Od lipca 2024 eConnect oferuje rozpoznawanie wierszy (Line Recognition): automatyczne rozbijanie wierszy faktur PDF na poszczególne wiersze transakcji w e-fakturze. Dzięki temu można przetwarzać faktury na poziomie wiersza w oprogramowaniu księgowym, co znacząco przyspiesza automatyzację procesu zakupowego.

Przy standardowej konwersji PDF, IDR rozpoznaje główne dane faktury: dostawcę, odbiorcę, numer faktury, datę, kwoty łączne i VAT. Rozpoznawanie wierszy idzie o krok dalej. Dla każdego wiersza faktury rozpoznawane są następujące pola:

• Kod artykułu (jeśli występuje na fakturze)
• Opis produktu lub usługi
• Cena za jednostkę
• Ilość
• Kwota wiersza (nadrzędna wobec ilości i ceny)
• Pola referencyjne (takie jak numery zamówień)

Wynikiem jest e-faktura, w której nie tylko kwoty łączne są poprawne, ale poszczególne wiersze są również dostępne w ustrukturyzowanym formacie dla systemu ERP lub oprogramowania księgowego.

Rozpoznawanie wierszy działa po podstawowym rozpoznaniu faktury. Modele AI opierają się na large language models w odizolowanym środowisku. Rozpoznawanie wierszy odbywa się automatycznie; standardowa ścieżka na razie działa bez kontroli jakości na poziomie wiersza. Opcjonalna walidacja wierszy pozostaje dostępna oddzielnie (patrz poniżej).

Wiersze są zapisywane w dokumencie XML tylko wtedy, gdy suma kwot wierszy odpowiada kwocie faktury łącznie bez VAT. Jeśli się to nie uda, system wraca do standardowej metody: jeden wiersz na podstawę VAT. Faktura zawsze pozostaje ważna.

Dla każdego wiersza musi zachodzić ilość × cena = kwota. Kwota wiersza jest nadrzędna: jeśli brakuje ilości lub ceny, IDR oblicza je na podstawie rozpoznanej kwoty (która już odpowiada kwocie faktury łącznie bez VAT).

Na początku dokumentu XML znajduje się rozszerzenie z wynikiem rozpoznawania wierszy. W przypadku nieudanego rozpoznania to rozszerzenie mimo to pokazuje kwoty wierszy, które zostały rozpoznane -- przydatne do badania i ulepszania.

IDR rozpoznaje 80% wszystkich wierszy faktury w pełni automatycznie. Pozostałe 20% wraca do przetwarzania standardowego, gdzie zamiast poszczególnych wierszy używana jest suma cząstkowa według stawki VAT. Oznacza to, że faktura jest zawsze przetwarzana, nawet jeśli nie wszystkie wiersze mogą być rozpoznane automatycznie.

Obowiązuje gwarancja „No Lines No Pay": płacisz tylko za wiersze faktury, które zostały faktycznie rozpoznane z sukcesem. Jeśli rozpoznawanie wierszy nie powiedzie się dla konkretnej faktury i system wróci do przetwarzania standardowego, nie są naliczane żadne dodatkowe opłaty.

Dla organizacji pragnących 100% pewności rozpoznawania faktur na poziomie wiersza dostępna jest opcja walidacji wierszy. Przy tej opcji wiersze faktury nierozpoznane automatycznie (20%) są przekazywane do zespołu walidacyjnego eConnect. Sprawdza i koryguje je ręcznie.

Wynik: gwarancja 100%, że wszystkie wiersze faktury są poprawne w e-fakturze. Jest to szczególnie istotne dla organizacji ze złożonymi fakturami lub rygorystycznymi wymaganiami dotyczącymi księgowości na poziomie wiersza.

IDR rozpoznaje te pola automatycznie, bez konieczności tworzenia szablonu lub szkolenia dla każdego dostawcy. System uczy się z każdej przetworzonej faktury i staje się coraz lepszy w rozpoznawaniu różnych układów faktur. Kolejne pola mogą zostać dodane na podstawie życzeń klientów.

Wskazówka: do rozpoznawania wierszy preferowany jest plik PDF w formacie natywnie cyfrowym (wygenerowany bezpośrednio z systemu) zamiast zeskanowanego dokumentu. W natywnie cyfrowych plikach PDF tekst jest wyraźny, a struktura tabeli nienaruszona, co sprawia, że rozpoznawanie jest bardziej niezawodne.

Rozpoznawanie wierszy to standardowa funkcja dostępna w abonamencie Professional.

• Platforma: klienci sami włączają lub wyłączają funkcje IDR należące do ich abonamentu przez Moje środowisko (ustawienia organizacji). Nie są potrzebne dalsze ustawienia; pomoc techniczna nie musi tego włączać.
• PSB: aktywacja przez konfigurację webhooka.
• W przypadku niższych abonamentów rozpoznawanie wierszy można nabyć jako opcję dodatkową.

Opcja walidacji wierszy (gwarancja 100%) może być aktywowana osobno i jest fakturowana osobno.

• Wysoka liczba wierszy: im więcej wierszy zawiera faktura, tym większe prawdopodobieństwo, że suma kwot wierszy nie będzie zgodna z kwotą faktury łącznie bez VAT i wiersze zostaną odrzucone (rozpoznanie nieudane). W miarę możliwości unikać faktur z bardzo dużą liczbą wierszy.
• Ulepszanie: rejestrować informacje zwrotne dotyczące nieudanego lub częściowego rozpoznania w zgłoszeniach do pomocy technicznej (wraz z przykładami). Informacje zwrotne ze zgłoszeń zasilają ulepszanie modelu.

Rozpoznawanie wierszy staje się jeszcze potężniejsze w połączeniu z dopasowywaniem wierszy zamówień. Rozpoznane wiersze faktur są automatycznie łączone z odpowiadającymi im wierszami zamówień. System dopasowuje na podstawie unikalnej ceny jednostkowej, opisu lub pojedynczego wiersza zamówienia. Informacje o zamówieniu są pobierane przez interfejs lub archiwum wcześniej wysłanych zamówień. Działa to zarówno dla e-faktur, jak i faktur PDF przetworzonych przez OCR, i znacząco zwiększa wskaźnik straight-through processing (STP), ponieważ faktury pasujące do zamówienia mogą być zatwierdzane w pełni automatycznie.

Chcą Państwo aktywować rozpoznawanie wierszy? Prosimy przejść do Mojego środowiska w ustawieniach organizacji i włączyć tę funkcję. W razie pytań dotyczących walidacji wierszy lub możliwości dla Państwa organizacji prosimy o kontakt z pomocą techniczną.