L'Email Receiver (detto anche Mittente Attendibile) è una delle app più utilizzate sulla piattaforma eConnect. Consente di gestire quali indirizzi e-mail possono inviare fatture alla propria organizzazione, configurare come vengono elaborate le fatture e persino far inviare automaticamente le fatture tramite Peppol. L'app si apre tramite Email Receiver nel menu laterale, sotto App.

Ogni organizzazione nel proprio ambiente riceve un indirizzo e-mail unico sul quale possono essere inviate le fatture. Questo indirizzo si trova nella sidebar sotto Tutto presso i mittenti attendibili.

Quando si apre l'Email Receiver, si visualizza il dashboard con tre grafici di panoramica che mostrano lo stato dell'elaborazione:

• Per stato: quanti documenti sono stati elaborati con successo, in lavorazione o non riusciti
• Per stato per organizzazione: la stessa suddivisione per ogni organizzazione nel proprio ambiente
• Per contesto documento: suddivisione per tipo di documento (fattura di acquisto, fattura di vendita, nota spese)

Questi grafici forniscono a colpo d'occhio un'indicazione delle prestazioni dell'elaborazione via e-mail.

L'app Email Receiver ha una propria struttura di navigazione nella sidebar:

• Dashboard: la panoramica con i grafici di elaborazione
• Nuovo mittente: aggiungere un nuovo mittente attendibile
• Mittenti attendibili: tutti i mittenti configurati, filtrati per stato
  • Tutti, Bozze, Invitati, Attivi, Inattivi
• Cerca mittenti: trovare rapidamente un mittente specifico

Sotto il dashboard si trova l'elenco di tutti i mittenti e-mail configurati. Ogni mittente attraversa un workflow di stato:

Per portare un mittente da Bozza ad Attivo, fare clic su Aggiorna stato presso il mittente in questione.

Suggerimento: è possibile inserire nella whitelist un indirizzo e-mail specifico per la massima sicurezza, oppure un intero dominio (ad es. @econnect.eu) se si prevedono fatture da più indirizzi all'interno di quel dominio.

Con la funzione Cerca mittenti è possibile trovare rapidamente un mittente specifico per indirizzo e-mail, dominio o nome dell'organizzazione. Questo è utile quando si hanno molti mittenti configurati.

Per ogni mittente è possibile configurare le seguenti impostazioni:

Determinare quale tipo di file il mittente può inviare:

• Solo e-fatture (XML): la piattaforma valida il file XML e lo elabora direttamente.
• Solo fatture digitali (PDF): la piattaforma converte il PDF tramite conversione IDR (Scan & Riconoscimento) in una bozza di e-fattura.
• Entrambi: la piattaforma rileva automaticamente se si tratta di PDF o XML e applica l'elaborazione appropriata.

Quando questa opzione è attivata, i file XML validi vengono automaticamente inviati tramite Peppol al destinatario, senza alcun intervento. I file XML non validi vengono preparati come bozza di fattura per il controllo manuale.

Questa è un'opzione potente per le organizzazioni che forniscono le fatture dal proprio software come file UBL via e-mail e desiderano inviarle senza intervento.

Configurare per ogni mittente se si desidera ricevere una conferma:

• In caso di elaborazione riuscita: si riceve una conferma di consegna via e-mail.
• In caso di errori: si riceve una notifica se l'elaborazione non è riuscita.

La conferma di consegna viene inviata all'indirizzo e-mail di contatto del mittente. Per disattivare le conferme di consegna, andare al mittente attendibile e deselezionare l'opzione Notifica ricezione via e-mail.

Nelle impostazioni del mittente è presente un indirizzo e-mail di fallback. Le notifiche vengono inviate a questo indirizzo se non è configurato nessun altro destinatario. Ricevete improvvisamente notifiche su un indirizzo diverso (o non le ricevete più)? Controllate questo campo.

Alternativa: la casella Usa l'indirizzo e-mail del mittente come indirizzo di contatto. Se selezionata, le notifiche vengono inviate all'indirizzo e-mail che ha inviato la fattura (il mittente). Questo era il comportamento predefinito di molti receiver prima di un aggiornamento.

Per modificare:

1. Aprire l'Email Receiver dell'organizzazione interessata (Apps > Email Receiver).
2. Modificare l'indirizzo e-mail di fallback, oppure attivare la casella sopra.
3. Potete farlo autonomamente; il supporto può assistervi su richiesta.

Ambito con più organizzazioni: l'Email Receiver è per organizzazione. Una modifica non si applica automaticamente a tutte le aziende di un gruppo. Usate lo stesso indirizzo su più organizzazioni? Controllate e impostatelo separatamente per organizzazione/receiver.

