Podczas przetwarzania faktury PDF system IDR musi określić, kim jest dostawca. Nie odbywa się to na podstawie nazwy i adresu widocznych na PDF, lecz za pomocą Purple Pages: bazy danych podmiotów eConnect, zasilanej przez holenderską Izbę Handlową (KvK). Dane dostawcy w e-fakturze są dzięki temu zawsze oficjalnymi danymi rejestrowymi.

Nazwa dostawcy na fakturze PDF może być zapisana na wiele sposobów: z formą prawną lub bez niej, w skrócie, z nazwą handlową zamiast nazwy statutowej. Dzięki identyfikacji dostawcy na podstawie danych rejestrowych, a nie tekstu na fakturze, identyfikacja jest wiarygodna i spójna, niezależnie od tego, jak dostawca podaje swoją nazwę na fakturze.

Purple Pages zawiera dane wszystkich holenderskich organizacji i jest na bieżąco aktualizowana. W przypadku dostawców zagranicznych identyfikacja jest uzupełniana danymi z innych źródeł.

Może się zdarzyć, że nazwa w e-fakturze różni się od tej widocznej na oryginalnym PDF. To normalne zachowanie: e-faktura zawiera oficjalne dane rejestrowe, a nie tekst z PDF. Dane, które IDR rozpoznaje na fakturze jako odbiorcę (klienta), są ujmowane osobno w rozszerzeniu XML, wraz z ostrzeżeniami w przypadku istotnych rozbieżności (na przykład inny numer VAT).

E-faktura zawiera nazwę statutową i adres siedziby z rejestru handlowego/Purple Pages, a nie nazwę handlową ani adres skrytki pocztowej z kartoteki kontrahenta odbiorcy. Jeśli numer rejestru handlowego, numer VAT i IBAN się zgadzają, nie wyklucza to różnicy w nazwie lub adresie: to nie jest błąd rozpoznawania.

Plik pobrany z eConnect dla faktury PDF jest zawsze konwersją eConnect (z oficjalnymi danymi rejestrowymi), a nie oryginalnym plikiem dostawcy. Tylko w przypadku natywnej e-faktury (Peppol lub przesłanie XML) pobrany plik jest plikiem XML nadawcy.

Jeśli pole Kontrahent lub Adres pozostaje puste w księgowaniu, eConnect nie wypełnia go automatycznie: powiązanie między dostawcą XML a istniejącą kartoteką następuje w Twoim oprogramowaniu księgowym. Jeśli XML jest poprawny, ale pole Kontrahent pozostaje puste, przyczyna leży w powiązaniu we własnym oprogramowaniu lub konfiguracji ERP. eConnect nie dokumentuje kluczy dopasowania dla poszczególnych systemów ERP.

Ten sam wzorzec wyjaśnia, dlaczego program księgowy (między innymi CODA) czasami księguje fakturę na niewlaściwego wierzyciela, mimo że numer rejestru handlowego, numer VAT i IBAN się zgadzają: nazwa w XML to nazwa statutowa z rejestru, niekoniecznie nazwa wierzyciela zapisana w danych podstawowych odbiorcy.

Znany przypadek szczególny: w fakturach od organizacji zależnych lub fundacji będących częścią większej organizacji, IDR może czasami rozpoznać nazwę organizacji nadrzędnej zamiast rzeczywistego dostawcy. Dzieje się tak, gdy nazwa organizacji nadrzędnej dominuje na fakturze.

Jeśli to nastąpi, popraw fakturę ręcznie i zgłoś to do wsparcia. Zespół eConnect dostosuje rozpoznawanie, tak aby przyszłe faktury tego dostawcy były prawidłowo identyfikowane.

Uwaga: każda korekta jest przekazywana do IDR jako dane treningowe. System uczy się na podstawie zgłoszenia i poprawnie rozpoznaje dostawcę przy kolejnych fakturach.

W przypadku dostawców, którzy są częścią grupy z wieloma podmiotami prawnymi w różnych krajach (na przykład holenderski i duński oddział tej samej marki), IDR zawsze identyfikuje rzeczywistego dostawcę na podstawie identyfikatorów (numer rejestru handlowego, numer VAT lub rejestry lokalne) oraz numeru IBAN, a nie na podstawie preferencji klienta.

Jeśli na PDF widoczny jest holenderski adres i/lub holenderski numer IBAN, dopasowanie do holenderskiego oddziału może być technicznie prawidłowe, nawet jeśli faktura jest normalnie księgowana na innym podmiocie grupy (na przykład na duńskim oddziale). Ta różnica wynika z własnego przetwarzania księgowego lub konfiguracji ERP, a nie z błędu IDR.

Jest to inna sytuacja niż opisany wyżej przypadek, w którym IDR rozpoznaje nazwę organizacji nadrzędnej zamiast rzeczywistej spółki zależnej: tam problemem jest dominacja nazwy na fakturze, tutaj — prawnie prawidłowy, ale potencjalnie nieoczekiwany podmiot grupy.

Brak opcji samoobsługowej zmiany podmiotu. Nie istnieje żadne ustawienie (SampleStore lub wskazówka), które pozwoliłoby wymusić na IDR wybranie innego, preferowanego podmiotu krajowego lub grupowego wbrew identyfikatorom i numerowi IBAN. Rozwiązanie leży po Twojej stronie: zmapuj dostawcę w swoim systemie ERP na żądany podmiot lub zaksięguj fakturę ręcznie na właściwym podmiocie grupy.

Chcesz wiedzieć, jakie pola rozpoznaje IDR? Przeczytaj Jakie pola rozpoznaje IDR?.