Podczas konwersji faktury PDF na e-fakturę UBL pewne dane identyfikacyjne są obowiązkowe. Chodzi np. o numer KRS, OIN lub NIP nadawcy lub odbiorcy. Jeśli IDR (Intelligent Document Recogniser) nie może znaleźć takiego identyfikatora na fakturze, wstawiana jest wartość zastępcza, aby e-faktura pozostała technicznie prawidłowa.

Standard UBL i specyfikacja Peppol wymagają, aby określone pola były zawsze wypełnione. E-faktura bez identyfikacji dostawcy lub nabywcy jest nieprawidłowa i nie może być przetworzona przez systemy odbierające. Wartości zastępcze zapewniają, że faktura jest mimo wszystko prawidłowa i może zostać dostarczona, nawet jeśli nie wszystkie dane były obecne na oryginalnym PDF.

Wartość zastępcza jest rozpoznawalna po stałym wzorcu per kraj. Dzięki temu w oprogramowaniu księgowym lub systemie ERP łatwo można zobaczyć, że chodzi o placeholder, a nie o rzeczywisty numer identyfikacyjny.

Wartość zastępcza unknown dla numerów VAT jest stosowana, gdy IDR nie znalazł numeru VAT na fakturze. Do odbiorcy należy wyszukanie i uzupełnienie prawidłowego numeru VAT w księgowości.

Jeśli otrzymają Państwo fakturę z wartością zastępczą, oznacza to, że dane te nie były obecne na oryginalnym PDF lub nie zostały rozpoznane. Są dwie opcje:

1. Uzupełnić ręcznie: wpisać prawidłowy numer identyfikacyjny za pośrednictwem oprogramowania księgowego lub na platformie eConnect.
2. Poinformować dostawcę: poprosić dostawcę o umieszczanie brakujących danych (takich jak numer KRS lub NIP) na przyszłych fakturach.

Wskazówka: IDR uczy się z każdej przetworzonej faktury. Jeśli dostawca systematycznie umieszcza swoje dane na fakturach, po kilku fakturach są one automatycznie rozpoznawane i zapisywane. Wartości zastępcze nie będą się już pojawiać dla tego dostawcy.

Chcą Państwo dowiedzieć się więcej o tym, jak IDR rozpoznaje faktury? Prosimy przeczytać Jak działa Scan & Rozpoznawanie (IDR/OCR)?.