Wszystkie faktury wysłane za pośrednictwem platformy eConnect można znaleźć w Skrzynce nadawczej. Dla każdej faktury widoczny jest status, odbiorca, kwota i sposób dostarczenia.

Skrzynkę nadawczą można otworzyć z menu głównego. Wyświetlany jest chronologiczny przegląd wszystkich wysłanych faktur z najważniejszymi danymi: numer faktury, odbiorca, kwota, data i status.

Pasek wyszukiwania umożliwia szybkie znalezienie konkretnej faktury. Wyszukiwanie jest możliwe według numeru faktury, nazwy odbiorcy lub kwoty. Opcje filtrowania pozwalają dalej zawęzić przegląd, na przykład według okresu, statusu lub organizacji.

Każda wysłana faktura posiada status wskazujący etap procesu dostarczenia:

Statusy takie jak "Do zatwierdzenia", "Opłacona" i "Odrzucona" są ustawiane przez stronę odbierającą. Gdy obie strony korzystają z platformy eConnect, statusy te są wymieniane automatycznie. Przy wysyłce przez Peppol odbiorca może odesłać komunikat statusowy (Invoice Response Message).

Poniższy diagram przedstawia możliwe przejścia statusów faktury wychodzącej.

Status Odebrana w Skrzynce nadawczej oznacza, że eConnect otrzymał potwierdzenie dostarczenia od strony odbierającej. Jest to dowód pomyślnego dostarczenia faktury.

Szybkość aktualizacji statusu zależy od odbiorcy:

• Odbiorca na platformie eConnect: status jest wymieniany natychmiast. Informacja o dostarczeniu pojawia się niemal od razu.
• Odbiorca przez Peppol: status jest aktualizowany po otrzymaniu potwierdzenia od Access Point odbiorcy. Trwa to zazwyczaj kilka minut.
• Odbiorca przez e-mail: status "Otwarta" pojawia się, gdy odbiorca otworzy wiadomość (jeśli klient poczty to obsługuje).

W widoku faktur sprzedażowych dla każdej faktury dostępny jest diagram Track & Trace wizualizujący pełną trasę faktury: od utworzenia do dostarczenia, wraz z ewentualnymi aktualizacjami statusu od odbiorcy.

Niektórzy odbiorcy obsługują Invoice Response Message (IRM), standard Peppol umożliwiający odbiorcy zwrotne przekazanie statusu faktury. Dostępne statusy:

Nie wszyscy odbiorcy obsługują Invoice Response. Jeśli odbiorca nie odsyła komunikatu statusowego, status po pomyślnym dostarczeniu pozostaje na "Odebrana".

Przy przesyłaniu faktur przez Email Receiver można dla każdego zaufanego nadawcy ustawić, czy ma być wysyłane potwierdzenie dostarczenia e-mailem. Potwierdzenie jest wysyłane na adres kontaktowy danego nadawcy. Funkcję tę włącza się lub wyłącza przy zaufanym nadawcy za pomocą opcji Powiadomienie o odbiorze e-mailem.

Przy częstym korzystaniu z tych samych ustawień filtrów można je zapisać jako widok. Widoki można również udostępniać współpracownikom, aby wszyscy korzystali z tego samego przeglądu. Z każdego widoku wyniki można wyeksportować jako plik CSV (maksymalnie 20 000 wierszy). Więcej w artykule Filtry i widoki: tworzenie i udostępnianie.

Kliknięcie faktury otwiera pełne szczegóły. Widoczne są dane faktury, pozycje, załączniki i pełna historia dostarczenia. Z tego widoku można również pobrać fakturę jako PDF lub XML, albo ponownie ją wysłać.

Szukasz faktur przychodzących? Można je znaleźć w Skrzynce odbiorczej.

• Faktury przychodzące
• Ponowne wysłanie faktury
• Filtry i widoki: tworzenie i udostępnianie
• Eksport danych jako CSV