IDR (Intelligent Document Recogniser) automatycznie rozpoznaje najważniejsze dane na fakturze PDF i zamienia je na ustrukturyzowane pola w e-fakturze. Zakres rozpoznawanych pól zależy od subskrypcji i konfiguracji.

Przy każdej konwersji PDF następujące pola są rozpoznawane automatycznie:

Niektóre formaty dostawców mogą powodować, że IDR pobiera inne pole niż numer faktury, na przykład identyfikator transakcji zamiast właściwego numeru faktury. Dobrze znany przykład to faktury Meta (Facebook), gdzie numer faktury pojawia się na dole późniejszej strony PDF, a identyfikator transakcji jest rozpoznawany bardziej prominentnie. Ten sam wzorzec wystÄ™puje, gdy IDR zamiast numeru faktury przejmie numer KRS/NIP dostawcy lub numer zamówienia/PO.

Można to poprawić dla danego formatu dostawcy. Rozpoznawanie numeru faktury nie jest konfigurowalne przez klienta, ale jest wewnętrznie optymalizowane przez członka zespołu wsparcia za pomocą wykrywania wartości odstąpających, wyrażeń regularnych i wskazówek dla konkretnego dostawcy lub formatu. Nie jest wymagana żadna zmiana w harmonogramie; jest to ukierunkowana optymalizacja istniejącej funkcjonalności. Zgłoś taki przypadek do działu wsparcia — na podstawie zgłoszenia zespół dodaje wskazówkę specyficzną dla dostawcy, dzięki czemu przyszłe faktury w tym formacie będą zawierać prawidłowy numer faktury.

Przy subskrypcji Professional rozpoznawane są dodatkowe pola:

IDR rozpoznaje daty na fakturach PDF i konwertuje je do standardowego formatu daty UBL (YYYY-MM-DD). Ponieważ zapisy dat różnią się według krajów, IDR na podstawie kraju dostawcy określa, jak interpretować niejednoznaczne daty:

• Stany Zjednoczone: MDY (miesiąc-dzień-rok). Data 03/11 jest interpretowana jako 11 marca.
• Wszystkie pozostałe kraje: DMY (dzień-miesiąc-rok). Data 03/11 jest interpretowana jako 3 listopada.

Jeśli automatyczne wykrywanie kraju nie wystarcza, dla danego dostawcy można dodać konkretną wskazówkę dotyczącą formatu daty za pomocą mechanizmu hints.

Tip: błędnie zinterpretowane daty (na przykład 03/11 jako 11 marca zamiast 3 listopada) to prawie zawsze kwestia rozpoznawania, nie platformy. Platforma zawsze pokazuje datę tak, jak jest w UBL.

Przy subskrypcji Professional rozpoznany IBAN jest porównywany z verification store: bazą wcześniej ręcznie zwalidowanych numerów IBAN na dostawcę. Jeśli IBAN na fakturze różni się od wcześniej zweryfikowanego, jest to sygnalizowane. Pomaga to wykrywać fikcyjne faktury lub zmienione dane bankowe.

Uwaga: zgodnie z europejską normą EN16931 IBAN na fakturze służy przede wszystkim do identyfikacji dostawcy, a nie jako instrukcja płatności. Zmieniony IBAN musi być zawsze najpierw zwalidowany w danych podstawowych systemu finansowego przed dokonaniem płatności.

Oprócz standardowych referencji (numer zamówienia, numer kontraktu, numer projektu) inne referencje można konfigurować osobno dla dostawcy, na przykład kody budżetowe, kody osób odpowiedzialnych za budżet lub referencje wewnętrzne. To praca na zamówienie wdrażana w modelu kart pracy.

Rozpoznawanie konfigurowalnych referencji opiera się na trzech warstwach:

1. Regex: walidacja formatu, aby wyodrębniona referencja dokładnie odpowiadała oczekiwanemu formatowi
2. Outlier detection: statystyczne wykrywanie odchyleń dla mało prawdopodobnych wartości
3. Hints: automatycznie generowane dane treningowe na podstawie poprawek zespołu QC

Tip: numer zamówienia to najczęściej używana referencja i większość dostawców podaje go na fakturze. Jeśli dostawca nie może wypełnić danego pola referencji w swoim oprogramowaniu, mało sensu jest go wymagać. W takim przypadku użyj numeru zamówienia jako głównej referencji.

Zgodnie z europejską normą EN16931 referencja (buyer reference) jest obowiązkowa na fakturze elektronicznej; często jest to numer zamówienia lub inna referencja odbiorcy. Nadawca może umieścić niepoprawną wartość w tym polu.

eConnect domyślnie nie odrzuca faktury na podstawie referencji. Faktura nie spełnia podstawowych reguł europejskiej normy tylko wtedy, gdy nie ma żadnej referencji. To, czy faktura zostanie odrzucona z powodu nieznanej lub nieprawidłowej referencji, zależy od konfiguracji odbiorcy: w konkretnej konfiguracji odbiorcy faktura może zostać odrzucona, jeśli referencja jest nieznana. Jest to zatem właściwość konfiguracji po stronie odbiorcy, a nie standardowego przetwarzania eConnect.

Wskazówka: jeśli chcesz odrzucać faktury z brakującymi lub nieznanymi referencjami, skonfiguruj to przez RBE (Rule Based Enrichment) na endpoincie odbierającym.

Numer faktury (pole UBL cbc:ID, BT-1) jest obowiązkowy w EN 16931, UBL BIS Billing 3.0 i NLCIUS dla zwykłych faktur. IDR przetwarza jednak mieszany strumień dokumentów: zwykłe faktury, noty kredytowe, rozliczenia wydatków i paragony. Paragony objęte są uproszczonym reżimem fakturowania (transakcje do ok. 100 zł brutto), dla którego urząd skarbowy nie wymaga numeru faktury jako wymogu prawnego. Odrzucanie z powodu brakującego numeru faktury wykluczałoby wszystkie paragony i rozliczenia wydatków z przetwarzania.

Dlatego potok IDR automatycznie generuje numer zastępczy, gdy nie można wyodrębnić żadnego numeru faktury z dokumentu podczas rozpoznawania. Pole cbc:ID (BT-1) jest wtedy wypełniane strukturą:

YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND

Czas jest momentem przetwarzania przez potok IDR, a nie datą na dokumencie. Przykład: 20240315143022-NOTFOUND.

Filtrowanie jest możliwe na dwóch poziomach:

1. RBE (Rule Based Enrichment): skonfiguruj regułę sprawdzającą, czy BT-1 (cbc:ID) kończy się na -NOTFOUND. Na tej podstawie dokument może zostać zatrzymany do ręcznej weryfikacji, przekierowany do oddzielnej skrzynki odbiorczej lub automatycznie odrzucony.
2. Własne systemy (ERP/oprogramowanie księgowe): bezpośrednie wyszukiwanie ciągu znaków lub wyrażenie regularne na -NOTFOUND w polu cbc:ID jest wystarczające.

Dzięki rozpoznawaniu wierszy rozpoznawane są także poszczególne wiersze faktury: opis, cena jednostkowa, ilość, kwota wiersza i pola referencji na wiersz. To osobna funkcja, którą możesz włączyć samodzielnie w Mojym środowisku.

Chcesz wiedzieć, jak rozpoznawanie działa technicznie? Przeczytaj Jak działa Scan & Rozpoznawanie (IDR/OCR)?.