Oltre alle fatture PDF, è possibile inviare anche file UBL (e-fatture XML) via e-mail a eConnect. Una fattura UBL valida viene elaborata direttamente senza riconoscimento OCR, il che è più rapido e affidabile della conversione PDF. Questo articolo spiega come funziona e cosa succede se l'XML non è valido.

Quando si invia una fattura UBL via e-mail, la piattaforma valida il file direttamente rispetto agli standard supportati. Vengono riconosciuti i seguenti formati UBL:

• SI-UBL 2.0 (NLCIUS, lo standard olandese)
• Peppol BIS Billing 3.0 (lo standard europeo Peppol)

L'XML è valido? Allora la fattura viene elaborata e consegnata immediatamente, senza necessità di riconoscimento OCR. Questo significa un'elaborazione più rapida e un'affidabilità più elevata, poiché non è necessaria alcuna interpretazione di elementi visivi.

Se il file XML non è valido (ad esempio per campi obbligatori mancanti o una struttura non conforme), la piattaforma passa automaticamente a un fallback. Il funzionamento del fallback dipende dalla situazione:

• UBL con PDF allegato: se oltre all'XML non valido è presente anche una fattura PDF nell'e-mail, il PDF viene elaborato tramite riconoscimento OCR.
• UBL senza PDF: se non è stato allegato un PDF, la fattura non può essere elaborata e si riceve un messaggio di errore.

Suggerimento: desidera verificare in anticipo se il Suo file UBL è valido? Utilizzi il eConnect Document Validator, uno strumento online gratuito con cui validare qualsiasi file UBL.

ZUGFeRD (Germania) e Factur-X (Francia) sono formati di fattura ibridi: un PDF con un XML incorporato in formato CII. Per queste fatture, la piattaforma tenta prima di estrarre e elaborare l'XML incorporato.

Se l'XML incorporato non è valido, il sistema ricorre all'elaborazione OCR del componente PDF. Una fattura ZUGFeRD che supera la validazione in validatori esterni ma viene comunque elaborata come PDF da eConnect potrebbe indicare una differenza nelle regole di validazione per l'XML incorporato.

I formati SimpleInvoicing più vecchi (SI 1.1 e SI 1.2) non sono più consentiti sulla rete Peppol dal 2024. eConnect può, in molti casi, ancora trasformare questi formati in una fattura NLCIUS valida quando inviati via e-mail, a condizione che tutti i dati essenziali siano presenti. In caso di dati mancanti, la validazione può fallire.

La raccomandazione è passare a SI-UBL 2.0 (NLCIUS) o Peppol BIS Billing 3.0 per un'elaborazione affidabile.

eConnect dispone di una funzione che ripara automaticamente errori noti nei file UBL tramite una trasformazione XSL. I campi non essenziali mancanti vengono completati con valori predefiniti, in modo che la fattura possa comunque essere elaborata. Questa funzione viene continuamente sviluppata sulla base dei pattern riscontrati nella pratica.

È utile conoscere la differenza tra conversione e trasformazione:

• Conversione: una fattura PDF viene convertita in un'e-fattura (XML). Per questo è necessario il riconoscimento OCR e c'è sempre un passaggio di interpretazione.
• Trasformazione: un'e-fattura in un formato XML viene convertita in un altro formato XML. Questo è più affidabile perché i dati di origine sono già strutturati.

eConnect supporta la trasformazione automatica tra oltre 20 standard XML, inclusi formati specifici per settore come DICO, SETU, SEEF e XRechnung.

Preferisce ricevere le fatture direttamente tramite Peppol anziché via e-mail? Questo è possibile se la Sua organizzazione è registrata sulla rete Peppol.