eConnect przetwarza następujące typy plików:

ZUGFeRD/Factur-X (hybrydowy PDF z osadzonym XML) jest również obsługiwany. Platforma najpierw próbuje przetworzyć osadzony XML; jeśli nie jest prawidłowy, PDF jest przetwarzany przez OCR.

Wysyłasz dokumenty przez API zamiast e-mailem? Obowiązuje wyższy limit do 15 MB na plik. Dowiedz się więcej o wysyłaniu przez API IDR.

Zawsze wysyłaj jedną fakturę na plik. Jeśli faktura ma wiele stron, połącz je w jeden plik PDF. Platforma przetwarza każdy plik jako oddzielny dokument. Jeśli plik PDF zawiera wiele faktur, zadanie konwersji zostaje odrzucone z komunikatem „Dokument zawiera wiele dokumentów".

Metoda strony tytułowej nie jest obsługiwana: ręcznie dodana strona tytułowa nie może być używana do kierowania rozpoznawaniem. Nie łącz też wielu dokumentów w jeden plik PDF.

Prawidłowe podejście jest odwrotne: najpierw wyślij oryginalną fakturę, a następnie wzbogać rozpoznaną fakturę we własnym oprogramowaniu o dodatkowe informacje.

Wyjątek dla rozliczeń wydatków: przy rozliczeniu wydatków czasami używa się strony tytułowej. W tym przypadku IDR rozpoznaje tylko stronę tytułową; dokument jest wtedy traktowany jako uproszczona faktura, co oznacza, że rozpoznawanych jest mniej danych.

Pamiętaj, że obrazy w podpisach e-mail i logotypy firmowe liczą się jako załączniki. Jeśli Twój program pocztowy automatycznie dołącza logo, liczy się ono do maksimum 50 załączników i może wpływać na klasyfikację. System automatycznie rozpoznaje większość logotypów za pomocą API Detect i je filtruje, ale w niektórych przypadkach logo może zostać błędnie przetworzone jako dokument.

Gdy wysyłasz fakturę z dokumentami uzupełniającymi (specyfikacje, listy przewozowe, karty pracy) w tym samym e-mailu, dokumenty uzupełniające są automatycznie dołączane do faktury.

Jeśli wysyłasz wiele faktur razem z załącznikami w jednym e-mailu, system nie może określić, który załącznik należy do której faktury. W tym przypadku wysyłaj oddzielne e-maile na fakturę.

Pliki PDF z szyfrowaniem, podpisem cyfrowym lub innymi ograniczeniami nie mogą być odczytane przez silnik OCR. Są odrzucane z komunikatem „Dokument chroniony". Usuń ochronę przed wysłaniem pliku lub poproś dostawcę o niezabezpieczoną wersję.

Konwersja PDF (rozpoznawanie OCR) jest dostępna dla faktur adresowanych do wszystkich organizacji dostępnych na platformie. Nie ma znaczenia, czy odbiorca jest organizacją holenderską, belgijską czy inną zagraniczną. IDR obsługuje ponad 200 języków do rozpoznawania tekstu, więc faktury w praktycznie każdym języku są rozpoznawane.

Wskazówka: nie jesteś pewien, czy Twój plik spełnia wymagania? Wyślij fakturę testową i sprawdź, czy jest prawidłowo przetwarzana. W przypadku błędu otrzymasz jasny komunikat o błędzie z podaniem przyczyny.