Silnik workflow eConnect automatyzuje proces zatwierdzania faktur przychodzących, deklaracji i innych dokumentów. Umożliwia definiowanie reguł określających, jakie kontrole są wykonywane automatycznie i kto musi zatwierdzić dokumenty. Funkcjonalność workflow jest dostępna jako dodatek przy abonamencie SLA (abonament i/lub koszty wdrożenia). Funkcjonalność znajduje się pod Workflow w środowisku klienta; bez umowy lub abonamentu nie jest dostępna.

• Podstawowy workflow: zadanie konwersji na platformie. E-maile przy odrzuceniu faktury PDF pochodzą z tego podstawowego workflow.
• Workflow na zamówienie: zbudowany na życzenie w środowisku klienta. Domyślnie dotyczy wszystkich organizacji w tym środowisku. Routing specyficzny dla organizacji dodaje się poprzez dodatkowy krok lub warunek dotyczący tylko tej organizacji (na przykład na document.extra.receiverId).

Workflow ma:

• dokładnie 1 krok Initial/pierwszy
• 1 lub więcej kroków Intermediate/pośrednich
• 1 lub więcej kroków Final/ostatnich
• opcjonalnie: Metodę lub krok bez Actor

Metodę (bez Actor) stosuje się na przykład przy fakturach zakupowych, aby zresetować datę pobrania. Dzięki temu dokument trafia do pakietu oprogramowania dopiero po zatwierdzeniu i przejściu przez ten krok.

Na karcie Kolejne kroki wybierasz, do jakich innych kroków dokument może przejść. Routing można zautomatyzować na podstawie warunków, zwykle przy pierwszym kroku lub kroku bez actor.

Workflow składa się z serii kroków, przez które przechodzi dokument po odebraniu. Każdy krok może być automatyczną walidacją (system sprawdza warunek) lub ręczną akcją (pracownik musi ocenić dokument).

Silnik workflow waliduje na podstawie pól UBL/XML znanych platformie. Przykłady:

• Czy jest podany numer zamówienia?
• Czy numer zamówienia zaczyna się od określonego prefiksu?
• Czy waluta różni się od EUR?
• Czy dokument został rozpoznany jako duplikat?

Na podstawie wyniku przypisywane są zadania lub dokument jest automatycznie przekazywany dalej.

Selektor pól pokazuje wyłącznie pola XML platformy. Surowe rozszerzenia UBL z IDR nie są w nim uwzględnione, chyba że dostępne gdzie indziej przez functions lub XPath. Możliwe są operatory i functions, na przykład kontrole długości lub podłańcucha. Do wyszukiwań bez zmiany workflow przy rozszerzaniu listy używa się wyszukiwania w liście danych (dl:getFirstResult).

Często stosowane wzorce warunków:

Jeśli dokument nie może być zatwierdzony automatycznie, tworzone jest zadanie przypisywane do użytkownika, grupy lub roli. Przypisanie może bazować na wyniku walidacji, na przykład: faktury powyżej 5000 EUR do dyrektora finansowego, faktury poniżej 5000 EUR do księgowego.

Pracownik, który otrzymuje zadanie, może:

• Zatwierdzić: dokument przechodzi do następnego kroku lub otrzymuje status "Do zapłaty"
• Odrzucić: dokument otrzymuje status "Odrzucona" i workflow zostaje zatrzymany
• Delegować: dokument jest przekazywany do współpracownika (również w środowisku partnerskim)

Przy zadaniach przypisanych do wielu osób można ustawić, czy wszyscy muszą podjąć działanie, czy wystarczy, że jedna osoba zatwierdzi.

W praktyce te działania wykonuje się przez zadania. Zobacz Zadania na platformie dla kroków i podglądu ekranu.

Workflow jest dostępny dla:

• Faktur zakupowych
• Wersji roboczych faktur sprzedażowych
• Deklaracji kosztowych
• Zadań konwersji

Workflow może uruchamiać się automatycznie przy odbiorze dokumentu lub być uruchomiony ręcznie ze Skrzynki.

1. Stwórz wizualną reprezentację przepływu faktur i określ kroki procesu oraz elementy workflow.
2. Utwórz workflow w środowisku klienta pod Workflow (wymagany abonament).
3. Określ zadania i przejścia (Initial / Intermediate / Final / opcjonalnie Metoda).
4. Przypisz wykonawców: użytkowników i/lub grupy. Wszyscy przypisani użytkownicy widzą zadanie.
5. Ewentualnie utwórz szablony e-mail.
6. Dodaj do workflow kroki wysyłki e-mail.

Najpierw Pilot: zawsze najpierw zbuduj i przetestuj workflow w Pilot; następnie wdróż go w produkcji.

Admin lub zarządca może ingerować w workflow pod Administracja (Workflow admin).

Pozycja menu Szablony służy do tworzenia list danych. Listy danych są wykorzystywane w workflow do automatycznego zatwierdzania lub odrzucania, routingu i mapowania (na przykład EAN na centrum kosztów). Szablony faktur, zadań konwersji i inne standardowe szablony nie mogą być modyfikowane przez klientów.