L'impostazione Compila indirizzo e-mail fornitore in base a determina come la piattaforma stabilisce l'indirizzo del mittente del fornitore:

• Mittente (From): l'indirizzo mittente standard dell'e-mail (consigliato per la maggior parte delle situazioni).
• Reply-To: l'indirizzo reply-to. Utile per piattaforme SaaS come Harvest o Moneybird, dove l'indirizzo From è un indirizzo generico della piattaforma.
• Accept All: accetta fatture da tutti gli indirizzi. Utilizzare solo in combinazione con un indirizzo di invio unico.

È possibile limitare quale organizzazione nel proprio ambiente può inviare fatture tramite un mittente specifico. Questo è utile quando si hanno più organizzazioni nel proprio ambiente e si vuole evitare che le fatture finiscano presso l'organizzazione sbagliata.

Per maggiore sicurezza è possibile richiedere che le e-mail in arrivo vengano inviate tramite una connessione sicura (SSL/TLS). Questo impedisce l'accettazione di e-mail non crittografate.

Quando la piattaforma esegue un'azione di sistema tramite l'Email Receiver (come la creazione di una fattura bozza, una modifica dello stato del workflow o un aggiornamento della fattura), questa azione viene attribuita all'ultimo amministratore designato dell'organizzazione. Non è necessariamente il primo amministratore, ma l'utente che ha ricevuto il ruolo di amministratore più di recente.

Se il ruolo di amministratore viene revocato a quell'utente, la proprietà torna automaticamente all'amministratore precedente.

Suggerimento: vedi documenti attribuiti a un utente diverso da quello previsto? Verifica chi è l'ultimo amministratore designato dell'organizzazione. La piattaforma attribuisce sempre le azioni di sistema a quell'utente.

Ogni Email Receiver può inserire nella whitelist un dominio. Se un'organizzazione deve ricevere fatture da più domini, creare un indirizzo Email Receiver separato per ogni dominio. Questa è una scelta progettuale consapevole che combina flessibilità e sicurezza.

Con il rilevamento amministrazione (anche: conversione multiparty), l'IDR determina automaticamente per quale amministrazione o organizzazione all'interno di un account e destinata una fattura PDF in arrivo, anche se e stata inviata tramite il ricevitore e-mail di un'altra organizzazione nello stesso account. Dopo la conversione, il documento viene consegnato nella casella di posta corretta. I termini amministrazione e organizzazione sono usati qui in modo intercambiabile; un'amministrazione non deve necessariamente rappresentare un'organizzazione.

• Richiede un abbonamento in cui la funzione e consentita (Professional come minimo) ed e indicata separatamente nel contratto.
• Feature pack dell'abbonamento, scheda IDR Features, opzione Allow multi party for IDR conversion.
• Sul ricevitore e-mail: opzione Conversion for multiple organizations. Solo i ricevitori e-mail con questa opzione attiva supportano la conversione multiparty; gli altri continuano a funzionare in modo standard.

Importante: l'impostazione del feature pack e qualsiasi configurazione IDR aggiuntiva sono applicate da eConnect. Contatta le vendite per attivare correttamente multiparty. Contatta il nostro team commerciale.

L'organizzazione del ricevitore e-mail e il valore predefinito. L'IDR riceve inoltre i dati delle altre amministrazioni nello stesso account o ambiente. In caso di corrispondenza migliore con un'altra amministrazione, la fattura viene collocata su quell'amministrazione. In caso di dubbio rimane il valore predefinito (organizzazione del ricevitore e-mail).

La selezione avviene in due fasi: prima dall'IDR (riconoscimento documenti), poi dalla piattaforma stessa.

Fase 1: riconoscimento IDR

1. Corrispondenza identificatori (priorita massima): l'IDR cerca identificatori come partita IVA e numeri di registro imprese. Con una corrispondenza esatta, quell'organizzazione viene selezionata immediatamente.
2. Corrispondenza soft: se non viene trovato un identificatore, l'IDR guarda nome organizzazione, citta e CAP. Con esattamente una corrispondenza, la selezione e automatica. Con piu corrispondenze, il documento viene inviato a Quality Control per verifica manuale.

Fase 2: routing piattaforma

Dopo aver ricevuto l'XML, la piattaforma guarda il campo AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID (CompanyID). Se questo valore corrisponde a un'organizzazione nella piattaforma, la fattura viene collocata li. Senza corrispondenza, la fattura torna all'organizzazione proprietaria del ricevitore e-mail.

Solo le organizzazioni che fanno parte dello stesso ambiente o account sono ammissibili. Quando il destinatario sulla fattura differisce dall'amministrazione della piattaforma ma corrisponde a un'altra amministrazione nell'ambiente, la customer party puo essere corretta. Se nessuna amministrazione corrisponde, l'organizzazione del ricevitore e-mail rimane la customer party.

