Trzy role użytkowników: podstawowy, zaawansowany i administrator oraz ich uprawnienia.
W skrócie Platforma posiada trzy role (użytkownik podstawowy, użytkownik zaawansowany, administrator), które określają uprawnienia na poziomie środowiska. Dodatkowo istnieją uprawnienia na poziomie organizacji oraz osobna rola menedżera relacji do współpracy zewnętrznej.
Platforma eConnect posiada trzy role użytkowników określające zakres widoczności i działań. Oprócz tego istnieją uprawnienia na poziomie organizacji oraz osobna rola menedżera relacji do współpracy z innymi firmami.
Każdy użytkownik w środowisku posiada dokładnie jedną z następujących ról:
Domyślna rola dla użytkowników dodawanych po utworzeniu środowiska. Pierwszy użytkownik środowiska jest zawsze administratorem. Każdy kolejny użytkownik dodany przez zaproszenie automatycznie otrzymuje rolę użytkownika podstawowego; administrator może ją później zmienić.
Użytkownik podstawowy może przeglądać dokumenty, tworzyć i wysyłać faktury dla organizacji, których jest członkiem. Rola ta jest wystarczająca dla większości pracowników pracujących z fakturami na co dzień.
Użytkownik podstawowy nie może: zapraszać innych użytkowników, tworzyć ani usuwać organizacji, przydzielać ról ani nawiązywać relacji partnerskich z innymi firmami.
Użytkownik zaawansowany posiada wszystkie uprawnienia użytkownika podstawowego, a ponadto może nawiązywać relacje partnerskie z innymi środowiskami. Jest to istotne dla organizacji współpracujących z klientami, dostawcami lub biurami rachunkowymi za pośrednictwem platformy.
Administrator posiada pełne uprawnienia do zarządzania środowiskiem. Oprócz wszystkich uprawnień użytkownika zaawansowanego, administrator może:
Przy tworzeniu nowego środowiska pierwszy użytkownik automatycznie otrzymuje rolę administratora. Każdy kolejny użytkownik dodany przez zaproszenie domyślnie otrzymuje rolę użytkownika podstawowego; administrator może to później zmienić.
Oprócz roli na poziomie środowiska każdy użytkownik posiada również uprawnienia na poziomie poszczególnych organizacji. Istnieją dwa poziomy:
Użytkownik z rolą "Użytkownik podstawowy" na poziomie środowiska może jednocześnie być "Administratorem" konkretnej organizacji; oba poziomy działają niezależnie od siebie.
Dostęp do dokumentów wymaga członkostwa w danej organizacji. Członkostwo to musi zostać przyznane osobno przez administratora organizacji. Bez członkostwa w organizacji organizacja zwykle nie pojawia się w sekcji Moje organizacje (może jednak pozostać widoczna w sekcji Wszystkie organizacje w środowisku) i nie może zostać użyta jako Dostawca na fakturze sprzedaży. Samo członkostwo w środowisku nie wystarcza więc do wystawiania faktur ani przeglądania dokumentów.
Rola menedżera relacji to dodatkowa rola przyznawana osobno przez administratora. Menedżer relacji może współpracować z innymi firmami i środowiskami za pośrednictwem modelu partnerskiego.
Rola ta jest potrzebna, gdy użytkownik chce:
Rola menedżera relacji jest przyznawana przez administratora w sekcji zarządzania użytkownikami.
Oprócz trzech standardowych ról i roli menedżera relacji w systemie występują dwie specjalistyczne role:
Obie role są widoczne w zarządzaniu użytkownikami, ale w praktyce wykorzystywane są wyłącznie w określonych scenariuszach integracyjnych.
Tylko administrator może zmieniać role. Nie można zmienić własnej roli; potrzebny jest do tego inny administrator. Należy przejść do Moje środowisko > Użytkownicy, wybrać użytkownika i zmienić rolę. Zmiana obowiązuje natychmiast, użytkownik nie musi się ponownie logować.
Mała firma z jednym pracownikiem: użytkownik jest jednocześnie administratorem i nie musi niczego dodatkowego konfigurować. Ma automatyczny dostęp do wszystkiego.
Firma z wieloma pracownikami: należy ustawić się jako administratora i zaprosić współpracowników jako użytkowników podstawowych. Każdemu z nich należy przyznać uprawnienia do odpowiednich organizacji.
Biuro rachunkowe z wieloma klientami: administrator z rolą menedżera relacji może nawiązywać relacje partnerskie ze środowiskami klientów i zarządzać ich fakturami.
Holding z wieloma firmami zależnymi: wszystkie organizacje w jednym środowisku. Do każdej firmy zależnej przypisywani są odpowiedni pracownicy jako członkowie lub administratorzy organizacji.
Administrator zarządza całą przestrzenią roboczą: zaprasza użytkowników, tworzy organizacje, zmienia subskrypcje. Administrator organizacji może jedynie dodawać lub usuwać członków z tej konkretnej organizacji. Oba poziomy działają niezależnie od siebie: można być administratorem organizacji bez bycia administratorem środowiska.
Tak, użytkownik może być członkiem jednej lub kilku organizacji w tym samym środowisku. Tylko organizacje, których członkiem jest użytkownik, są widoczne w sekcji Moje organizacje i mogą być używane jako Dostawca na fakturze sprzedaży. Administrator lub administrator organizacji może dodawać członków.
Nie, uprawnienia są ustawiane na poziomie organizacji. Każdy członek organizacji może wyświetlać wszystkie faktury przychodzące i wychodzące tej organizacji. Na platformie nie ma możliwości rozróżnienia między rozrachunkami z odbiorcami a rozrachunkami z dostawcami.
Najczęściej brakuje członkostwa w organizacji: użytkownik jest członkiem środowiska, ale nie konkretnej organizacji. Działa w jednym środowisku, ale nie w innym (np. w produkcji tak, w pilocie nie)? Pilot i produkcja to oddzielne środowiska z własnymi członkostwami użytkowników i organizacji; uprawnienia z jednego środowiska nie przenoszą się automatycznie na drugie. Administrator danego środowiska dodaje użytkownika jako członka organizacji, a następnie ponowne logowanie lub odświeżenie strony rozwiązuje problem.
Aby zaprosić współpracownika lub zmienić role, należy to zrobić w sekcji Moje środowisko na platform.econnect.eu.
Zarządzaj użytkownikami