Platforma eConnect automatycznie sprawdza, czy odebrana faktura nie jest duplikatem. Przy każdej fakturze przychodzącej weryfikowane jest, czy ta sama faktura nie została już wcześniej odebrana, również z innego kanału. Zapobiega to podwójnemu zaksięgowaniu lub opłaceniu tej samej faktury.

Wykrywanie duplikatów odbywa się na kilku etapach przetwarzania:

1. Przy przesyłaniu: platforma sprawdza, czy e-faktura (XML) nie została już wcześniej elektronicznie przesłana.
2. Przy odbiorze: sprawdzenie kombinacji dostawcy, daty faktury i numeru faktury.
3. Przy konwersji PDF: dodatkowe sprawdzenie przez partnera konwersji konwertującego PDF na e-fakturę.
4. Między kanałami: wykrywanie, gdy ta sama faktura przychodzi zarówno jako XML, jak i PDF, niezależnie od kanału.
5. W systemie ERP: sprawdzenie dostawcy i numeru faktury przy pobieraniu do oprogramowania księgowego.
6. Przy płatności: ostateczne sprawdzenie przy zatwierdzaniu płatności.

Przy prawdziwych e-fakturach (XML) wykrywanie duplikatów jest w 100% niezawodne, ponieważ numer faktury i wszystkie dane są porównywane dokładnie.

Przy fakturach PDF detekcja zależy od rozpoznawania przez IDR (Intelligent Document Recogniser). W praktycznie wszystkich przypadkach duplikaty są prawidłowo rozpoznawane, ale istnieje niewielki margines błędu przy fakturach o nietypowym układzie lub gdy numer faktury zostanie nieco inaczej rozpoznany przez OCR.

Faktura rozpoznana jako duplikat otrzymuje status "Duplikat" w Skrzynce odbiorczej. Faktura nie jest automatycznie przekazywana do oprogramowania księgowego. Przy wykryciu duplikatu wysyłane jest powiadomienie e-mailem.

Oryginalna faktura zachowuje swój status i jest przetwarzana normalnie.

W wyjątkowych przypadkach faktura może zostać błędnie oznaczona jako duplikat. Może to nastąpić, gdy dwie różne faktury przypadkowo mają tę samą kombinację dostawcy, daty i numeru, lub gdy OCR odczyta numer faktury nieco inaczej.

Znany wzorzec w tym przypadku: rozpoznawanie odczytuje powtarzające się pole nagłówkowe na PDF, takie jak kod pocztowy, zamiast rzeczywistego numeru faktury. Jeśli ten błędny numer występuje na wielu fakturach od tego samego dostawcy, platforma słusznie oznacza je na podstawie klucza, lecz merytorycznie błędnie jako duplikat. Dotyczy to między innymi faktur z Niemiec, gdzie kod pocztowy (PLZ) bywa czasem odczytywany jako numer faktury.

Aby zwolnić błędnie oznaczoną fakturę:

1. Otwarcie faktury w Skrzynce odbiorczej.
2. Kliknięcie menu (trzy kropki).
3. Wybranie "Oznacz jako oryginał".

Faktura zostanie wówczas przetworzona i, przy aktywnej integracji z oprogramowaniem, przekazana do systemu księgowego.

Więcej informacji o statusach faktur w artykule Statusy faktur.

• Statusy faktur: co oznacza każdy status?
• Faktury przychodzące
• Ponowne przesłanie dokumentu do oprogramowania