Fatture di acquisto e di vendita su carta, in PDF o come e-fattura: eConnect le elabora automaticamente verso il software collegato. Ci occupiamo di ricezione, riconoscimento, validazione e inoltro. Il Suo ERP o il Suo gestionale contabile si occupa poi di registrazione, workflow e matching.
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Qualunque sia il formato o il canale con cui arriva una fattura, eConnect fa in modo che arrivi automaticamente nel Suo software finanziario. Carta, PDF, XML o Peppol, non ha importanza.
L'Intelligent Document Recogniser (IDR) di eConnect elabora il 100% di tutte le fatture inviate come Recognition as a Service. Invii un PDF, una scansione, una foto o uno scontrino e riceve un'e-fattura validata. Nessuna coda di eccezioni gestita dal cliente, nessun modello per fornitore e nessun addestramento dei fornitori. Tutto funziona nel cloud e viene migliorato in modo continuo.
L'IDR combina tre livelli di tecnologia. Il primo livello è l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per la lettura dei documenti. Il secondo livello è un modello linguistico di IA per il supporto all'estrazione. Il terzo livello, distintivo, è la tecnologia proprietaria di interpretazione, validazione e apprendimento di eConnect: un sistema autoapprendente in cui ogni correzione viene restituita come dato di addestramento, così il riconoscimento IA migliora in modo continuo. Questo livello determina cosa significa un documento, quali campi sono rilevanti e come i dati vengono strutturati. È sviluppo interamente proprietario e la fonte della capacità distintiva.
L'IA migliora il riconoscimento in modo continuo in background, per tutti insieme. I fornitori non devono essere configurati né addestrati.
In caso di dubbio, la fattura viene controllata dal team Quality Control. Così tutte le fatture vengono sempre elaborate, senza coda di eccezioni dal Suo lato. Solleciti e proforma vengono rifiutati automaticamente.
L'IDR suddivide le righe di una fattura PDF in righe di transazione. Con la garanzia "No Lines No Pay" paga solo per le righe riconosciute.
100% di elaborazione PDF, entro un giorno lavorativo. Dove le soluzioni OCR tradizionali rimettono i casi dubbi nella Sua coda di eccezioni, l'IDR guidato dall'IA elabora ogni fattura inviata: in automatico in 20-30 secondi in media e, in caso di dubbio, tramite il team Quality Control entro al massimo un giorno lavorativo. Nessun addestramento per fornitore, nessun modello, nessuna eccezione a Suo carico, con la garanzia SLA che il 99% di tutti i documenti viene elaborato entro 8 ore lavorative. Legga su Scansione e riconoscimento come funziona il riconoscimento nel dettaglio.
Oltre alle fatture, l'IDR elabora anche scontrini (pagamento con carta, note spese), note spese (indennità chilometrica, spese di viaggio) e bolle di consegna. L'elaborazione degli ordini di acquisto è operativa in beta. L'architettura è indipendente dal tipo di documento ed è estendibile ad altri tipi.
L'IDR Professional riconosce le basi IVA sulle fatture con inversione contabile e assegna automaticamente il codice IVA corretto conforme a EN16931/NLCIUS. Questo è particolarmente rilevante nell'edilizia (IVA invertita in subappalto) e per gli enti di edilizia abitativa. L'IDR applica automaticamente AE per l'inversione nazionale, K per la cessione intracomunitaria e G per l'esportazione extra UE.
La classificazione e-mail riconosce automaticamente se un'e-mail in arrivo contiene una fattura e la instrada verso il processo di elaborazione corretto. Il sistema riconosce più di dieci tipi di documento, tra cui fatture, proforma, scontrini, bolle di consegna, ordini di acquisto e solleciti, sulla base di un'impronta visiva e di controlli testuali tramite OCR.
Crei un indirizzo e-mail attendibile per organizzazione per l'elaborazione in ingresso delle fatture tramite l'Email Receiver. Le fatture XML vengono elaborate direttamente via Peppol, i PDF tramite l'IDR. Con più amministrazioni, la piattaforma rileva automaticamente per quale amministrazione è destinata la fattura. È disponibile un collegamento diretto con Office 365 per le caselle esistenti.
