Le attività sulla piattaforma eConnect sono azioni da completare assegnate agli utenti, generalmente nell'ambito di un workflow di approvazione. Quando una fattura deve essere esaminata, controllata o approvata, compare un'attività presso il collaboratore responsabile.

Le attività compaiono nella Posta in arrivo come azioni da completare. Si riceve una notifica via e-mail quando viene assegnata una nuova attività (a condizione che questa opzione sia attivata nel proprio profilo). Sulla piattaforma, il numero di attività aperte è visibile nel menu.

Le attività vengono solitamente create automaticamente dal motore di workflow, ma possono anche essere avviate manualmente da un amministratore o da un utente con ruolo amministrativo.

Aprire l'attività e visualizzare il documento associato (fattura, nota spese o altro documento). Sono disponibili le seguenti opzioni:

• Approvare: il documento soddisfa le condizioni e può essere elaborato.
• Rifiutare: il documento viene restituito o riceve lo stato "Rifiutato". È possibile indicare un motivo.
• Delegare: l'attività viene inoltrata a un collega, ad esempio se non si è autorizzati a esaminare il documento o se la responsabilità spetta a un altro reparto.

Dopo la gestione dell'attività, il documento prosegue automaticamente alla fase successiva del workflow oppure riceve lo stato finale ("Pronto per il pagamento" o "Rifiutato").

Un'attività può essere assegnata a più persone contemporaneamente. Il workflow determina quale modalità si applica:

• Tutti devono agire: ogni persona assegnata deve gestire l'attività prima che il documento prosegua.
• Una persona è sufficiente: non appena una persona approva o rifiuta, l'attività è conclusa.

Con un partenariato attivo (ad esempio con il proprio commercialista) è possibile delegare le attività anche a utenti in un altro ambiente. In questo modo il commercialista può esaminare e approvare le fatture senza che sia necessario fare tutto in prima persona.

Nella Posta in arrivo è disponibile una panoramica di tutte le attività aperte, completate e con escalation. È possibile filtrare per stato, data e organizzazione per trovare rapidamente l'attività giusta.

Attenzione: non è possibile aggiungere le ragioni di validazione come colonna alla vista Attività. Per sapere perché un documento è stato rifiutato nel workflow, aprire il documento e consultare la Cronologia.

Per saperne di più sulla configurazione dei processi di approvazione, consultare Configurare il workflow.