Wykrywanie duplikatów odbywa się w kilku momentach przetwarzania:

1. Przy wysyłce: platforma sprawdza, czy e-faktura (XML) została już wcześniej przesłana elektronicznie.
2. Przy odbiorze: kontrola kombinacji dostawca, data faktury i numer faktury.
3. Przy konwersji PDF: dodatkowa kontrola partnera konwersji, który zamienia PDF na e-fakturę.
4. Między kanałami: wykrycie, gdy ta sama faktura przychodzi jako XML i jako PDF, niezależnie od kanału.
5. W pakiecie ERP: kontrola dostawcy i numeru faktury przy pobieraniu do oprogramowania księgowego.
6. Przy płatności: ostatnia kontrola przy zatwierdzaniu płatności.

Przy prawdziwych e-fakturach (XML) wykrywanie duplikatów jest w 100% niezawodne, bo numer faktury i wszystkie dane są porównywane dokładnie.

Przy fakturach PDF wykrywanie zależy od rozpoznania przez IDR (Intelligent Document Recogniser). W niemal wszystkich przypadkach duplikaty są rozpoznawane poprawnie. Zostaje niewielki margines przy fakturach o nietypowym układzie lub gdy OCR odczyta numer faktury nieco inaczej.

Kontrola w kroku 5 (w pakiecie ERP) to osobna kontrola oprogramowania księgowego, niezależna od wykrywania na platformie. Platforma oznacza fakturę jako duplikat tylko przy dokładnym dopasowaniu dostawcy, daty faktury i numeru faktury łącznie. Oprogramowanie księgowe może odrzucić fakturę także tylko po dostawcy i numerze faktury, nawet gdy data się różni. To wtedy nie jest duplikat platformy. Zobacz Rozwiązywanie problemów ERP dla komunikatów właściwych dla pakietu, na przykład [U4BadRequest]: Invoice number already exists w Unit4 ERPx.

Faktura rozpoznana jako duplikat otrzymuje status "Podwójna" w skrzynce odbiorczej. Nie jest automatycznie przekazywana do oprogramowania księgowego. Otrzymujesz powiadomienie e-mail przy wykryciu duplikatu.

Oryginalna faktura zachowuje status i jest przetwarzana normalnie.

W wyjątkowych przypadkach faktura może zostać błędnie oznaczona jako duplikat. Może się tak stać, gdy dwie różne faktury przypadkowo mają tę samą kombinację dostawcy, daty i numeru, albo gdy OCR odczyta numer faktury nieco inaczej.

Znany wzorzec: rozpoznanie czyta powtarzające się pole nagłówka na PDF, na przykład kod pocztowy, zamiast prawdziwego numeru faktury. Jeśli ten błędny numer występuje na kilku fakturach tego samego dostawcy, platforma oznacza je poprawnie według klucza, ale merytorycznie niesłusznie jako duplikat. Zdarza się to między innymi przy fakturach z Niemiec, gdzie kod pocztowy (PLZ) bywa odczytany jako numer faktury.

Aby zwolnić błędnie oznaczoną fakturę:

1. Otwórz fakturę w skrzynce odbiorczej.
2. Kliknij menu (trzy kropki).
3. Wybierz "Oznacz jako oryginał".

Faktura zostanie przetworzona i, jeśli masz połączenie z oprogramowaniem, przekazana do oprogramowania księgowego.

Konwersja PDF zawsze usuwa wszystkie spacje z numeru faktury. XML dostawcy (Peppol lub przesłanie XML) zachowuje numer faktury tak, jak został dostarczony, łącznie ze spacjami.

Kontrola platformy dopasowuje dokładnie dostawcę, datę faktury i numer faktury. Sama różnica spacji między konwersją PDF a XML dostawcy daje dwa oryginały. To nie jest duplikat i nie jest awaria.

XML jest wiodący. Jeśli konwersja PDF różni się od XML, wyślij tylko XML. Odmienną nazwę pliku poprawiasz u nadawcy.