Ogni fattura sulla piattaforma eConnect ha uno stato che indica dove si trova il documento nel processo di elaborazione. Gli stati differiscono tra fatture in entrata (acquisto) e in uscita (vendita).

Gli stati "In approvazione", "Approvata", "Pronta per il pagamento" e "Rifiutata" vengono utilizzati quando è impostato un workflow di approvazione. Senza workflow una fattura arriva direttamente allo stato "Ricevuta" e può essere contrassegnata manualmente come pagata. Gli stati "Pagamento avviato" e "Collection successfull" appaiono nei processi di pagamento e incasso automatizzati.

Una modifica di stato nella Posta in arrivo (ad esempio a Scaricata, Approvata, Rifiutata, o in linguaggio comune "mark as done" / completata) modifica solo l'etichetta di stato. Il documento rimane disponibile. Le fatture nella Posta in arrivo non possono essere eliminate. Non c'è un nuovo inoltro al software collegato, all'ERP o alla route di download API.

Scenario: la fattura è già corretta nel vostro ERP/pacchetto, ma lo stato della piattaforma non è ancora aggiornato. Allora modificare solo lo stato. Non usare Ripresentare il download API: quell'azione ripresenta il documento all'integrazione (rischio di offerta duplicata). Ripresentare è previsto solo in caso di mancato inoltro effettivo.

Si è contrassegnata per errore una fattura come completata o Scaricata senza scaricarla? Procedere così:

1. Accedere alla Posta in arrivo su platform.econnect.eu.
2. Cercare per numero fattura (impostare se necessario il filtro di stato su Scaricata o Tutte).
3. Aprire la fattura e scaricarla nuovamente come PDF e/o XML dalla schermata dei dettagli.

Vedere anche Modificare lo stato di una fattura di acquisto e Scaricare fattura XML.

Tramite Peppol la fattura arriva come UBL/XML strutturato. Un PDF è presente solo se:

1. il fornitore ha incorporato un PDF nell'UBL (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject), oppure lo ha inviato separatamente; oppure
2. l'account ricevente ha la generazione PDF da XML (piattaforma legacy, a livello account; modalità: Se non presente / Sempre / Mai). Vedere Generare PDF e PDF merge.

PSB: la generazione PDF on-demand da UBL non è ancora standard; viene restituito solo un PDF incorporato. UBL senza PDF incorporato significa nessun PDF tramite la PSB.

Solo XML senza PDF elaborato è normale quando il fornitore non ha incluso un PDF e la generazione non ne ha prodotto uno. Non si tratta di un errore di ricezione.

eConnect non può aggiungere in un secondo momento un PDF mittente mancante né rinviare la fattura con un PDF che non è stato ricevuto. Manca il PDF? Chiedere al fornitore di inviare il PDF per quella fattura e di incorporare un PDF nell'UBL per le fatture future (o di inviarlo separatamente).

Visualizzazione fattura vs allegato (piattaforma): un nodo PDF nell'XML non significa automaticamente una visualizzazione fattura. Un PDF incorporato conta come PDF della fattura nella visualizzazione fattura del dashboard solo se in cac:AdditionalDocumentReference è presente il valore di rilevamento esatto:

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, senza spazio), oppure
• DocumentType = PrimaryImage

Il testo "Commercial Invoice" (con spazio) significa la stessa cosa, ma il rilevamento della piattaforma segue il valore letterale esatto sopra indicato. Senza quel tag la piattaforma tratta il PDF come un allegato normale, anche se l'interfaccia mostra "allegato incorporato": in quel caso compare in fondo al PDF unito invece che in testa come visualizzazione fattura. Con la generazione PDF Se non presente/Sempre la piattaforma può comunque creare un PDF eConnect dall'XML (spesso prima la copertina invece del PDF originale del fornitore). Vedere Struttura di una fattura UBL.

Autoverifica nella Posta in arrivo (platform.econnect.eu) — "quale tag invia questo fornitore":

1. Aprire la Posta in arrivo, cercare per numero fattura o fornitore.
2. Visualizzazione dettaglio/fattura: se lì è mostrato un PDF, è disponibile (inviato/incorporato o generato).
3. Allegati: PDF aggiuntivi o specifiche del fornitore.
4. Scaricare XML tramite l'opzione di download sulla fattura, cercare AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType. Vedere Scaricare fattura XML.
5. Manca CommercialInvoice / PrimaryImage? È un messaggio per il fornitore (eConnect non riscrive l'XML): chiedergli di incorporare il PDF fattura con DocumentDescription CommercialInvoice nell'UBL.

