Invia le fatture di vendita ai Suoi clienti via e-mail? Inoltrandole contemporaneamente a eConnect, saranno automaticamente disponibili nella Sua Posta in uscita. In questo modo dispone di un archivio digitale completo di tutte le fatture emesse, che vengono elaborate automaticamente nel software di contabilità.

Una volta che la Sua organizzazione è stata attivata sulla piattaforma, riceverà un indirizzo e-mail dedicato per le fatture di vendita:

<numero-camera-commercio>@verkoopfacturen.econnect.eu

Questo indirizzo è immediatamente disponibile, non è necessario richiederlo o attivarlo separatamente. Le impostazioni predefinite, tuttavia, non sono sempre in linea con le Sue esigenze specifiche. Verifichi quindi sempre che l'indirizzo sia configurato correttamente, oppure crei un nuovo indirizzo tramite l'Email Receiver dove potrà configurare le impostazioni esattamente secondo le Sue preferenze.

Il modo più semplice per inviare le fatture di vendita a eConnect è tramite BCC. Quando invia una fattura via e-mail al Suo cliente, aggiunga l'indirizzo per le fatture di vendita nel campo BCC. In questo modo il cliente riceve la fattura come di consueto, e contemporaneamente una copia viene inviata a eConnect per l'elaborazione.

Questo funziona al meglio se aggiunge l'indirizzo BCC come predefinito nel Suo programma e-mail o software di fatturazione. In questo modo non dovrà più ricordarsene e costruirà automaticamente un archivio completo.

Quando un'e-mail con un allegato fattura arriva sul Suo indirizzo per le fatture di vendita, l'elaborazione avviene come segue:

1. Classificazione: il sistema verifica ogni allegato e determina se si tratta di una fattura o di un altro tipo di documento (come una specifica o bolla di accompagnamento).
2. Riconoscimento: le fatture PDF vengono convertite dall'IDR (Intelligent Document Recogniser) in un'e-fattura validata. Le fatture XML vengono validate direttamente.
3. Archiviazione: la fattura elaborata appare nella Posta in uscita e viene automaticamente inoltrata al software di contabilità collegato.

La differenza con le fatture di acquisto è la destinazione: le fatture di acquisto vanno nella Posta in arrivo, le fatture di vendita nella Posta in uscita.

Nota: il Suo software di contabilità o sistema ERP deve essere in grado di importare le fatture di vendita dalla Posta in uscita. Non tutti i pacchetti software supportano l'importazione di fatture di vendita tramite una connessione. Verifichi preventivamente con il Suo fornitore di software se questa funzionalità è supportata.

Oltre all'indirizzo BCC, è possibile configurare un mittente affidabile con il tipo di documento "Fattura di vendita". Questo è utile se invia le fatture di vendita da un sistema o indirizzo e-mail fisso e desidera automatizzare l'archiviazione senza BCC.

Configurando un mittente affidabile con tipo documento "Fattura di vendita", le fatture vengono archiviate per l'elaborazione amministrativa nella Posta in uscita, tramite un canale diverso da quello utilizzato per inviarle al cliente.

Nel self-billing, l'acquirente emette la fattura per conto del fornitore. La modalità di invio di una fattura self-billing dipende dal Suo ruolo:

• Come acquirente (Lei emette la fattura per conto del fornitore): invii la fattura come fattura di acquisto.
• Come fornitore (il Suo cliente ha emesso la fattura): invii la fattura come fattura di vendita.

Sulla fattura PDF indichi il testo "Fattura emessa dall'acquirente". Per il resto, valgono le stesse condizioni delle fatture ordinarie.

Attenzione: le fatture self-billing vengono rifiutate se inviate al receiver sbagliato (acquisto invece di vendita, o viceversa). Verifichi sempre di utilizzare l'indirizzo e-mail corretto.

Desidera saperne di più sui requisiti tecnici per l'invio? Legga i requisiti per l'invio di fatture.