Podczas przetwarzania faktur PDF, IDR rozpoznaje nie tylko standardowe dane płatności (IBAN i referencja płatności), ale również specyficzne sytuacje płatnicze, które wpływają na kod płatności w e-fakturze.

Gdy faktura zawiera powiadomienie o poleceniu zapłaty (na przykład „Ta kwota zostanie pobrana automatycznie"), wpływa to na kod płatności w fakturze UBL. Kod płatności określa, jak system odbiorcy obsługuje płatność:

• Przy przelewie bankowym: używany jest standardowy kod płatności
• Przy poleceniu zapłaty: kod płatności wskazuje automatyczne obciążenie

Ważne jest, aby system ERP interpretował właściwy kod płatności, tak aby faktury z poleceniem zapłaty nie były prezentowane ręcznie do zapłaty, gdy kwota została już pobrana.

Wersja Professional IDR rozpoznaje numery IBAN konta G na fakturach PDF. Konto G jest rozpoznawalne po charakterystycznej sekwencji "099" w numerze IBAN. IDR rejestruje IBAN konta G jako oddzielne pole w e-fakturze, oddzielone od zwykłego IBAN dostawcy.

Konto G (zablokowane konto) to rachunek bankowy, na który zamawiający lub wykonawca wpłaca szacowaną kwotę składek na ubezpieczenia społeczne i VAT. Saldo może być używane wyłącznie do opłacenia tych podatków w holenderskim Urzędzie Skarbowym. Pozostała część kwoty faktury trafia na zwykłe konto bankowe dostawcy.

Konto G jest instrumentem ograniczającym ryzyko odpowiedzialności w przypadku:

• Odpowiedzialności łańcuchowej (Wka): przy podwykonawstwie wykonawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za składki na ubezpieczenia społeczne i VAT, które podwykonawca musi odprowadzić.
• Odpowiedzialności użytkownika: przy wynajmie pracowników użytkownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Wpłacając odpowiednią część kwoty faktury na konto G, Urząd Skarbowy nie może pociągnąć zamawiającego lub wykonawcy do odpowiedzialności za tę kwotę (pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań). Konto G może otworzyć pracodawca lub podwykonawca, który oddelegowuje, wypożycza lub zatrudnia pracowników jako podwykonawca. Jednoosobowi przedsiębiorcy bez pracowników nie mogą otworzyć konta G, ponieważ nie są płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne.

Obsługa konta G musi być wspierana w połączeniu z pakietem finansowym. Oprogramowanie musi poprawnie przetwarzać dwie częściowe płatności: część na konto G (dla składek na ubezpieczenia społeczne i/lub VAT) oraz część na zwykłe konto bankowe dostawcy. Jeśli pakiet tego nie obsługuje, eConnect może dostarczyć dane, ale płatność nie może być prawidłowo podzielona.

Konto G zostało pierwotnie opracowane dla sektora budowlanego (i jest częścią standardu DICO), ale jest szerzej stosowane w pracy tymczasowej, oddelegowaniu i podwykonawstwie we wszystkich sektorach.

IDR rozpoznaje numer faktury i, jeśli jest obecna, referencję płatności na fakturze PDF. Obie wartości są zawsze rozpoznawane niezależnie; nie ma reguły priorytetu, gdzie jedno pole wypiera drugie. Rozpoznana referencja płatności jest przechowywana w oddzielnym polu (PaymentID) i nie nadpisuje numeru faktury. Numer faktury i referencja płatności trafiają każde do własnego pola w e-fakturze.

Wyjątek — brak numeru faktury: jeśli dokument zawiera referencję płatności, ale nie zawiera numeru faktury, IDR używa referencji płatności jako numeru faktury. Dzieje się tak na przykład przy grzywnie CJIB lub decyzji podatkowej: na tych dokumentach referencja płatności jest unikalna i brak jest regularnego numeru faktury.

W przypadku subskrypcji Professional, rozpoznany IBAN jest porównywany z wcześniej zweryfikowanymi numerami IBAN w magazynie weryfikacji. Jeśli IBAN na nowej fakturze różni się od tego, co zostało wcześniej zapisane, system generuje ostrzeżenie. Pomaga to wykryć zmienione dane bankowe lub potencjalne faktury fantomowe.

Chcesz wiedzieć, jakie pola rozpoznaje IDR? Przeczytaj Jakie pola rozpoznaje IDR?.