L'importo totale non è determinabile, oppure mancano elementi obbligatori della fattura. Una fattura valida deve contenere almeno un numero fattura, una data fattura, importi e dati identificativi di fornitore e cliente.

Cosa può fare? Verifichi che la fattura sia completa e invii di nuovo il documento. Se sui documenti di un certo fornitore mancano dati in modo strutturale, contatti il fornitore.

Il sistema ha riconosciuto il documento come qualcosa di diverso da una fattura o un ordine di acquisto. La classificazione automatica (Detect API) distingue, tra l'altro: fatture, fatture proforma, loghi, scontrini, bolle di consegna, ordini di acquisto, buste paga, solleciti, documenti fiscali, condizioni generali e allegati. I documenti non classificati come fattura o ordine di acquisto possono essere rifiutati.

La classificazione stessa è completamente automatica, ma il rifiuto effettivo di un'attività di conversione è sempre un'azione manuale del team qualità. Un documento può quindi essere classificato correttamente come "non fattura" e poi valutato dal team.

Cosa può fare? Di norma si tratta di una classificazione corretta. Le fatture proforma vengono rifiutate per impostazione predefinita e non si può intervenire. Lo stesso vale per i documenti indicati come fattura proforma, fattura di prova, trial invoice, test invoice o sample invoice: se sono intesi come proforma o documento di prova (quindi non una fattura reale), eConnect li elabora allo stesso modo e vengono rifiutati. Se vuole che una proforma venga comunque elaborata, modifichi lei stesso la parola "proforma" sul PDF in "fattura" prima di inviare il documento. La responsabilità è sua come cliente.

Se vuole inviare il documento come allegato a una fattura, lo invii insieme alla fattura nella stessa e-mail. La sua fattura è classificata in modo errato come fattura proforma? Lo segnali al supporto, così la classificazione può essere migliorata.

La scansione è troppo chiara, troppo scura, mossa o del retro. Il motore OCR non può riconoscere il testo in modo affidabile.

Cosa può fare? Scansioni di nuovo il documento ad almeno 300 dpi, assicuri un buon contrasto e lo posizioni dritto sul vetro.

Il PDF ha crittografia, una firma digitale o altre restrizioni che impediscono la lettura del testo.

Cosa può fare? Rimuova la protezione del file PDF o chieda al fornitore una versione non protetta.

Il file PDF contiene più di una fattura. eConnect elabora sempre una fattura per file.

Cosa può fare? Divida il file PDF in modo che ogni fattura sia in un file separato. Una fattura di più pagine può restare in un unico PDF.

Si è verificato un errore tecnico. Il documento viene riproposto automaticamente entro 24 ore nei giorni lavorativi.

Cosa può fare? Attenda la rielaborazione automatica. Se dopo 24 ore il documento non è ancora elaborato, contatti il supporto.

Suggerimento per errori di elaborazione persistenti: un PDF che resta bloccato su un errore di elaborazione si sblocca spesso "stampando" di nuovo il file sorgente in PDF tramite Microsoft Print to PDF (o una stampante PDF simile) e inviando il nuovo PDF. Questo normalizza la struttura del PDF e risolve molti problemi di PDF incorporato senza intervento del supporto.

Una fattura di autofatturazione è stata inviata al destinatario sbagliato. Come cliente la invia come fattura di acquisto, come fornitore come fattura di vendita.

Cosa può fare? Invii di nuovo la fattura all'indirizzo e-mail corretto (acquisti o vendite).

Con le fatture ZUGFeRD (PDF ibrido con XML incorporato) l'attività di conversione può mostrare lo stato "Elaborata con successo", ma la fattura non compare nella posta in arrivo. In quel caso il riconoscimento IDR è riuscito, ma la conversione dal formato CII a UBL no. La piattaforma può memorizzare solo fatture UBL valide.

Cosa può fare? Contatti il supporto e indichi che l'attività di conversione è contrassegnata come riuscita ma la fattura manca. Il team tecnico può adattare la trasformazione affinché fatture simili vengano elaborate correttamente in futuro.

Suggerimento: una fattura ZUGFeRD che risulta "verde" nei validatori esterni può comunque fallire sulla piattaforma eConnect. La piattaforma applica requisiti più severi (BIS Billing v3 / NLCIUS) della maggior parte dei validatori CII.

