Configurare l'Email Receiver: autorizzare un indirizzo e-mail specifico o un dominio per l'invio di fatture.
Con l'Email Receiver si determina esattamente quali indirizzi e-mail possono inviare fatture alla propria organizzazione. In questo modo si evita che fatture indesiderate o sconosciute entrino nella propria amministrazione. Per ogni fornitore o dominio si configura l'elaborazione automatica delle relative fatture.
Un mittente affidabile è un indirizzo e-mail o dominio approvato per l'invio di fatture alla propria organizzazione. Vengono elaborate solo le e-mail provenienti da questi mittenti approvati; tutte le altre vengono bloccate. Funziona come una whitelist per la consegna delle fatture.
Quando si crea un mittente affidabile, la piattaforma genera un indirizzo e-mail univoco. Questo indirizzo viene comunicato al fornitore, che lo utilizzerà per inviare le fatture. Nella panoramica (l'opzione "Tutto" nella sidebar) si vedono tutti gli Email Receiver creati con i relativi indirizzi generati e lo stato.
Per utilizzare l'Email Receiver è necessario almeno un abbonamento Basic.
Aprire l'app Email Receiver nella piattaforma e fare clic su Nuovo mittente. Per ogni mittente si configurano le seguenti impostazioni.
Scegliere come identificare il mittente:
fornitore.it). Utile se un fornitore invia da più indirizzi.Per ogni indirizzo Email Receiver è possibile autorizzare un solo dominio. La Sua organizzazione deve ricevere fatture da più domini? Allora crei un indirizzo Email Receiver separato per ogni dominio, oppure utilizzi un indirizzo e-mail specifico per fornitore per la massima sicurezza.
Serve un secondo indirizzo mittente specifico? Con il tipo di whitelist Indirizzo e-mail specifico, non è possibile semplicemente aggiungere un secondo indirizzo nel campo White List From Address: il campo accetta un solo valore. Per un secondo mittente affidabile nella stessa organizzazione, creare un Email Receiver aggiuntivo con quel secondo indirizzo. Se entrambi gli indirizzi possono appartenere allo stesso dominio, esiste una soluzione più semplice: cambiare il tipo di whitelist dell'Email Receiver esistente in Intero dominio / All within this domain invece di creare un secondo receiver.
Opzionalmente, nel campo Organizzazione (lato mittente) è possibile indicare quale organizzazione è autorizzata a inviare come fornitore. Compilando questo campo, vengono accettate solo le e-mail di quella specifica organizzazione fornitrice. Questo rende l'indirizzo e-mail generato ancora più sicuro, poiché le e-mail di altre organizzazioni vengono rifiutate.
Indicare cosa deve succedere con le fatture ricevute:
Con il campo Tipi di documenti consentiti si determina quali formati di fattura vengono accettati:
Nella terminologia eConnect, "fatture digitali" si riferisce alle fatture PDF e "e-fatture" alle fatture XML.
Con il campo Compilare l'indirizzo email del fornitore sulla base di si determina in base a quale campo e-mail viene identificato il fornitore. Il valore predefinito è "Indirizzo email mittente", ma se un fornitore utilizza un alias o un indirizzo di inoltro, è possibile scegliere un altro campo dall'intestazione e-mail (come Reply-To).
Il riconoscimento del fornitore è importante per due scopi. In primo luogo, il fornitore riceve messaggi di feedback se qualcosa va storto durante l'elaborazione, ad esempio se non c'è un allegato nell'e-mail o se il documento non può essere elaborato. In secondo luogo, l'indirizzo e-mail identificato viene incluso nell'XML consegnato al sistema di contabilità, in modo che il fornitore sia anche lì rintracciabile.
Per le fatture bozza è possibile attivare opzionalmente Invia XML automaticamente. Se il mittente invia una fattura XML valida, questa viene inviata automaticamente tramite Peppol senza intervento manuale. Se l'XML non è valido, la fattura viene preparata come bozza per il controllo manuale. Questa opzione richiede che la sicurezza SSL/TLS sia attivata e che l'XML sia valido.
Con l'opzione Invia tramite è possibile inoltrare in un solo passaggio e-mail protette con fatture XML valide al destinatario tramite Peppol. Questo richiede che l'opzione di sicurezza SSL/TLS sia attivata e che l'XML sia valido.
L'Email Receiver offre livelli di sicurezza aggiuntivi:
Se si lavora con più amministrazioni, è possibile attivare l'opzione Conversione per più organizzazioni. La piattaforma rileva automaticamente a quale amministrazione è destinata una fattura inviata. In questo modo è possibile utilizzare un unico indirizzo e-mail per più amministrazioni, anziché creare un indirizzo separato per ognuna. Questo funziona sia per le fatture XML che per le fatture PDF.
Questa funzione richiede un abbonamento Professional o superiore.
Per ogni mittente affidabile è possibile impostare se si desidera ricevere un'e-mail di conferma quando arriva una fattura da questo mittente. In questo modo si mantiene una panoramica di quali fornitori inviano fatture e quando.
Dopo la creazione, il mittente affidabile ha lo stato "Bozza". Prima che le e-mail vengano elaborate, il mittente deve essere attivato. Ci sono due modi:
Attivare manualmente: modificare lo stato in "Attivo". Il mittente affidabile è immediatamente operativo.
Inviare un invito: invece dell'attivazione manuale, è possibile inviare un invito al fornitore. Il fornitore riceve un'e-mail con le istruzioni sull'indirizzo e-mail generato e come utilizzarlo per inviare le fatture. Al primo utilizzo da parte del fornitore, l'Email Receiver viene attivato automaticamente. Lo stato passa da "Invitato" ad "Attivo".