L'elaborazione consegna dati di fattura strutturati al Suo software finanziario. L'ERP o il gestionale contabile determina poi come vengono applicate le proposte di contabilizzazione, il workflow, il matching, il conto del piano dei conti, il numero di registrazione e il periodo contabile. L'Autopilot supporta i pacchetti cloud collegati, mentre la configurazione specifica dell'ERP resta nell'ambito del Suo consulente ERP.
Riconosce automaticamente quali e-mail contengono fatture e le instrada verso l'elaborazione.
Trasforma PDF, scansioni e foto in e-fatture validate con l'IA.
Arricchisce i dati di fattura con centri di costo e conti del piano dei conti tramite regole configurabili.
Controlla ogni documento rispetto alle regole nazionali prima di elaborazione e invio.
L'elaborazione fatture non è uno strumento isolato, ma una catena di anelli che si rafforzano. La classificazione e-mail ordina il flusso in ingresso, Scansione e riconoscimento trasforma i PDF in dati strutturati con l'IA, Rule Based Enrichment completa centri di costo e conti del piano dei conti tramite regole di business, e la validazione verifica che il risultato finale sia corretto. Ogni anello è utilizzabile da solo, ma insieme offrono il massimo grado di automazione.
Combini Peppol, e-mail e caricamento in un unico flusso di elaborazione automatizzato.
Qualsiasi formato, qualsiasi destinatario: conversione automatica tra UBL, CII, NLCIUS, XRechnung e Factur-X.
Colleghi ordine e fattura per una catena purchase-to-pay chiusa con matching automatico.
Lavora con più canali, formati o un processo d'ordine? Queste soluzioni si collegano direttamente alla catena di elaborazione, senza un'integrazione extra.
No matching casi di successo.
L'elaborazione manuale delle fatture richiede tempo, è soggetta a errori e non scala con il volume. Ogni fattura inserita, controllata e registrata a mano costa in media diversi minuti. Con cento fatture a settimana, questo arriva a una parte sostanziale della settimana lavorativa di qualcuno.
L'elaborazione automatica delle fatture tramite eConnect elimina la maggior parte di quel lavoro manuale. Che una fattura arrivi via Peppol, via e-mail o come PDF, la piattaforma fa in modo che arrivi automaticamente nel Suo software finanziario. Le e-fatture via Peppol vengono elaborate direttamente. Le fatture PDF vengono analizzate, validate e convertite in dati strutturati tramite l'IDR. L'Email Receiver riconosce automaticamente quali e-mail contengono fatture e le instrada verso il processo corretto. Il risultato: meno lavoro manuale, meno errori, elaborazione più rapida e un costo più basso per fattura.
Ne nasce un processo più stabile, in cui i team dedicano meno tempo alle eccezioni e conservano più spazio per controlli di merito su accordi con i fornitori, budget e schemi di registrazione atipici. Questo rafforza sia la qualità della Sua amministrazione sia la prevedibilità della chiusura mensile.
Per saperne di più su ricezione ed elaborazione delle fatture
L'OCR standard legge il testo di un documento, ma non capisce cosa significa quel testo. Riconosce che c'è "1.250,00", ma non se si tratta dell'importo della fattura, dell'IVA o del prezzo di un articolo. L'Intelligent Document Recogniser (IDR) di eConnect va in profondità su tre livelli.
Il primo livello è l'OCR per la lettura del documento. Il secondo livello è un modello linguistico che aiuta nell'estrazione dei campi. Il terzo livello, distintivo, è la tecnologia proprietaria di interpretazione, validazione e apprendimento di eConnect. Questo livello determina cosa significa un documento, quali campi sono rilevanti e come i dati devono essere strutturati. I dati vengono poi validati automaticamente tramite KVK e Belastingdienst. Il risultato non è testo grezzo, ma un'e-fattura completamente strutturata e validata che può essere elaborata direttamente nel Suo software contabile. Il sistema inoltre impara in modo continuo: i miglioramenti del riconoscimento vengono distribuiti per tutti gli utenti insieme, senza che Lei debba addestrare i fornitori.
