Ręczna zmiana statusu faktury

Status przychodzącej faktury możesz ręcznie zmienić na platformie eConnect. To przydatne do śledzenia, które faktury zostały zatwierdzone, opłacone lub odrzucone, zwłaszcza gdy nie używasz automatycznego workflow zatwierdzania.

Ręczna zmiana statusu w Skrzynce odbiorczej zmienia tylko etykietę statusu. Dokument pozostaje na miejscu i nie ma ponownego przekierowania do podłączonego oprogramowania, ERP ani trasy pobierania API. Faktura jest już poprawna w ERP i chcesz tylko zaktualizować status na platformie (np. na Zatwierdzona lub Pobrana)? Zmień wtedy tylko status. Nie używaj Ponownego przesłania pobrania API: ta akcja ponownie oferuje dokument integracji i może spowodować podwójną ofertę.

Uwaga: eConnect nie jest oprogramowaniem księgowym. Nie służy do prowadzenia księgowości z poziomu platformy. eConnect nie odpowiada za poprawność statusów ustawionych ręcznie lub otrzymanych przez komunikaty statusu. Zobacz także Inne komunikaty o błędach przy wysyłaniu.

Jak zmienić status?

Krok 1: Otwórz fakturę

Przejdź do Skrzynki odbiorczej i kliknij fakturę, której status chcesz zmienić.

Krok 2: Kliknij przycisk statusu

W szczegółach faktury widzisz bieżący status. Kliknij przycisk lub pole statusu, aby zobaczyć dostępne opcje.

Krok 3: Wybierz nowy status

Wybierz żądany status:

Zatwierdzona do płatności: faktura jest zatwierdzona i gotowa do płatności
Opłacona: faktura została opłacona
Odrzucona: faktura nie została zaakceptowana

Zmiana obowiązuje od razu. Jeśli nadawca też jest na platformie eConnect, zmiana statusu jest przekazywana automatycznie.

Kiedy zmieniać status?

Najczęstsze powody ręcznej zmiany statusu:

Po płatności: oznacz fakturę jako „Opłacona”, aby mieć pełny przegląd tego, co jeszcze jest otwarte.
Po zatwierdzeniu: oznacz jako „Zatwierdzona do płatności”, jeśli faktura jest zaakceptowana, ale jeszcze nieopłacona.
Przy odrzuceniu: oznacz jako „Odrzucona”, jeśli faktura jest niepoprawna i nie zamierzasz jej płacić. Opcjonalnie dodaj komentarz z powodem.

Zmiana statusu z workflow

Jeśli organizacja ma skonfigurowany workflow zatwierdzania, statusy są aktualizowane automatycznie na podstawie procesu zatwierdzania. W takim przypadku zwykle nie trzeba zmieniać statusu ręcznie — workflow to załatwia. Ręczna korekta pozostaje możliwa w wyjątkach.

Często zadawane pytania

Czy zmiana statusu jest automatycznie przekazywana nadawcy?

Tak, jeśli nadawca też jest na platformie eConnect. Zmiana jest udostępniana w czasie rzeczywistym: nadawca widzi w Skrzynce nadawczej, że zatwierdziłeś, opłaciłeś lub odrzuciłeś fakturę.

Czy mogę później zatwierdzić odrzuconą fakturę?

Tak, status faktury możesz ręcznie zmienić w dowolnym momencie. Otwórz fakturę w Skrzynce odbiorczej, kliknij pole statusu i wybierz nowy status (np. „Zatwierdzona do płatności” lub „Opłacona”).

Czy muszę ręcznie zmieniać status, gdy używam workflow?

W większości przypadków nie. Workflow zatwierdzania obsługuje zmiany statusu automatycznie. Ręczna korekta pozostaje możliwa w wyjątkach.

Czy faktura znika, gdy zmienię status lub oznaczę jako zakończoną?

Nie. Zmiana statusu w Skrzynce odbiorczej zmienia tylko etykietę. Dokument pozostaje; faktur w Skrzynce odbiorczej nie można usunąć. Przypadkowo oznaczyłeś Pobrana lub zakończona bez pobrania? Wyszukaj po numerze faktury (filtr Pobrana lub Wszystkie), otwórz fakturę i pobierz ponownie jako PDF i/lub XML. Więcej: Statusy faktur.

Czy zmiana statusu ponownie wysyła fakturę do integracji lub ERP?

Nie. Ręczna zmiana statusu ustawia tylko etykietę (np. Zatwierdzona lub Pobrana). Nie ma ponownego przekierowania do podłączonego oprogramowania, ERP ani trasy API. Faktura jest już w Twoim pakiecie i chcesz tylko skorygować status na platformie? Zmień tylko status. Ponowne przesłanie pobrania API to inna akcja: ponownie oferuje dokument integracji. Używaj jej tylko przy rzeczywistym braku dostarczenia, nie przy samej korekcie statusu. Zobacz Ponowne przesłanie dokumentu.

Chcesz wiedzieć więcej o różnych statusach? Przeczytaj Statusy faktur, co oznacza każdy status?.

Otwórz Skrzynkę odbiorczą