Con il motore di workflow di eConnect si automatizza il processo di approvazione per fatture di acquisto, note spese e altri documenti. Si impostano regole che determinano quali controlli vengono eseguiti automaticamente e chi deve approvare i documenti. La funzionalità workflow è disponibile come add-on con un abbonamento SLA (abbonamento e/o costi di configurazione). La funzionalità si trova sotto Workflow nell'ambiente cliente; senza contratto o abbonamento non è presente.

• Workflow di base: l'attività di conversione sulla piattaforma. Le e-mail in caso di rifiuto di una fattura PDF provengono da questo workflow di base.
• Workflow personalizzato: costruito su richiesta nell'ambiente cliente. Si applica per impostazione predefinita a tutte le organizzazioni in tale ambiente. Il routing specifico per organizzazione si aggiunge tramite un passaggio o una condizione aggiuntiva che riguarda solo quell'organizzazione (ad esempio su document.extra.receiverId).

Un workflow ha:

• esattamente 1 passaggio Initial/iniziale
• 1 o più passaggi Intermediate/intermedi
• 1 o più passaggi Final/finali
• opzionalmente: un Metodo o un passaggio senza Actor

Un Metodo (senza Actor) si usa ad esempio per le fatture di acquisto per reimpostare la data di download. In questo modo il documento va al pacchetto software solo dopo essere stato approvato e passato per questo passaggio.

Nella scheda Passaggi successivi si sceglie verso quali altri passaggi il documento può andare. Il routing è automatizzabile su condizioni, di solito al primo passaggio o a un passaggio senza actor.

Un workflow è composto da una serie di passaggi che un documento percorre non appena viene ricevuto. Ogni passaggio può essere una validazione automatica (il sistema verifica una condizione) oppure un'azione manuale (un collaboratore deve esaminare il documento).

Il motore di workflow valida sui campi UBL/XML conosciuti dalla piattaforma. Esempi:

• È presente un numero d'ordine?
• Il numero d'ordine inizia con un determinato prefisso?
• La valuta è diversa da EUR?
• Il documento è stato riconosciuto come duplicato?

In base al risultato, vengono assegnate attività o il documento viene inoltrato automaticamente.

Il selettore di campi mostra solo campi XML della piattaforma. Le estensioni UBL grezze provenienti da IDR non vi sono incluse, salvo disponibilità altrove tramite functions o XPath. Operatori e functions sono possibili, ad esempio controlli di lunghezza o sottostringa. Per ricerche senza modifiche al workflow in caso di estensione di un elenco, usare una ricerca in una lista dati (dl:getFirstResult).

Pattern di condizione comuni:

Se un documento non può essere approvato automaticamente, viene creata un'attività e assegnata a un utente, un gruppo o un ruolo. L'assegnazione può basarsi sul risultato della validazione, ad esempio: fatture superiori a € 5.000 al direttore finanziario, fatture inferiori a € 5.000 al contabile.

Il collaboratore che riceve un'attività può:

• Approvare: il documento prosegue alla fase successiva o riceve lo stato "Pronto per il pagamento"
• Rifiutare: il documento riceve lo stato "Rifiutato" e il workflow si interrompe
• Delegare: il documento viene inoltrato a un collega (anche in un ambiente partner)

Per le attività assegnate a più persone, è possibile configurare se tutti devono agire o se è sufficiente che una sola persona approvi.

In pratica, queste azioni si gestiscono tramite le attività. Consultare Attività sulla piattaforma per i passaggi e la panoramica dello schermo.

Il workflow è disponibile per:

• Fatture di acquisto
• Bozze di fatture di vendita
• Note spese
• Attività di conversione

Un workflow può avviarsi automaticamente alla ricezione di un documento oppure essere avviato manualmente dalla Posta in arrivo.

1. Creare una rappresentazione visiva del flusso delle fatture e determinare i passaggi di processo e gli elementi del workflow.
2. Creare il workflow nell'ambiente cliente sotto Workflow (abbonamento richiesto).
3. Determinare attività e transizioni (Initial / Intermediate / Final / Metodo opzionale).
4. Assegnare gli esecutori: utenti e/o gruppi. Tutti gli utenti assegnati vedono l'attività.
5. Creare eventualmente template e-mail.
6. Aggiungere passaggi di invio e-mail al workflow.

Prima Pilot: costruire e testare sempre prima il workflow in Pilot; configurarlo poi in produzione.

Un admin o gestore può intervenire sul workflow sotto Amministrazione (Workflow admin).

La voce di menu Template si usa per creare liste dati. Le liste dati si usano nel workflow per approvazione o rifiuto automatico, routing e mapping (ad esempio EAN verso centro di costo). I template di fattura, attività di conversione e altri template standard non possono essere personalizzati dai clienti.