Suggerimento: mantieni identificatori completi (partita IVA, numero di registro imprese) per tutte le organizzazioni del tuo account. Mantieni aggiornati anche nomi, indirizzi e CAP per una corrispondenza affidabile.

• Correggere fatture inviate all'indirizzo e-mail sbagliato all'interno dell'account.
• Clienti che vogliono un solo indirizzo e-mail per tutte le loro organizzazioni (il cliente deve poter correggere successivamente le fatture assegnate in modo errato).

L'Email Receiver non è destinato solo alla ricezione di fatture. Con l'impostazione XML auto-send è possibile utilizzare l'Email Receiver anche per inviare fatture tramite Peppol.

Il funzionamento è il seguente: si invia una fattura UBL XML valida via e-mail all'indirizzo di invio dell'Email Receiver. Se l'opzione XML auto-send è attivata, la piattaforma valida la fattura e la invia automaticamente tramite Peppol al destinatario.

Questo è un modo accessibile per inviare fatture tramite Peppol senza una connessione API diretta o un'integrazione software. È particolarmente utile per le organizzazioni che esportano le proprie fatture come XML dal software di contabilità e desiderano inviarle senza intervento.

Attenzione: solo i file XML validi vengono inviati automaticamente. I file non validi vengono salvati come bozza di fattura, in modo da poterli correggere manualmente e inviare successivamente.

Durante l'elaborazione di file XML BIS 3.0 tramite l'Email Receiver, ci sono alcuni aspetti da considerare:

• Data di scadenza (DueDate): il campo cbc:DueDate non viene attualmente compilato durante l'elaborazione di XML BIS 3.0. Si tratta di un bug confermato.
• ID organizzazione destinatario (CompanyID): viene compilato solo se il file sorgente contiene un valore in AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID.
• Il campo "Invia tramite" viene correttamente riportato.

Suggerimento: per i destinatari belgi è possibile attivare l'invio automatico e indirizzare le fatture al numero KBO (schemeID 0208) anziché al numero di Partita IVA.

Per le organizzazioni che non consentono l'inoltro e-mail (ad esempio per policy IT), eConnect offre un collegamento diretto con una mailbox Office 365. In questo modo la piattaforma legge le fatture direttamente dalla mailbox collegata, senza necessità di inoltrare le e-mail.

Questo è particolarmente rilevante per le organizzazioni con regole di sicurezza IT rigide che non consentono l'inoltro automatico di e-mail verso indirizzi esterni.

Attenzione: la funzionalità Email Receiver richiede almeno un abbonamento Basic. Con il Portale Fatture gratuito questa funzionalità non è disponibile.

Nelle organizzazioni che elaborano più di 1.000 messaggi al giorno tramite un collegamento mailbox O365, il server di posta Office 365 può bloccare le e-mail in arrivo. Il messaggio di errore tipico è: "The recipient has exceeded their limit for the number of messages they can receive per hour."

Questo si verifica ad esempio con grandi batch di fatture con relative e-mail di stato. La soluzione è aggiungere, come amministratore di Office 365, gli indirizzi IP di eConnect come mittenti attendibili tramite l'Exchange Admin Center (EAC).

Seguire questi passaggi:

1. Andare all'Exchange Admin Center e aprire Mail flow > Connectors.
2. Creare un nuovo connettore da Partner organization a Office 365.
3. Configurare affinché la posta proveniente dai seguenti indirizzi IP sia considerata attendibile.

Attenzione: senza questa configurazione il rate limit rimane attivo e le e-mail in arrivo vengono rifiutate finché il volume supera la soglia di O365. In caso di dubbio, contattare il proprio reparto IT.

La piattaforma prevede due flussi diversi per gli indirizzi e-mail che i clienti talvolta confondono:

1. Aggiungere un indirizzo e-mail aggiuntivo al proprio account: questo determina con quali indirizzi e-mail è possibile accedere e inviare. Per saperne di più, consultare Aggiungere un indirizzo e-mail aggiuntivo.
2. Aggiungere un mittente attendibile nell'Email Receiver: questo determina quali indirizzi e-mail esterni possono inviare fatture alla propria organizzazione. È quanto descritto in questo articolo.

Se non si è sicuri di quale opzione si ha bisogno: si desidera accedere o inviare con un altro indirizzo? Andare al proprio profilo. Si desidera che un fornitore possa inviare fatture via e-mail? Configurare un mittente attendibile tramite l'Email Receiver.

Per configurare un mittente attendibile per la prima volta, consultare l'articolo passo passo in Configurare un mittente attendibile via e-mail.