Varianti di ricerca: omettere copertina fatture, PDF eConnect prima, PDF originale prima, tag CommercialInvoice, DocumentDescription mancante, PrimaryImage, PDF incorporato come allegato, contattare fornitore per tag PDF, PDF mancante sulla piattaforma, PDF mancante in SAP, allegato incorporato non come fattura, allegato in XML ma non visibile, PDF unito allegato in fondo, Commercial Invoice spazio vs CommercialInvoice.

Vedere anche: PDF via Peppol (percorso mittente e incorporamento).

Gli stati "In approvazione", "Pagata" e "Rifiutata" per le fatture in uscita vengono impostati dalla parte ricevente, non dal mittente. Se entrambe le parti utilizzano la piattaforma eConnect, le modifiche di stato vengono scambiate automaticamente. Con l'invio tramite Peppol, il destinatario può restituire un messaggio di stato tramite la Invoice Response Message. Non tutti i destinatari inviano messaggi di stato; ciò può spiegare differenze negli stati delle fatture verso clienti diversi.

Quando sia il mittente che il destinatario utilizzano la piattaforma eConnect, le modifiche di stato vengono condivise in tempo reale. Se il destinatario approva una fattura o la contrassegna come pagata, lo si vede immediatamente nella propria Posta in uscita. Funziona anche al contrario: se si contrassegna una fattura di acquisto come pagata, il mittente può vedere quello stato nel proprio sistema.

Per le fatture inviate tramite Peppol a un destinatario presso un altro provider, lo scambio degli stati dipende dal supporto delle Invoice Response Messages da parte del ricevente. Non tutti i destinatari (o i loro provider) inviano messaggi di stato. Di conseguenza gli stati di fatture simili verso clienti diversi possono divergere, anche se l'invio stesso è riuscito.

La piattaforma controlla automaticamente i duplicati per impostazione predefinita. Questo comportamento può essere disattivato su richiesta. Quando arriva una fattura già ricevuta in precedenza, anche se tramite un canale diverso, la nuova fattura viene contrassegnata come "Doppia". La fattura originale mantiene il proprio stato.

Una fattura contrassegnata come doppia non viene inoltrata automaticamente al software di contabilità. La marcatura è errata? Tramite il menu (tre puntini) è possibile contrassegnarla come "Originale", dopodiché verrà elaborata. Per maggiori informazioni consultare Come viene riconosciuta una fattura doppia?.

Varianti di ricerca: controllo di completezza flusso fatture, export stati eConnect, controllo completezza Unit4 SFTP, riconciliazione eConnect ERP, per fattura o per batch SFTP, cosa c'è su SFTP vs nell'ERP.

Nella consegna a un sistema ERP (ad esempio Unit4 ERP CR) tramite To-SFTP ci sono tre passaggi distinti: eConnect riceve ed elabora la fattura, la PSB deposita il documento sul server SFTP e l'ERP legge la cartella SFTP e registra la fattura. Sono passaggi indipendenti.

Lo stato piattaforma Scaricata conferma solo che eConnect ha inoltrato o messo a disposizione il documento. Non è la prova che l'ERP abbia anche importato la fattura con successo. Tramite SFTP il software ricevente non restituisce a eConnect uno stato di registrazione.

eConnect non offre un report di completezza self-service separato SFTP-versus-ERP. Per il controllo si combinano:

• gli stati e l'export nella Posta in arrivo (Ricevuta, Scaricata, Rifiutata);
• i file nella cartella inbox SFTP e il log di importazione dell'ERP (eConnect non li vede).

La riconciliazione avviene preferibilmente per numero fattura, non come conteggio batch: la route To-SFTP standard carica per documento, non come ZIP periodico. Vedere anche lo sfondo tecnico in Integrazione SFTP.

Nel dashboard si visualizza una panoramica visiva degli stati delle fatture. Le fatture verdi sono completamente elaborate; le fatture arancioni sono ricevute ma non ancora elaborate. Un gran numero di fatture arancioni può indicare duplicati deliberatamente rifiutati: si tratta di un comportamento normale e non di un errore.

Si desidera modificare manualmente lo stato di una fattura di acquisto? Consultare Modificare lo stato di una fattura di acquisto.