Il processo di conversione completo: dall'invio alla consegna, compresi stati e tempi di attraversamento.
Quando si invia una fattura PDF o un'immagine a eConnect, questa diventa un'attività di conversione. L'IDR (Intelligent Document Recogniser) converte il documento in un'e-fattura validata. Questo articolo spiega come funziona il processo dall'inizio alla fine.
Ogni PDF o immagine inviata, via e-mail, tramite un mittente affidabile o tramite l'API, diventa automaticamente un'attività di conversione. Il sistema determina il metodo di conversione migliore e si mette al lavoro.
Il sistema riceve il documento e lo classifica tramite la Detect API. Si tratta di una fattura, una bolla di accompagnamento, un sollecito o qualcos'altro? Solo i documenti riconosciuti come fattura procedono alla conversione. Gli altri documenti vengono automaticamente allegati alla fattura.
L'IDR analizza il documento con tre livelli tecnologici:
L'IDR riconosce i campi principali della fattura: fornitore, acquirente, numero fattura, data, importi, aliquota IVA e dati di pagamento.
Dopo il riconoscimento, tutti i campi vengono validati:
L'IDR confronta i valori riconosciuti con fatture precedentemente elaborate dello stesso fornitore. Più fatture di un fornitore vengono elaborate, migliore diventa il riconoscimento. Il sistema impara continuamente.
Se l'IDR non è sufficientemente sicuro del riconoscimento, l'attività di conversione viene inviata al team Quality Control di eConnect. Il team verifica manualmente i casi dubbi, come un importo difficilmente leggibile o un campo mancante.
Ogni correzione del team QC viene restituita all'IDR come dato di addestramento. In questo modo, un errore che si verifica una volta viene prevenuto in futuro.
Dopo il riconoscimento e la validazione riusciti, il documento viene convertito in un'e-fattura standardizzata in formato UBL. Questa e-fattura contiene tutti i dati strutturati necessari al software di contabilità.
La fattura elaborata appare nella Posta in arrivo (per le fatture di acquisto) o nella Posta in uscita (per le fatture di vendita). Se è stata configurata un'integrazione software, la fattura viene automaticamente inoltrata al software di contabilità.
La garanzia SLA di eConnect prevede che il 99% di tutti i documenti venga elaborato entro 8 ore lavorative.
È possibile monitorare l'avanzamento di un'attività di conversione nella piattaforma. Il periodo di conservazione standard per le attività di conversione è di 4 mesi, dopodiché vengono eliminate automaticamente.
A volte un documento non può essere completamente elaborato. Le cause possono essere un file illeggibile, dati essenziali mancanti o una fattura non conforme allo standard richiesto. In tal caso, l'attività di conversione viene rifiutata e si riceve una notifica con la motivazione.
Sui campi principali (numero fattura, data e importi) la precisione dell'IDR è superiore al 98%. Nell'ultimo campionamento, l'elaborazione automatica ha ottenuto un punteggio del 100% di correttezza. La verifica manuale da parte del team QC ha avuto un tasso di errore inferiore al 2%.
Il tempo di elaborazione puro per i documenti completamente automatizzati è in media 20-30 secondi. Incluso il tempo di attesa in coda, sono circa 3,5 minuti. Se è necessaria la verifica manuale da parte del team Quality Control, il processo può richiedere fino a 24 ore nei giorni lavorativi.
Se l'IDR non è sufficientemente sicuro, l'attività di conversione viene inviata al team Quality Control per la verifica manuale. Ogni correzione viene reinserita come dato di addestramento nel sistema, in modo che errori simili vengano automaticamente prevenuti in futuro. È anche possibile segnalare un errore all'assistenza.
Sì, è possibile monitorare l'avanzamento di ogni attività di conversione nella piattaforma eConnect. Per ogni documento è visibile la fase di elaborazione in corso. Il periodo di conservazione standard delle attività di conversione è di 4 mesi, dopodiché vengono eliminate automaticamente.
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