Generowanie PDF i opcje scalania: kiedy eConnect tworzy nowy PDF i jak łączone są załączniki.
Wiele programów księgowych pokazuje tylko jeden plik PDF na fakturę. Dlatego eConnect może automatycznie wygenerować PDF z danych e-faktury i scalić załączniki w jeden przejrzysty dokument.
Gdy otrzymujesz e-fakturę (XML) bez dołączonego PDF, platforma może automatycznie wygenerować PDF na podstawie danych faktury w XML. Zawsze masz wtedy wizualnie czytelną wersję każdej faktury, niezależnie od sposobu przesłania.
Dostępne są trzy tryby, ustawiane na poziomie konta:
Ustawienie jest rozdzielone według strumienia (przychodzący i wychodzący) i zarządza nim wsparcie eConnect. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz zmienić tryb.
Przydatną opcją jest umieszczenie PDF wygenerowanego przez eConnect na początku dokumentu. Użytkownik zawsze widzi ten sam ustandaryzowany układ, niezależnie od układu oryginalnej faktury dostawcy. Jest to szczególnie przydatne dla organizacji, które otrzymują wiele faktur od różnych dostawców i chcą jednolitego widoku w procesie zatwierdzania.
Przy fakturach, które przychodzą razem ze specyfikacjami, listami przewozowymi lub innymi dokumentami, możesz scalić wszystko w jeden PDF. Jest to istotne dla systemów ERP, które w workflow zatwierdzania mogą przetworzyć tylko jeden plik PDF na fakturę.
Kolejność scalania:
Alternatywnie możesz wysyłać załączniki jako osobne pliki zamiast je scalać. Właściwy wybór zależy od tego, co obsługuje Twoje oprogramowanie.
Scalanie PDF jest szczególnie wartościowe w tych sytuacjach:
Dostawcy mogą też osadzić PDF w samej fakturze UBL (jako załącznik base64 w elemencie AdditionalDocumentReference). To metoda obsługiwana przez Peppol, dzięki której dostawcy w jednym pliku przesyłają zarówno dane strukturalne, jak i wizualny PDF. eConnect przetwarza to poprawnie i udostępnia osadzony PDF jako załącznik.
Tak. Przy scalaniu PDF wszystkie załączniki (specyfikacje, listy przewozowe i inne dokumenty) są automatycznie łączone w jeden plik PDF. Jest to szczególnie przydatne dla systemów ERP, które w workflow zatwierdzania mogą przetworzyć tylko jeden PDF na fakturę. Alternatywnie możesz też wysyłać załączniki jako osobne pliki.
Trzy tryby ustawia się na poziomie konta, osobno dla strumienia (przychodzący i wychodzący): „Zawsze” (przy każdej fakturze generowany jest nowy PDF z danych e-faktury), „Gdy brak” (domyślnie; tylko gdy do faktury XML nie dołączono PDF) i „Nigdy” (PDF nie jest generowany). Ustawieniem zarządza wsparcie eConnect.
Generowaniem PDF i ustawieniami scalania zarządza wsparcie eConnect. Skontaktuj się ze wsparciem przez support.econnect.eu, aby zmienić tryb lub włączyć scalanie PDF dla swojego konta.
Chcesz zmienić ustawienia PDF dla swojego konta? Skontaktuj się ze wsparciem.
Zobacz zadania konwersji