Każda faktura na platformie eConnect posiada status wskazujący etap przetwarzania dokumentu. Statusy różnią się między fakturami przychodzącymi (zakupowymi) a wychodzącymi (sprzedażowymi).

Statusy "Do zatwierdzenia", "Zatwierdzona", "Do zapłaty" i "Odrzucona" są używane przy skonfigurowanym workflow zatwierdzania. Bez workflow faktura otrzymuje bezpośrednio status "Odebrana" i można ją ręcznie oznaczyć jako opłaconą. Statusy "Płatność rozpoczęta" i "Collection successfull" pojawiają się przy zautomatyzowanych procesach płatności i inkasa.

Zmiana statusu w Skrzynce odbiorczej (na przykład na Pobrana, Zatwierdzona, Odrzucona, lub w języku potocznym "mark as done" / zakończona) zmienia tylko etykietę statusu. Dokument pozostaje dostępny. Faktur w Skrzynce odbiorczej nie można usunąć. Nie ma ponownego przekazania do zintegrowanego oprogramowania, ERP ani trasy pobierania API.

Scenariusz: faktura jest już poprawna w ERP/pakiecie, ale status platformy nie został jeszcze zaktualizowany. Wtedy zmień tylko status. Nie używaj Ponowne przesłanie pobrania API: ta akcja ponownie oferuje dokument integracji (ryzyko podwójnego przekazania). Ponowne przesłanie jest przeznaczone tylko przy rzeczywistym braku przekazania.

Czy przez pomyłkę oznaczono fakturę jako zakończoną lub Pobraną bez pobrania? Należy wykonać następujące kroki:

1. Przejść do Skrzynki odbiorczej na platform.econnect.eu.
2. Wyszukać po numerze faktury (w razie potrzeby ustawić filtr statusu na Pobrana lub Wszystkie).
3. Otworzyć fakturę i pobrać ją ponownie jako PDF i/lub XML z ekranu szczegółów.

Zobacz także Zmiana statusu faktury zakupowej i Pobieranie faktury XML.

Przez Peppol faktura przychodzi jako ustrukturyzowany UBL/XML. PDF jest obecny tylko, gdy:

1. dostawca osadził PDF w UBL (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject) lub wysłał go osobno; albo
2. konto odbiorcy ma generowanie PDF z XML (starsza platforma, poziom konta; tryby: Gdy nieobecny / Zawsze / Nigdy). Zobacz Generowanie PDF i PDF merge.

PSB: generowanie PDF na żądanie z UBL nie jest jeszcze standardem; zwracany jest tylko osadzony PDF. UBL bez osadzonego PDF oznacza brak PDF przez PSB.

Sam XML bez przetworzonego PDF jest normalny, gdy dostawca nie dołączył PDF, a generowanie nie utworzyło żadnego. To nie jest błąd odbioru.

eConnect nie może dodać brakującego PDF nadawcy po fakcie ani ponownie dostarczyć faktury z PDF, którego nie otrzymano. Brakuje PDF? Poproś dostawcę o przesłanie PDF dla tej faktury i o osadzanie PDF w UBL przy przyszłych fakturach (lub o wysyłanie osobno).

Widok faktury vs załącznik (platforma): węzeł PDF w XML nie oznacza automatycznie widoku faktury. Osadzony PDF liczy się jako PDF faktury w widoku faktury na dashboardzie tylko wtedy, gdy w cac:AdditionalDocumentReference znajduje się dokładna wartość wykrywania:

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, bez spacji), lub
• DocumentType = PrimaryImage

Tekst "Commercial Invoice" (ze spacją) oznacza to samo, ale wykrywanie platformy podąża za dokładnym literałem powyżej. Bez tego tagu platforma traktuje PDF jako zwykły załącznik, nawet jeśli interfejs pokazuje "osadzony załącznik": wtedy pojawia się na dole połączonego PDF zamiast z przodu jako widok faktury. Przy generowaniu PDF Gdy nieobecny/Zawsze platforma może mimo to utworzyć PDF eConnect z XML (często najpierw strona tytułowa zamiast oryginalnego PDF dostawcy). Zobacz Struktura faktury UBL.

Samodzielna weryfikacja w Skrzynce odbiorczej (platform.econnect.eu) — "jaki tag wysyła ten dostawca":

1. Otworzyć Skrzynkę odbiorczą, wyszukać po numerze faktury lub dostawcy.
2. Widok szczegółów/faktury: jeśli widoczny jest tam PDF, jest dostępny (wysłany/osadzony lub wygenerowany).
3. Załączniki: dodatkowe PDF-y lub specyfikacje od dostawcy.
4. Pobrać XML za pomocą opcji pobierania na fakturze, wyszukać AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType. Zobacz Pobieranie faktury XML.
5. Brak CommercialInvoice / PrimaryImage? To wiadomość dla dostawcy (eConnect nie modyfikuje XML): poprosić go o osadzenie PDF faktury z DocumentDescription CommercialInvoice w UBL.

