Wiele programów księgowych może wyświetlić tylko jeden plik PDF na fakturę. Dlatego eConnect oferuje możliwość automatycznego generowania PDF z danych e-faktury i łączenia załączników w jeden przejrzysty dokument.

Gdy otrzymają Państwo e-fakturę (XML) bez załączonego PDF, platforma może automatycznie wygenerować PDF na podstawie danych fakturowych z XML. Dzięki temu zawsze dysponują Państwo wizualnie czytelną wersją każdej faktury, niezależnie od sposobu dostarczenia.

Dostępne są trzy tryby, konfigurowalne na poziomie konta:

Ustawienie jest zarządzane przez wsparcie eConnect. Prosimy o kontakt, aby zmienić tryb.

Przydatną opcją jest umieszczenie PDF wygenerowanego przez eConnect na pierwszym miejscu w dokumencie. Dzięki temu użytkownik zawsze widzi ten sam standaryzowany format, niezależnie od układu oryginalnej faktury dostawcy. Jest to szczególnie przydatne dla organizacji odbierających dużo faktur od różnych dostawców i chcących mieć jednolity widok w procesie zatwierdzania.

W przypadku faktur, które docierają razem ze specyfikacjami, listami przewozowymi lub innymi dokumentami, można wszystko połączyć w jeden PDF. Jest to niezbędne dla systemów ERP, które mogą przetwarzać tylko jeden plik PDF na fakturę w swoim workflow zatwierdzania.

Kolejność łączenia to:

1. Wygenerowany PDF (lub oryginalny PDF faktury)
2. Wszystkie dodatkowe załączniki

Alternatywnie można wybrać wysyłanie załączników jako oddzielnych plików zamiast ich łączenia. Właściwy wybór zależy od możliwości oprogramowania.

PDF merge jest szczególnie wartościowy w tych sytuacjach:

• Oprogramowanie wyświetla tylko jeden PDF na fakturę, a w procesie zatwierdzania potrzebne są załączniki.
• Otrzymują Państwo faktury z oddzielnymi dokumentami specyfikacji, które chcą przeglądać razem.
• Chcą Państwo mieć jednolity widok faktury niezależnie od dostawcy.

Dostawcy mogą również osadzić PDF w samej fakturze UBL (jako załącznik base64 w elemencie AdditionalDocumentReference). Jest to metoda wspierana przez Peppol, dzięki której dostawcy w jednym pliku wysyłają zarówno dane ustrukturyzowane, jak i wizualny PDF. eConnect przetwarza to prawidłowo i udostępnia osadzony PDF jako załącznik.

Jest jeden generyczny szablon PDF. Nie można go personalizować per klient. PSB i Platforma 2.0 są w trakcie rozwoju.

Chcą Państwo zmienić ustawienia PDF dla swojego konta? Prosimy o kontakt z pomocą techniczną.