Le liste dati si popolano tramite upload CSV. I nomi delle colonne devono corrispondere esattamente alla data list nella piattaforma, l'ordine deve essere uguale, e vale un limite massimo di 5.000 righe. Salvare il CSV senza formattazione UTF-8 (ANSI/Windows-1252). Un template scaricabile è disponibile tramite la scheda "Carica dati".

Il workflow invia automaticamente notifiche via e-mail a ogni passaggio:

• Al collaboratore che riceve un'attività
• Al fornitore o al referente interno in caso di approvazione o rifiuto
• All'amministratore in caso di escalation o eccezioni

Menu: Sviluppo > Template e-mail. Sono necessari i permessi per sviluppare template e-mail (generalmente abbonamento Professional o superiore). L'elenco mostra i template dell'account e può essere vuoto se non esistono ancora template personalizzati. Schede: Ambiente (template dell'account) e Piattaforma (template di piattaforma di tutti i canali).

Le notifiche del workflow e le altre e-mail della piattaforma utilizzano template e-mail. Le variabili differiscono in base al contesto. I template di piattaforma e quelli personalizzati si collegano ai passaggi di notifica del workflow o di invio e-mail.

1. Più/Nuovo (in basso a destra o pulsante Nuovo).
2. Compilare oggetto e contenuto; al salvataggio appare un popup con i metadati.
3. Nome e Descrizione: etichetta interna.
4. Contesto: obbligatorio e univoco; determina quando il template è selezionabile.
5. Canale: canale del cliente (ad esempio eConnect o UWV).
6. Lingua: la piattaforma sceglie il template in inglese se l'indirizzo e-mail è noto e l'impostazione della lingua è inglese. Variante linguistica aggiuntiva tramite il menu contestuale Crea variante (traduzione manuale del contenuto).

1. Scheda Piattaforma: tutti i template e-mail di piattaforma di tutti i canali.
2. Cercare il template; aprire un'anteprima tramite i tre puntini con il canale del cliente.
3. Copia nell'ambiente.
4. Il template si trova quindi nella scheda Ambiente ed è adattato solo per questo account.
5. Il template di piattaforma adattato viene utilizzato immediatamente per l'e-mail corrispondente.

I segnaposto differiscono in base al contesto; non tutti sono disponibili ovunque. Esempi: [[params.INVOICEID]], [[params.SENDER]], [[params.RECEIVER]]. I segnaposto disponibili si trovano spesso tramite Proprietà del template (di piattaforma).

Per le fatture è disponibile anche XPath su XML, ad esempio:

• [[document.xpath(//urn1:ID)]] = numero fattura
• [[document.xpath(//urn2:AccountingSupplierParty/urn2:Party/urn2:Contact/urn1:ElectronicMail)]] = e-mail di contatto del mittente

Dopo la creazione o la modifica, collegare i passaggi di invio e-mail nel workflow.

Ogni passaggio del workflow viene registrato in un registro di audit completo. È sempre possibile verificare chi ha approvato cosa, quando e quali validazioni sono state eseguite. Questo è essenziale per la compliance e il controllo interno.

Per la gestione dei workflow è disponibile un ruolo amministrativo specifico. Un utente con questo ruolo può riavviare attività, riassegnarle e sovrascrivere passaggi senza compromettere il workflow regolare.

Il motore di workflow offre visibilità tramite la Cronologia per documento e la panoramica amministrativa:

• Cronologia dei passaggi per documento: aprire una fattura e consultare la Cronologia per vedere quali passaggi del workflow sono stati completati. Come Workflow Admin è possibile anche visualizzare tutti i passaggi eseguiti tramite la scheda "All executed steps".
• Documenti rifiutati: come Workflow Admin è possibile filtrare i documenti elaborati con stato "Rifiutato" tramite "Tutte le istanze". Prerequisito: assegnare descrizioni chiare ai propri passaggi, in modo che nella panoramica sia riconoscibile quale passaggio ha rifiutato la fattura.
• Granularità: se un passaggio verifica più criteri contemporaneamente, non è visibile quale criterio specifico ha causato il rifiuto. Suddividere i passaggi di validazione in un criterio per passaggio per la massima visibilità.

"The Workflow instance is already executing"

Questo messaggio di errore compare quando un'azione del workflow viene attivata due volte, ad esempio facendo doppio clic sul pulsante di approvazione.

Soluzione come Workflow Admin:

1. Cercare l'istanza in questione tramite "Tutte le istanze"
2. Reinviare il workflow
3. Far avanzare il documento al passaggio successivo (ad esempio il passaggio di download)

Per messaggi di errore nei workflow in uscita, come admin è possibile riprendere l'attività tramite l'opzione di ripresa dopo la correzione. Un'attività annullata rimane allo stesso stato.

Per sapere come funzionano le attività nella pratica, consultare Attività sulla piattaforma.

• Attività sulla piattaforma, assegnare e gestire
• Stati delle fatture
• Abbonamenti sulla piattaforma eConnect