Warianty wyszukiwania: pominięcie strony tytułowej faktur, PDF eConnect najpierw, oryginalny PDF najpierw, tag CommercialInvoice, brak DocumentDescription, PrimaryImage, osadzony PDF jako załącznik, kontakt z dostawcą w sprawie tagu PDF, brak PDF na platformie, brak PDF w SAP, osadzony załącznik nie jako faktura, załącznik w XML ale niewidoczny, połączony PDF załącznik na dole, Commercial Invoice spacja vs CommercialInvoice.

Zobacz także: PDF przez Peppol (ścieżka nadawcy i osadzania).

Statusy "Do zatwierdzenia", "Opłacona" i "Odrzucona" przy fakturach wychodzących są ustawiane przez stronę odbierającą, nie przez Ciebie jako nadawcę. Gdy obie strony korzystają z platformy eConnect, zmiany statusu są wymieniane automatycznie. Przy wysyłce przez Peppol odbiorca może odesłać komunikat statusowy za pomocą Invoice Response Message. Nie wszyscy odbiorcy odsyłają komunikaty statusowe; to może wyjaśniać różnice w statusach faktur do różnych klientów.

Gdy zarówno nadawca, jak i odbiorca korzystają z platformy eConnect, zmiany statusu są udostępniane w czasie rzeczywistym. Gdy odbiorca zaakceptuje fakturę lub oznaczy ją jako opłaconą, informacja ta jest natychmiast widoczna w Skrzynce nadawczej. Działa to również odwrotnie: gdy oznaczysz fakturę zakupową jako opłaconą, nadawca może zobaczyć ten status w swoim systemie.

Przy fakturach wysłanych przez Peppol do odbiorcy u innego dostawcy wymiana statusów zależy od obsługi Invoice Response Messages u strony odbierającej. Nie wszyscy odbiorcy (ani ich dostawcy) odsyłają komunikaty statusowe. Dlatego statusy podobnych faktur do różnych klientów mogą się różnić, nawet gdy sama wysyłka się powiodła.

Platforma automatycznie sprawdza duplikaty domyślnie. To zachowanie można wyłączyć na życzenie. Gdy odebrana faktura została już wcześniej odebrana, również z innego kanału, nowa faktura otrzymuje oznaczenie "Duplikat". Oryginalna faktura zachowuje swój status.

Faktura oznaczona jako duplikat nie jest automatycznie przekazywana do oprogramowania księgowego. Jeśli oznaczenie jest błędne, można fakturę oznaczyć jako "Oryginał" za pomocą menu (trzy kropki), po czym zostanie przetworzona. Więcej w artykule Jak rozpoznawany jest duplikat faktury?.

Warianty wyszukiwania: kontrola kompletności przepływu faktur, eksport statusów eConnect, kontrola kompletności Unit4 SFTP, uzgadnianie eConnect ERP, per faktura lub per partia SFTP, co jest na SFTP vs w ERP.

Przy dostarczaniu do systemu ERP (na przykład Unit4 ERP CR) przez To-SFTP są trzy osobne kroki: eConnect odbiera i przetwarza fakturę, PSB umieszcza dokument na serwerze SFTP, a ERP odczytuje folder SFTP i księguje fakturę. To niezależne kroki.

Status platformy Pobrana potwierdza tylko, że eConnect przekazał lub udostępnił dokument. To nie jest dowód, że ERP również pomyślnie wczytał fakturę. Przez SFTP oprogramowanie odbierające nie zwraca eConnect statusu księgowania.

eConnect nie oferuje osobnego raportu kompletności self-service SFTP-versus-ERP. Do kontroli łączysz:

• statusy i eksport w Skrzynce odbiorczej (Odebrana, Pobrana, Odrzucona);
• pliki w folderze skrzynki SFTP i dziennik importu systemu ERP (tego eConnect nie widzi).

Uzgadnianie odbywa się najlepiej według numeru faktury, nie jako zliczanie partii: standardowa trasa To-SFTP wgrywa per dokument, nie jako okresowy ZIP. Zobacz także tło techniczne w Integracja SFTP.

Na dashboardzie widoczny jest wizualny przegląd statusów faktur. Zielone faktury są w pełni przetworzone; pomarańczowe zostały odebrane, ale jeszcze nie przetworzone. Duża liczba pomarańczowych faktur może wskazywać na duplikaty, które zostały celowo odrzucone; jest to normalne zachowanie, nie błąd.

Aby ręcznie zmienić status faktury zakupowej, należy zapoznać się z artykułem Zmiana statusu faktury zakupowej.