Wysyłanie faktur zakupu e-mailem do eConnect

Otrzymujesz faktury e-mailem lub pocztą? Przekazując je na swój osobisty adres e-mail eConnect, są one automatycznie przetwarzane i dostarczane do Twojego oprogramowania księgowego. Nie ma znaczenia, czy jest to PDF, obraz czy plik XML — eConnect Scan & Rozpoznawanie przetwarza wszystko.

Twój osobisty adres e-mail

Gdy tylko Twoja organizacja zostanie aktywowana na platformie, otrzymasz własny adres e-mail do faktur zakupu:

<numer-rejestrowy>@inkoopfacturen.econnect.eu

Ten adres jest dostępny natychmiast i nie musisz go osobno zamawiać ani aktywować. Jednak ustawienia domyślne nie zawsze są dopasowane do Twoich konkretnych potrzeb. Dlatego zawsze sprawdzaj, czy adres jest poprawnie skonfigurowany, lub utwórz nowy adres za pomocą Email Receiver, gdzie możesz dokładnie dostosować ustawienia do swoich potrzeb.

Własny adres dla każdego dostawcy

Oprócz standardowego adresu opartego na numerze rejestrowym, możesz również utworzyć konkretny adres e-mail dla każdego dostawcy za pomocą Email Receiver. Platforma generuje wtedy unikalny adres w domenie trust.econnect.eu z losowym ciągiem znaków, na przykład:

y49jvmtw@trust.econnect.eu

Dla każdego adresu określasz, jaka domena lub adres e-mail może wysyłać, jaki typ dokumentu jest tworzony i czy faktury XML są automatycznie przekazywane dalej. Daje to większą kontrolę niż standardowy adres i jest dostępne od planu Basic.

Wskazówka: korzystasz z PSB (Procurement Service Bus)? Skontaktuj się z Sales, aby omówić, jak eConnect może pomóc w skonfigurowaniu przetwarzania e-maili na PSB.

Jak to działa

Gdy wyślesz e-mail z załączoną fakturą na swój adres do faktur zakupu, dzieje się co następuje:

Krok 1: Klasyfikacja

System sprawdza każdy załącznik i automatycznie określa, czy jest to faktura, dokument dostawy, załącznik czy inny dokument.

Krok 2: Przetwarzanie

Faktury są konwertowane na zwalidowaną e-fakturę. Faktury PDF przechodzą przez IDR (Intelligent Document Recogniser) w celu rozpoznawania OCR. Faktury XML są walidowane bezpośrednio.

Krok 3: Łączenie załączników

Inne dokumenty w tym samym e-mailu (specyfikacje, dokumenty dostawy) są automatycznie dołączane jako załącznik do faktury.

Krok 4: Dostarczenie

Przetworzona faktura pojawia się w Twojej skrzynce odbiorczej i jest automatycznie przekazywana do połączonego oprogramowania księgowego.

Większość faktur jest przetwarzana w ciągu kilku minut. Przeczytaj więcej o czasach przetwarzania.

Obsługiwane formaty i limity

eConnect przetwarza pliki PDF, faktury XML (wszystkie formaty e-faktur), obrazy (JPEG, PNG, BMP) oraz formaty hybrydowe, takie jak ZUGFeRD/Factur-X. E-mail może mieć maksymalnie 35 MB i maksymalnie 50 załączników. Załącznik mniejszy niż 10 KB jest ignorowany. Zawsze wysyłaj jedną fakturę na plik.

Przeczytaj wymagania dotyczące przesyłania faktur, aby zapoznać się z pełnym przeglądem formatów, limitów i kwestii, na które należy zwrócić uwagę.

Przekazywanie e-maili (forwarding)

Możesz również przekazywać e-maile z fakturami z własnej skrzynki pocztowej. Zwróć przy tym uwagę na:

Używaj funkcji przekazywania dalej swojego programu pocztowego, a nie funkcji przekierowania.
Wyklucz domeny everbinding.nl i econnect.eu z automatycznego przekazywania, aby uniknąć pętli.
Przekazuj tylko te e-maile, które rzeczywiście zawierają załącznik z fakturą.

Komunikaty o błędach

Jeśli coś pójdzie nie tak podczas wysyłania, otrzymasz komunikat o błędzie e-mailem na adres, z którego wysłano fakturę. Częstymi przyczynami są zbyt duży plik, nieczytelny plik PDF lub plik XML, który nie spełnia wymaganego standardu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę wysłać kilka faktur jednocześnie e-mailem?

Tak, możesz dołączyć kilka faktur do jednego e-maila, maksymalnie do 50 załączników i 35 MB łącznie. Każda faktura musi jednak znajdować się w osobnym pliku. Plik PDF zawierający kilka faktur zostanie odrzucony.

Co się stanie, jeśli moja faktura nie zostanie rozpoznana?

Jeśli IDR nie może przetworzyć dokumentu, otrzymasz komunikat o błędzie e-mailem na adres, z którego wysłano fakturę. W większości przypadków możesz sam rozwiązać problem, na przykład wysyłając bardziej czytelną wersję lub używając odpowiedniego formatu pliku.

Ile czasu zajmuje, zanim moja faktura będzie dostępna w moim programie księgowym?

Średni czas obliczeń bez udziału człowieka wynosi od 5 do 30 sekund na dokument. Średni czas end-to-end z kolejką to około 3,5 minuty. Norma SLA to 99% w ciągu 8 godzin. Jeśli dokument trafia do ręcznej kontroli, w dni robocze może to potrwać do 24 godzin.

Chcesz, aby dostawcy wysyłali swoje faktury bezpośrednio na ten adres? Skonfiguruj zaufanego nadawcę, aby zapewnić dodatkowe bezpieczeństwo.

Wyślij swoją pierwszą fakturę

Powiązane