako opłaconą, informacja ta jest natychmiast widoczna w Skrzynce nadawczej.

Platforma automatycznie sprawdza duplikaty. Gdy odebrana faktura została już wcześniej odebrana (również z innego kanału), nowa faktura otrzymuje oznaczenie "Duplikat". Oryginalna faktura zachowuje swój status.

Faktura oznaczona jako duplikat nie jest automatycznie przekazywana do oprogramowania księgowego. Jeśli oznaczenie jest błędne, można fakturę oznaczyć jako "Oryginał" za pomocą menu (trzy kropki), po czym zostanie przetworzona. Więcej w artykule Jak rozpoznawany jest duplikat faktury?.

Na dashboardzie widoczny jest wizualny przegląd statusów faktur. Zielone faktury są w pełni przetworzone; pomarańczowe zostały odebrane, ale jeszcze nie przetworzone. Duża liczba pomarańczowych faktur może wskazywać na duplikaty, które zostały celowo odrzucone; jest to normalne zachowanie.

Aby ręcznie zmienić status faktury zakupowej, należy zapoznać się z artykułem Zmiana statusu faktury zakupowej.

• Zmiana statusu faktury zakupowej
• Jak rozpoznawany jest duplikat faktury?
• Faktury przychodzące
• Wyszukiwanie wysłanych faktur sprzedażowych