Listy danych wypełnia się przez upload CSV. Nazwy kolumn muszą dokładnie odpowiadać liście danych na platformie, kolejność musi być taka sama, a obowiązuje limit maksymalnie 5000 wierszy. Zapisz CSV bez formatowania UTF-8 (ANSI/Windows-1252). Szablon do pobrania jest dostępny w zakładce „Prześlij dane”.

Workflow automatycznie wysyła powiadomienia e-mail przy każdym kroku:

• Do pracownika, który otrzymuje zadanie
• Do dostawcy lub wewnętrznej osoby kontaktowej przy zatwierdzeniu lub odrzuceniu
• Do administratora przy eskalacjach lub wyjątkach

Menu: Rozwój > Szablony e-mail. Wymagane są uprawnienia do tworzenia szablonów e-mail (zwykle subskrypcja Professional lub wyższa). Lista pokazuje szablony w koncie i może być pusta, jeśli nie ma jeszcze własnych szablonów. Zakładki: Środowisko (szablony konta) i Platforma (szablony platformy ze wszystkich kanałów).

Powiadomienia workflow i inne wiadomości e-mail platformy wykorzystują szablony e-mail. Zmienne różnią się w zależności od kontekstu. Szablony platformy i własne szablony łączy się w krokach powiadomienia workflow lub wysyłki e-mail.

1. Plus/Nowy (prawy dolny róg lub przycisk Nowy).
2. Wypełnij temat i treść; przy zapisie pojawia się okienko z metadanymi.
3. Nazwa i Opis: etykieta wewnętrzna.
4. Kontekst: wymagany, unikalny; określa, kiedy szablon jest dostępny do wyboru.
5. Kanał: kanał klienta (na przykład eConnect lub UWV).
6. Język: platforma wybiera angielski szablon, jeśli adres e-mail jest znany, a ustawienie języka to angielski. Dodatkowy wariant językowy przez menu kontekstowe Utwórz wariant (treść tłumaczona ręcznie).

1. Zakładka Platforma: wszystkie szablony e-mail platformy ze wszystkich kanałów.
2. Wyszukaj szablon; przez trzy kropki otwórz podgląd z kanałem klienta.
3. Skopiuj do środowiska.
4. Szablon pojawia się wtedy w zakładce Środowisko i jest dostosowany tylko dla tego konta.
5. Dostosowany szablon platformy jest od razu używany dla odpowiedniej wiadomości.

Symbole zastępcze różnią się w zależności od kontekstu; nie każdy symbol jest dostępny wszędzie. Przykłady: [[params.INVOICEID]], [[params.SENDER]], [[params.RECEIVER]]. Dostępne symbole zastępcze często znajdziesz w Właściwościach szablonu (platformy).

Dla faktur dostępny jest również XPath na XML, na przykład:

• [[document.xpath(//urn1:ID)]] = numer faktury
• [[document.xpath(//urn2:AccountingSupplierParty/urn2:Party/urn2:Contact/urn1:ElectronicMail)]] = e-mail kontaktowy nadawcy

Po utworzeniu lub zmianie szablonu połącz kroki wysyłki e-mail w workflow.

Każdy krok workflow jest rejestrowany w pełnym dzienniku audytu. Zawsze można sprawdzić, kto co zatwierdził, kiedy i jakie walidacje zostały przeprowadzone. Jest to niezbędne dla compliance i kontroli wewnętrznej.

Do zarządzania workflow dostępna jest specjalna rola administracyjna. Użytkownik z tą rolą może restartować zadania, ponownie je przypisywać i nadpisywać kroki bez naruszania regularnego workflow.

Silnik workflow zapewnia wgląd poprzez Oś czasu per dokument i przegląd administracyjny:

• Historia kroków per dokument: otwórz fakturę i sprawdź Oś czasu, aby zobaczyć, które kroki workflow zostały wykonane. Jako Workflow Admin możesz również przejrzeć wszystkie wykonane kroki w zakładce "All executed steps".
• Odrzucone dokumenty: jako Workflow Admin możesz filtrować przetworzone dokumenty ze statusem "Odrzucona" w widoku "Wszystkie instancje". Warunek: nadaj krokom jasne opisy, aby w przeglądzie było rozpoznawalne, który krok odrzucił fakturę.
• Granularność: jeśli krok sprawdza wiele kryteriów jednocześnie, nie jest widoczne, które konkretne kryterium spowodowało odrzucenie. Podziel kroki walidacji na jedno kryterium na krok, aby uzyskać maksymalny wgląd.

"The Workflow instance is already executing"

Ten komunikat o błędzie pojawia się, gdy akcja workflow zostaje podwójnie aktywowana, na przykład przez podwójne kliknięcie przycisku zatwierdzenia.

Rozwiązanie jako Workflow Admin:

1. Wyszukaj odpowiednią instancję w widoku "Wszystkie instancje"
2. Prześlij workflow ponownie
3. Przenieś dokument do następnego kroku (na przykład kroku pobierania)

W przypadku komunikatów o błędach w wychodzących workflow, jako admin można wznowić zadanie za pomocą opcji wznowienia po korekcie. Anulowane zadanie pozostaje na tym samym statusie.

Informacje o działaniu zadań w praktyce w artykule Zadania na platformie.

• Zadania na platformie: przypisywanie i realizacja
• Statusy faktur
• Plany subskrypcyjne na platformie eConnect