Registri le fatture automaticamente nel suo software tramite Autopilot. Connessioni, Registri documenti e il pannello di controllo.
In breve L'Autopilot crea una connessione diretta con il Suo software di contabilità e registra automaticamente le fatture ricevute, oppure le inoltra dalla piattaforma al Suo pacchetto software. Il pannello di controllo Le mostra immediatamente se le registrazioni sono andate a buon fine.
Con l'Autopilot, collega la piattaforma eConnect al Suo software di contabilità. Le fatture ricevute vengono registrate o inoltrate automaticamente al pacchetto software, senza doverle inserire manualmente. L'Autopilot supporta connessioni con Exact Online, SnelStart, Unit4 e Business Central.
L'applicazione Autopilot ha una propria sotto-navigazione nella barra laterale:
Clicchi su Nuova connessione nella sotto-navigazione dell'applicazione Autopilot.
Scelga l'organizzazione per la quale desidera creare la connessione.
Selezioni il pacchetto software con cui desidera collegarsi (Exact Online, SnelStart, Unit4 o Business Central).
Configuri lo schema di registrazione: questo determina come vengono registrati i tipi di IVA nel Suo software. Questo schema viene utilizzato per ogni registrazione automatica.
Salvi la connessione. La connessione è ora attiva e le fatture vengono elaborate automaticamente.
L'Autopilot impara dalle registrazioni precedenti e applica tali conoscenze alle nuove fatture. Per ogni fattura, il sistema analizza il fornitore, l'importo, il tipo di costo e gli schemi di registrazione storici per comporre una proposta di registrazione completa: conto di mastro, centro di costo e aliquota IVA. Più fatture passano attraverso la connessione, più le proposte diventano accurate.
Con sufficiente affidabilità, la fattura viene registrata automaticamente senza intervento. Con un'affidabilità inferiore, la proposta viene offerta per approvazione. La soglia per la registrazione automatica è configurabile per connessione, in modo che la Sua organizzazione decida quale livello di controllo desidera.
Clienti e fornitori vengono creati automaticamente nel Suo software. In questo modo, l'amministrazione prosegue in tempo reale, anche nei fine settimana e nei periodi di vacanza.
La piattaforma può collegare automaticamente le righe di fattura alle righe d'ordine. La logica di abbinamento si basa su un prezzo unitario univoco, la descrizione e una singola riga d'ordine. Le informazioni sull'ordine vengono recuperate tramite l'interfaccia o dall'archivio degli ordini inviati in precedenza. L'abbinamento funziona sia per le fatture elettroniche sia per i PDF elaborati tramite OCR e aumenta la percentuale di elaborazione completamente automatica.
Il Registro documenti è il libro mastro dell'Autopilot. Per ogni connessione attiva viene mantenuto un registro con lo stato di ogni documento registrato.
Quando una registrazione non riesce, può visualizzare il messaggio di errore e scegliere tra due azioni:
Ogni voce del registro contiene un collegamento diretto al documento originale nella Posta in arrivo, in modo da poter verificare rapidamente di quale fattura si tratta.
Le etichette di stato che la piattaforma assegna a una fattura in entrata differiscono in base al tipo di connessione. Solo la rotta Autopilot ↔ Unit4 ERPx restituisce esplicitamente Registrato o Registrazione fallita; le altre rotte Autopilot utilizzano Scaricato con un significato diverso a seconda del tipo di connessione. Per la spiegazione completa e i percorsi di diagnosi in caso di discrepanze tra piattaforma ed ERP, consulti Autopilot nelle integrazioni personalizzate.
Il pannello di controllo dell'Autopilot Le offre una panoramica di tutte le registrazioni: quanti documenti sono stati registrati con successo e quanti sono falliti. In questo modo, può vedere a colpo d'occhio se l'elaborazione automatica funziona correttamente.
Vuole configurare una connessione per le fatture? Vada all'applicazione Autopilot sulla piattaforma e crei una nuova connessione.
Crea connessione
Rule Based Enrichment è un motore basato su regole che arricchisce o modifica le fatture sulla base di regole preimpostate. Le modifiche portano a registrazioni adeguate tramite l'Autopilot. Alcuni esempi sono il collegamento dei numeri EAN ai numeri di immobile per la registrazione automatica delle fatture energetiche e la pulizia dei numeri d'ordine quando i fornitori vi aggiungono prefissi. L'Autopilot è self-service; RBE richiede il supporto del team tecnico eConnect e non è self-service. I due componenti funzionano al meglio in combinazione. Per le personalizzazioni si applica la tariffa di consulenza ordinaria.