Prima di inviare fatture a eConnect, è utile conoscere i requisiti tecnici a cui i file devono conformarsi. Rispettandoli, si evitano messaggi di errore e si garantisce un'elaborazione rapida e corretta delle fatture.

eConnect elabora i seguenti tipi di file:

Anche ZUGFeRD/Factur-X (PDF ibrido con XML incorporato) è supportato. La piattaforma tenta prima di elaborare l'XML incorporato; se non è valido, il PDF viene elaborato tramite OCR.

Invii sempre una fattura per file. Se una fattura ha più pagine, le combini in un unico file PDF. La piattaforma elabora ogni file come un documento separato. Se un PDF contiene più fatture, l'attività di conversione viene rifiutata con il messaggio "Il documento contiene più documenti".

Faccia attenzione al fatto che le immagini nelle firme e-mail e i loghi aziendali contano come allegati. Se il Suo programma e-mail invia automaticamente un logo, questo conta per il limite di 50 allegati e può influenzare la classificazione. Il sistema riconosce automaticamente la maggior parte dei loghi tramite la Detect API e li filtra, ma in alcuni casi un logo può essere erroneamente incluso come documento.

Quando invia una fattura con documenti aggiuntivi (specifiche, bolle di accompagnamento, note ore) nella stessa e-mail, i documenti aggiuntivi vengono automaticamente associati come allegati alla fattura.

Se invia più fatture insieme ad allegati in un'unica e-mail, il sistema non può determinare quale allegato appartiene a quale fattura. In tal caso, invii e-mail separate per ogni fattura.

I file PDF con crittografia, firma digitale o altre restrizioni non possono essere letti dal motore OCR. Questi vengono rifiutati con il messaggio "Documento protetto". Rimuova la protezione prima di inviare il file, oppure chieda al fornitore una versione non protetta.

La conversione PDF (riconoscimento OCR) è disponibile per fatture destinate a tutte le organizzazioni disponibili sulla piattaforma. Non importa se il destinatario è un'organizzazione olandese, belga o di un altro Paese. L'IDR supporta oltre 200 lingue per il riconoscimento del testo, quindi le fatture in praticamente qualsiasi lingua vengono riconosciute.

Suggerimento: non è sicuro che il Suo file soddisfi i requisiti? Invii una fattura di prova e verifichi se viene elaborata correttamente. In caso di errore, riceverà un messaggio chiaro con la motivazione.

Desidera sapere quali messaggi di errore possono presentarsi? Legga la panoramica dei messaggi di errore nell'invio via e-mail.