Invio di fatture da uno scanner

Riceve ancora fatture cartacee? Con uno scanner dotato di funzionalità e-mail, può inviarle facilmente a eConnect per l'elaborazione automatica. L'IDR (Intelligent Document Recogniser) riconosce il testo sul documento scansionato e lo converte in un'e-fattura validata.

Requisiti per lo scanner

Per inviare fatture tramite scanner, questo deve soddisfare due condizioni:

Lo scanner deve disporre di un proprio indirizzo e-mail con una casella di posta funzionante. Questo è necessario per ricevere i messaggi di errore.
L'indirizzo e-mail dello scanner deve essere registrato presso la Sua organizzazione eConnect. Il modo più semplice è configurare un mittente affidabile per l'indirizzo e-mail dello scanner.

Configurazione in tre passaggi

Ha due opzioni per l'indirizzo di ricezione: può utilizzare l'indirizzo Camera di Commercio standard, oppure creare un nuovo indirizzo tramite l'Email Receiver (mittente affidabile). Scelga una delle due opzioni, non è necessario fare entrambe.

Passaggio 1: Scegliere l'indirizzo di ricezione

Opzione A: utilizzi il Suo indirizzo standard per le fatture di acquisto (<numero-camera-commercio>@inkoopfacturen.econnect.eu) e aggiunga l'indirizzo e-mail dello scanner come mittente conosciuto.

Opzione B: crei nella piattaforma un mittente affidabile. La piattaforma genera un indirizzo e-mail univoco con il quale potrà configurare il tipo di whitelist, il tipo di documento e altre impostazioni specificamente per lo scanner.

Passaggio 2: Configurare l'indirizzo e-mail sullo scanner

imposti l'indirizzo e-mail scelto (dal passaggio 1) come destinatario sullo scanner.

Passaggio 3: Verificare le impostazioni di scansione

si assicuri che lo scanner salvi i documenti come PDF o come immagine (JPEG, PNG o BMP). Imposti la risoluzione su almeno 300 dpi per i migliori risultati di riconoscimento.

Qualità della scansione

La qualità della scansione influisce direttamente sul riconoscimento. Alcuni consigli pratici:

Scansioni con almeno 300 dpi per un risultato nitido e leggibile.
Si assicuri che il documento sia dritto sul piano di scansione, in modo che il testo non venga riconosciuto in modo obliquo.
Eviti scansioni troppo chiare o troppo scure. Il documento deve avere un buon contrasto.
Non scansioni il retro di un documento se non contiene informazioni rilevanti; una pagina vuota può generare un messaggio di errore.

Attenzione: scansioni sempre una fattura per file. Se una fattura ha più pagine, le salvi come un unico PDF. Un PDF con più fatture viene rifiutato.

Messaggi di errore

Se un documento scansionato non può essere elaborato, eConnect invia un messaggio di errore all'indirizzo e-mail dello scanner. Verifichi quindi regolarmente la casella di posta dello scanner per eventuali messaggi di errore. Le cause più comuni sono una qualità di scansione troppo bassa (il documento è illeggibile) o un file troppo piccolo (inferiore a 10 KB).

Desidera ricevere i messaggi di errore su un altro indirizzo e-mail? Per un mittente affidabile è possibile impostare un indirizzo e-mail di contatto separato a cui vengono inviati i messaggi di rifiuto.

Desidera sapere a quali requisiti tecnici devono conformarsi i file scansionati? Legga i requisiti per l'invio di fatture.

Invii la Sua prima fattura