Każdą fakturę na platformie eConnect można pobrać jako plik XML. Plik XML zawiera pełne, ustrukturyzowane dane e-faktury, które oprogramowanie księgowe może zaimportować, lub które mogą służyć do archiwizacji lub kontroli.

Plik XML zostaje zapisany na komputerze i można go otworzyć w edytorze XML, edytorze tekstu lub zaimportować do oprogramowania księgowego.

Plik XML zawiera wszystkie dane faktury w formie ustrukturyzowanej: dostawca, odbiorca, numer faktury, data, pozycje, kwoty, VAT i dane płatności. Jest to plik, który maszyny mogą odczytać i automatycznie przetworzyć, w przeciwieństwie do PDF, który jest przeznaczony głównie do prezentacji wizualnej.

Format to UBL (Universal Business Language), zgodny z obowiązującymi standardami (Peppol BIS Billing 3.0 lub NLCIUS, w zależności od faktury).

• Archiwizacja: przechowywanie pliku XML jako cyfrowego dowodu obok lub zamiast PDF.
• Kontrola: otwarcie pliku w celu sprawdzenia dokładnych danych e-faktury, na przykład przy rozbieżnościach między widokiem PDF a oprogramowaniem księgowym.
• Ponowne wykorzystanie jako szablon: użycie wcześniej wysłanego pliku XML jako podstawy nowej faktury. Wystarczy zmienić numer faktury, datę i kwoty, a następnie ponownie przesłać plik. Więcej w artykule Edycja e-faktury XML i ponowne wysłanie.
• Ręczny import: import pliku do oprogramowania, które nie posiada automatycznej integracji z eConnect.

Pobrany PDF to wizualna reprezentacja faktury. Przy fakturach odebranych jako e-faktura (XML) platforma automatycznie generuje PDF na podstawie danych XML. Przy fakturach odebranych jako PDF i skonwertowanych przez IDR, oryginalny PDF jest dostępny obok wygenerowanego pliku XML.

XML jest zawsze źródłem prawdy dla danych e-faktury. W razie wątpliwości co do kwot lub danych należy skonsultować plik XML.

Więcej informacji o strukturze plików e-faktur w sekcji Peppol i E-fakturowanie.

• Faktury przychodzące
• Edycja e-faktury XML i ponowne wysłanie
• Ponowne przesłanie dokumentu do oprogramowania