Podczas przetwarzania faktury PDF system IDR musi określić, kim jest dostawca. Nie odbywa się to na podstawie nazwy i adresu widocznych na PDF, lecz za pomocą Purple Pages: bazy danych podmiotów eConnect, zasilanej przez holenderską Izbę Handlową (KvK). Dane dostawcy w e-fakturze są dzięki temu zawsze oficjalnymi danymi rejestrowymi.

Nazwa dostawcy na fakturze PDF może być zapisana na wiele sposobów: z formą prawną lub bez niej, w skrócie, z nazwą handlową zamiast nazwy statutowej. Dzięki identyfikacji dostawcy na podstawie danych rejestrowych, a nie tekstu na fakturze, identyfikacja jest wiarygodna i spójna, niezależnie od tego, jak dostawca podaje swoją nazwę na fakturze.

Purple Pages zawiera dane wszystkich holenderskich organizacji i jest na bieżąco aktualizowana. W przypadku dostawców zagranicznych identyfikacja jest uzupełniana danymi z innych źródeł.

Może się zdarzyć, że nazwa w e-fakturze różni się od tej widocznej na oryginalnym PDF. To normalne zachowanie: e-faktura zawiera oficjalne dane rejestrowe, a nie tekst z PDF. Dane, które IDR rozpoznaje na fakturze jako odbiorcę (klienta), są ujmowane osobno w rozszerzeniu XML, wraz z ostrzeżeniami w przypadku istotnych rozbieżności (na przykład inny numer VAT).

Znany przypadek szczególny: w fakturach od organizacji zależnych lub fundacji będących częścią większej organizacji, IDR może czasami rozpoznać nazwę organizacji nadrzędnej zamiast rzeczywistego dostawcy. Dzieje się tak, gdy nazwa organizacji nadrzędnej dominuje na fakturze.

Jeśli to nastąpi, popraw fakturę ręcznie i zgłoś to do wsparcia. Zespół eConnect dostosuje rozpoznawanie, tak aby przyszłe faktury tego dostawcy były prawidłowo identyfikowane.

Uwaga: każda korekta jest przekazywana do IDR jako dane treningowe. System uczy się na podstawie zgłoszenia i poprawnie rozpoznaje dostawcę przy kolejnych fakturach.

Chcesz wiedzieć, jakie pola rozpoznaje IDR? Przeczytaj Jakie pola rozpoznaje IDR?.