Nella sidebar dell'app Email Receiver è possibile filtrare per stato: Bozze, Invitato, Attivo e Inattivo. In questo modo si mantiene una panoramica di quali mittenti si trovano in quale fase.
Sì, è possibile creare un mittente affidabile separato per ogni fornitore. Ogni mittente affidabile riceve un indirizzo e-mail univoco e proprie impostazioni per tipo di whitelist, tipo di documento e opzioni di sicurezza. In questo modo si ha il controllo completo su chi può inviare fatture e come vengono elaborate.
L'e-mail viene rifiutata e non elaborata. Vengono accettate solo le e-mail dei mittenti approvati (in base al tipo di whitelist configurato). Il mittente non riceve alcuna notifica di errore: l'e-mail semplicemente non viene presa in carico.
Sì, è necessario almeno un abbonamento Basic per utilizzare l'Email Receiver. Per l'opzione "Conversione per più organizzazioni" (rilevamento amministrazione) è richiesto un abbonamento Professional o superiore.
Lavora con più entità o una struttura di holding e un Email Receiver su *@trust.econnect.eu rimane vuoto mentre il dominio del mittente sembra essere in whitelist? Verifichi prima se arriva effettivamente qualcosa nei log o nella Posta in arrivo di questo specifico receiver, e non solo di un'altra entità. Apra poi l'e-mail inviata e osservi letteralmente il campo Da: è quello che conta, non il nome visualizzato. Una holding e una controllata hanno spesso Email Receiver separati con whitelist proprie. Il fatto che lo stesso indirizzo in uscita funzioni per un'altra entità non dimostra che l'indirizzo Da e la whitelist siano corretti per questo receiver specifico. Verifichi la voce della whitelist esattamente rispetto all'indirizzo Da: errori di digitazione, alias e regole di inoltro modificano l'indirizzo mittente visibile. Vuole testare rapidamente se il canale è raggiungibile? Impostare temporaneamente l'Email Receiver su Accetta tutto (non possibile con Fattura bozza) e ripristini la whitelist dopo il test.
Verifichi in ordine fisso: saltare un passaggio porta spesso a una conclusione errata:
trust.econnect.eu rispetto a una variante pilota).Verifichi prima letteralmente l'indirizzo A/di ricezione, carattere per carattere (parte locale + dominio), prima di approfondire la whitelist o l'indirizzo Da. Il messaggio di errore riguarda il mittente/whitelist, ma la causa può anche essere un indirizzo di ricezione annotato in modo errato — ad esempio una cifra mancante o invertita nella parte locale, ripresa da un manuale, una firma o un messaggio inoltrato. Confronti l'indirizzo utilizzato con gli Email Receiver effettivamente configurati nella piattaforma. Il fatto che altri colleghi della stessa organizzazione possano inviare fatture con successo non esclude un indirizzo A errato: verifichi se il tentativo riuscito e quello fallito sono stati inviati allo stesso indirizzo di ricezione. Se l'indirizzo A è corretto e il messaggio persiste, passi solo allora alle impostazioni della whitelist (Utente verificato, dominio, indirizzo specifico) come descritto sopra.
Questo accade con il tipo di whitelist Utente verificato (l'impostazione predefinita). Questo tipo accetta solo e-mail il cui indirizzo Da appartiene a un utente (membro) dell'organizzazione, o a un indirizzo e-mail aggiuntivo verificato su tale profilo utente. Una casella di test o fornitori condivisa non è un membro e quindi non conta, anche se si tratta dello stesso indirizzo Email Receiver a cui un collega può inviare con successo.
Ha tre soluzioni equivalenti, scelga quella più adatta:
Confermi prima che l'indirizzo A/di ricezione sia corretto (vedere la domanda sopra) prima di modificare la whitelist. Un'e-mail precedentemente rifiutata non viene rielaborata automaticamente dopo la correzione: chieda al mittente di reinviare la fattura.
Un'e-mail di conferma durante la configurazione della connessione e-mail significa che almeno un'e-mail è stata ricevuta con successo su questo Email Receiver — quindi la connessione funziona. Il fatto che una fattura PDF inviata successivamente non sia ancora tra le fatture bozza di solito non è un problema ma un normale tempo di elaborazione: una fattura PDF passa prima attraverso la conversione IDR (Scan & Riconoscimento) prima di apparire come fattura bozza. Per questa conversione: il 99% dei documenti viene elaborato entro 8 ore lavorative (vedere SLA IDR); in pratica il tempo medio è inferiore. Controlli nella panoramica sotto Fattura di vendita — Fatture bozza, non solo nella Posta in arrivo generica. Se la fattura resta introvabile anche dopo il tempo di attesa, verifichi prima se è stato utilizzato l'indirizzo di ricezione corretto e se l'Email Receiver ha stato Attivo, prima di approfondire ulteriormente le impostazioni della whitelist.
Questo accade quando lo stesso fornitore normalmente fattura mensilmente tramite *@trust.econnect.eu, ma un tipo di fattura diverso — ad esempio un estratto trimestrale o annuale — non arriva a quello stesso indirizzo di ricezione. Raccolga prima tre informazioni prima di indagare ulteriormente: il PDF della fattura o il numero di fattura con la data della fattura, l'indirizzo Da letterale del mittente, e la data e (se nota) l'ora dell'invio.
Segua quindi questo ordine:
La Sua organizzazione lavora con Office 365 e l'inoltro e-mail non è consentito? Allora è possibile creare un collegamento diretto con la casella di posta Office 365. Utilizzi il campo "Indirizzo di consegna alternativo" nella configurazione dell'Email Receiver per impostare l'integrazione O365.
Desidera saperne di più su come le fatture vengono elaborate via e-mail? Scopra come funziona l'invio di fatture di acquisto via e-mail.
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