Su una fattura di acquisto in entrata (PDF), il messaggio "Il calcolo IVA non è corretto" significa che gli importi e l'IVA sul documento o nel riconoscimento non quadrano. Il documento quindi non viene inoltrato (temporaneamente) alla contabilità o all'ERP. Questo messaggio può comparire anche come stato finale nella cronologia dell'attività di conversione.

Un documento prima rifiutato può comunque essere registrato con successo: la piattaforma ricalcola gli importi automaticamente (totale fattura prioritario, poi importi IVA e altri valori) e può rendere coerente un documento senza ulteriori azioni da parte sua.

Se il rifiuto resta definitivo, è un'eccezione ma una scelta consapevole del team qualità. Se contesta il rifiuto, spetta a lei dimostrare che gli importi quadrano.

Cosa può fare? Controlli prima lo stato attuale del documento nella cronologia dell'attività di conversione: se dopo il ricalcolo compare uno stato riuscito, non serve reinviare. Se l'attività è ancora aperta o in corso, attenda il ricalcolo. Se il rifiuto resta e ritiene che sia ingiustificato, contatti il supporto e spieghi perché gli importi quadrano.

Una nota di credito fornita come XML dal fornitore (per esempio via Peppol) a volte viene elaborata come fattura ordinaria invece che come nota di credito. Questo accade perché il fornitore ha impostato in modo errato il tipo di documento in quell'XML: codice fattura 380 (fattura ordinaria) invece di 381 (nota di credito).

Per un documento fornito come XML, il fornitore (o il sistema sorgente del fornitore) determina il tipo di documento. eConnect elabora questo XML così come fornito e non modifica il tipo di documento.

Cosa può fare? Contatti il fornitore e chieda di fornire di nuovo la nota di credito con il codice tipo documento corretto (381). Se il documento è arrivato in eConnect come PDF e non come XML del fornitore, contatti il supporto: in quel caso può trattarsi di un errore di riconoscimento migliorabile.

L'XML mostra un importo o un'aliquota IVA diversi dalla fattura PDF, con il messaggio "The applied VAT differs from the expected rate". Questo si verifica, per esempio, con un'aliquota IVA del 17% (l'aliquota standard lussemburghese). eConnect e l'IDR supportano fatture con IVA al 17%; questa aliquota non è non supportata né sconosciuta.

Il messaggio non è un errore di riconoscimento automatico. L'elaborazione IDR dà prima priorità a un importo totale corretto (l'importo totale da pagare) e poi riprende l'IVA completa della fattura. L'IDR riprende sempre importo e aliquota IVA dalla fattura stessa; eConnect non corregge la fattura. C'è un errore di riconoscimento strutturale solo se aliquota o importo IVA nell'XML differiscono davvero da quanto indicato sulla fattura PDF.

Cosa può fare? Verifichi prima che l'importo totale da pagare sia stato ripreso correttamente. Confronti poi aliquota e importo IVA del PDF con l'XML. Se coincidono, non c'è errore di riconoscimento: il messaggio è solo un avviso di validazione. Se importo o aliquota IVA nell'XML differiscono in modo dimostrabile dal PDF, contatti il supporto e invii il PDF originale e l'XML correlato.

Attenzione: le domande di registrazione fiscale (per esempio IVA a credito rispetto a rimborso UE con aliquota IVA estera) esulano da questo messaggio di errore. Si rivolga al proprio consulente fiscale.

Se la fattura PDF non mostra IVA (nemmeno come altro importo, come un'imposta assicurativa, o una percentuale del 21%), la conversione PDF imposta la categoria IVA su O (IVA non applicabile). Questo avviene anche quando il PDF indica un numero IVA del fornitore.

È comportamento di prodotto, non un errore di riconoscimento automatico: l'elaborazione IDR basa la categoria IVA su quanto è effettivamente indicato come IVA sul documento, non sulla presenza di un numero IVA.

Cosa può fare? Il PDF mostra IVA, ma manca nell'XML? Allora può esserci un errore di riconoscimento. In quel caso contatti il supporto tramite Feedback PDF-conversion e invii il PDF originale e l'XML correlato.