L'importo totale non è determinabile, oppure mancano elementi obbligatori della fattura. Una fattura valida deve contenere almeno un numero fattura, una data fattura, importi e dati identificativi di fornitore e acquirente.

Cosa fare? Verificare che la fattura sia completa e inviare nuovamente il documento. Se i dati mancano sistematicamente sulle fatture di un determinato fornitore, contattare il fornitore.

Il sistema ha riconosciuto il documento come qualcosa di diverso da una fattura o un ordine di acquisto. La classificazione automatica (Detect API) distingue tra l'altro: fatture, fatture proforma, loghi, ricevute, bolle di accompagnamento, ordini di acquisto, buste paga, solleciti, documenti fiscali, condizioni generali e allegati. I documenti non classificati come fattura o ordine di acquisto sono soggetti a rifiuto.

La classificazione stessa è completamente automatica, ma il rifiuto effettivo di un'attività di conversione è sempre un'azione manuale del team qualità. Un documento può quindi essere correttamente classificato come "non una fattura" e successivamente valutato dal team.

Cosa fare? Generalmente si tratta di una classificazione corretta. Se si desidera allegare il documento a una fattura, inviarlo insieme alla fattura nella stessa e-mail. La fattura viene erroneamente classificata come fattura proforma o altro tipo di documento? Lo segnali al supporto affinché la classificazione possa essere migliorata.

La scansione è troppo chiara, troppo scura, mossa o della parte posteriore. Il motore OCR non riesce a riconoscere il testo in modo affidabile.

Cosa fare? Scansionare nuovamente il documento con almeno 300 dpi, assicurare un buon contrasto e posizionarlo dritto sul piano di scansione.

Il PDF ha crittografia, una firma digitale o altre restrizioni che impediscono la lettura del testo.

Cosa fare? Rimuovere la protezione dal file PDF o chiedere al fornitore una versione non protetta.

Il file PDF contiene più di una fattura. eConnect elabora sempre una fattura per file.

Cosa fare? Dividere il file PDF in modo che ogni fattura sia in un file separato. Una fattura di più pagine può stare in un unico PDF.

Si è verificato un errore tecnico. Il documento viene automaticamente ripresentato entro 24 ore nei giorni lavorativi.

Cosa fare? Attendere la rielaborazione automatica. Se il documento non è stato elaborato dopo 24 ore, contattare il supporto.

Consiglio in caso di errori di elaborazione persistenti: un PDF che rimane bloccato ripetutamente su un errore di elaborazione può spesso essere sbloccato "stampando" nuovamente il file sorgente in PDF tramite Microsoft Print to PDF (o una stampante PDF analoga) e inviando il nuovo PDF. Questo normalizza la struttura del PDF e risolve molti problemi legati ai PDF incorporati senza che il supporto debba intervenire.

Una fattura self-billing è stata inviata al destinatario sbagliato. Come acquirente si invia come fattura di acquisto, come fornitore come fattura di vendita.

Cosa fare? Inviare nuovamente la fattura all'indirizzo e-mail corretto (acquisto o vendita).

Con le fatture ZUGFeRD (PDF ibrido con XML integrato), può accadere che l'attività di conversione mostri lo stato "Elaborata con successo", ma la fattura non compaia nella Posta in arrivo. In tal caso, il riconoscimento IDR è riuscito, ma la conversione dal formato CII a UBL non è andata a buon fine. La piattaforma può archiviare esclusivamente fatture UBL valide.

Cosa fare? Contattare il supporto specificando che l'attività di conversione risulta completata con successo ma la fattura è assente. Il team tecnico può adeguare la trasformazione affinché fatture simili vengano elaborate correttamente in futuro.

Suggerimento: una fattura ZUGFeRD che ottiene un punteggio "verde" nei validatori esterni può comunque non superare i controlli della piattaforma eConnect. Questo perché la piattaforma applica requisiti più stringenti (BIS Billing v3 / NLCIUS) rispetto alla maggior parte dei validatori CII.