Zadania na platformie eConnect to elementy akcji przypisywane użytkownikom, zazwyczaj jako część workflow zatwierdzania. Gdy faktura wymaga oceny, sprawdzenia lub zatwierdzenia, u odpowiedzialnego pracownika pojawia się zadanie.

Zadania pojawiają się w Skrzynce jako elementy akcji. Przy przypisaniu nowego zadania wysyłane jest powiadomienie e-mail (jeśli ta opcja jest włączona w profilu). Na platformie w menu widoczna jest liczba otwartych zadań.

Zadania są zazwyczaj tworzone automatycznie przez silnik workflow, ale mogą być również uruchomione ręcznie przez administratora.

Po otwarciu zadania wyświetlany jest powiązany dokument (faktura, deklaracja lub inny dokument). Dostępne opcje:

• Zatwierdzenie: dokument spełnia warunki i może być przetworzony.
• Odrzucenie: dokument jest zwracany lub otrzymuje status "Odrzucona". Można podać uzasadnienie.
• Delegowanie: zadanie jest przekazywane do współpracownika, na przykład gdy użytkownik nie jest upoważniony do oceny dokumentu lub gdy odpowiada za to inny dział.

Po zrealizowaniu zadania dokument automatycznie przechodzi do następnego kroku workflow lub otrzymuje status końcowy ("Do zapłaty" lub "Odrzucona").

Zadanie może być przypisane do wielu osób jednocześnie. Workflow określa tryb:

• Wszyscy muszą podjąć działanie: każda przypisana osoba musi zrealizować zadanie, zanim dokument przejdzie dalej.
• Wystarczy jedna osoba: gdy jedna osoba zatwierdzi lub odrzuci, zadanie jest zakończone.

Przy aktywnym partnerstwie (na przykład z biurem rachunkowym) zadania można delegować do użytkowników w innym środowisku. W ten sposób biuro rachunkowe może oceniać i zatwierdzać faktury bez konieczności samodzielnego wykonywania wszystkich czynności.

W Skrzynce dostępny jest przegląd wszystkich otwartych, zrealizowanych i eskalowanych zadań. Filtrowanie według statusu, daty i organizacji umożliwia szybkie znalezienie odpowiedniego zadania.

Uwaga: nie jest możliwe dodanie przyczyn walidacji jako kolumny do widoku Zadań. Chcesz wiedzieć, dlaczego dokument został odrzucony w workflow? Otwórz dokument i sprawdź Oś czasu.

Więcej o konfiguracji procesów zatwierdzania w artykule Workflow: konfiguracja procesu zatwierdzania.

• Workflow: konfiguracja procesu zatwierdzania
• Statusy faktur
• Uprawnienia i role na platformie