Il supporto alla registrazione combina più fonti di informazione per consegnare dati di fattura strutturati ed eventuali arricchimenti. eConnect analizza i dati della fattura (fornitore, importo, descrizione, aliquota IVA) e può arricchire la fattura con Rule Based Enrichment (RBE), ad esempio con numeri EAN o centri di costo assenti dalla fattura.
L'Autopilot si collega direttamente a Exact Online, SnelStart, Unit4 e Business Central. Il collegamento gestisce il percorso dalla ricezione della fattura al pacchetto. Il pacchetto determina poi come vengono applicate le proposte di contabilizzazione, la gestione anagrafica, il workflow e la registrazione. Con sufficiente certezza, un pacchetto può elaborare in automatico. Con certezza inferiore, la proposta può essere offerta per approvazione, a seconda della configurazione di quel pacchetto. Inoltre è possibile un collegamento via API, SFTP e HTTPS con praticamente qualsiasi sistema finanziario o ERP.
Nella pratica questo consente alle organizzazioni di mantenere il proprio panorama di sistemi e di impostare comunque un processo di elaborazione uniforme e scalabile, sia per le fatture standard sia per le eccezioni. Anche crescendo verso più amministrazioni, il governo resta chiaro, perché la stessa logica rimane disponibile in modo centrale.
Sui campi chiave (numero fattura, data e importi) l'IDR ottiene un'esattezza superiore al 98%, supportata da campionamenti periodici del team Quality Control. Il tasso di falsi positivi (documenti inoltrati per errore come corretti) è inferiore al 2%.
Questa accuratezza è il risultato di un sistema di qualità a tre livelli. Il primo livello è la validazione della fonte: ogni valore riconosciuto viene controllato rispetto a un'altra fonte, internamente nel documento o esternamente tramite registri come la Kamer van Koophandel e la Belastingdienst. Il secondo livello è il controllo umano in caso di incertezza: se il sistema dubita, il documento va al team Quality Control per verifica manuale. Il terzo livello è il meccanismo di feedback autoapprendente: le correzioni del team QC vengono elaborate automaticamente come dati di addestramento, così lo stesso errore viene evitato sui documenti futuri. L'IDR supporta più di 200 lingue, sia per il riconoscimento del testo sia per l'estrazione dei campi.
Questa combinazione di validazione automatica e intervento umano mirato fa sì che la qualità non vada a scapito della velocità, neanche con grandi volumi di documenti con layout molto diversi.
Il tempo medio di elaborazione delle fatture elaborate in modo completamente automatico è di 20-30 secondi. Il tempo di attraversamento totale, inclusa l'attesa in coda, è in media di circa 3,5 minuti. In caso di aumento improvviso del volume si scala automaticamente: viene aggiunta capacità di elaborazione extra così il tempo di attraversamento si normalizza.
Se il sistema dubita della correttezza di un valore riconosciuto, l'attività viene passata al team Quality Control per verifica manuale. In quel caso il tempo di elaborazione è più lungo, ma mai superiore a un giorno lavorativo. La garanzia SLA di eConnect è chiara: il 99% di tutti i documenti viene elaborato entro 8 ore lavorative, con report mensile. Così il Suo processo finanziario resta prevedibile, anche quando il volume ha un picco o i fornitori inviano documenti di qualità variabile.
Per le organizzazioni con chiusure strette, questo significa che il tempo di attraversamento resta gestibile e che la Sua pianificazione dipende meno da picchi incidentali o da una qualità documentale insolita. Questo dà più calma nell'operatività quotidiana e meno sorprese per finance e management.
La garanzia No Lines No Pay significa che paga solo per le righe che l'IDR riconosce realmente. Una fattura PDF con cinque righe fattura produce cinque righe di transazione. Se le righe non vengono riconosciute, non paga il riconoscimento delle righe. La garanzia vale per tutti i documenti elaborati tramite l'IDR. Il riconoscimento viene migliorato in modo continuo tramite il meccanismo di feedback autoapprendente: le correzioni del team Quality Control vengono elaborate automaticamente come dati di addestramento, così il riconoscimento migliora per tutti. Nella pratica questo significa che l'accuratezza aumenta solo dopo il go-live, senza che Lei debba fare nulla.
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