Ogni fattura sulla piattaforma eConnect ha uno stato che indica dove si trova il documento nel processo di elaborazione. Gli stati differiscono tra fatture in entrata (acquisto) e in uscita (vendita).

Gli stati "In approvazione", "Approvata", "Pronta per il pagamento" e "Rifiutata" vengono utilizzati quando è impostato un workflow di approvazione. Senza workflow una fattura arriva direttamente allo stato "Ricevuta" e può essere contrassegnata manualmente come pagata. Gli stati "Pagamento avviato" e "Collection successful" appaiono nei processi di pagamento e incasso automatizzati.

Una modifica di stato nella Posta in arrivo (ad esempio a Scaricata, o in linguaggio comune "mark as done" / completata) modifica solo l'etichetta di stato. Il documento rimane disponibile. Le fatture nella Posta in arrivo non possono essere eliminate.

Si è contrassegnata per errore una fattura come completata o Scaricata senza scaricarla? Procedere così:

1. Accedere alla Posta in arrivo su platform.econnect.eu.
2. Cercare per numero fattura (impostare se necessario il filtro di stato su Scaricata o Tutte).
3. Aprire la fattura e scaricarla nuovamente come PDF e/o XML dalla schermata dei dettagli.

Vedere anche Modificare lo stato di una fattura di acquisto.

Tramite Peppol la fattura arriva sempre come UBL/XML strutturato. Un PDF è presente solo se:

1. il fornitore ha incorporato un PDF nell'UBL (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject), oppure lo ha inviato separatamente; oppure
2. l'account ricevente ha attivato la generazione PDF da XML (piattaforma legacy, a livello account; modalità: Se non presente / Sempre / Mai). Vedere Generare PDF e PDF merge.

PSB: la generazione PDF on-demand da UBL non è ancora standard; viene restituito solo un PDF incorporato. UBL senza PDF incorporato significa nessun PDF tramite la PSB.

Solo XML senza PDF elaborato è normale quando il fornitore non ha incluso un PDF e la generazione non ne ha prodotto uno. Non si tratta di un errore di ricezione.

Visualizzazione fattura vs allegato (piattaforma): un PDF incorporato conta come PDF della fattura nella visualizzazione fattura del dashboard solo se cac:AdditionalDocumentReference contiene il valore di rilevamento esatto:

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, senza spazio), oppure
• DocumentType = PrimaryImage

Il testo "Commercial Invoice" significa la stessa cosa, ma il rilevamento della piattaforma segue esclusivamente il valore letterale esatto sopra indicato. Senza quel tag la piattaforma tratta il PDF come un allegato normale; con la generazione PDF impostata su Se non presente/Sempre la piattaforma può comunque creare un PDF eConnect dall'XML (spesso prima la copertina invece del PDF originale del fornitore). Vedere Struttura di una fattura UBL.

Autoverifica nella Posta in arrivo (platform.econnect.eu):

1. Aprire la Posta in arrivo, cercare per numero fattura o fornitore.
2. Visualizzazione dettaglio/fattura: se lì è mostrato un PDF, è disponibile (inviato/incorporato o generato).
3. Allegati: PDF aggiuntivi o specifiche del fornitore.
4. Scaricare XML tramite l'opzione di download sulla fattura, cercare AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType. Vedere Scaricare fattura XML.
5. Manca CommercialInvoice / PrimaryImage? È un messaggio per il fornitore (eConnect non riscrive l'XML): chiedergli di incorporare il PDF fattura con DocumentDescription CommercialInvoice nell'UBL.

Varianti di ricerca: omettere copertina fatture, PDF eConnect prima, PDF originale prima, tag CommercialInvoice, DocumentDescription mancante, PrimaryImage, PDF incorporato come allegato, contattare fornitore per tag PDF.

Vedere anche: PDF via Peppol (percorso mittente e incorporamento).

Gli stati "In approvazione", "Pagata" e "Rifiutata" per le fatture in uscita vengono impostati dalla parte ricevente, non dal mittente. Se entrambe le parti utilizzano la piattaforma eConnect, le modifiche di stato vengono scambiate automaticamente. Con l'invio tramite Peppol, il destinatario può restituire un messaggio di stato tramite l'Invoice Response Message.

Quando sia il mittente che il destinatario utilizzano la piattaforma eConnect, le modifiche di stato vengono condivise in tempo reale. Se il destinatario approva una fattura o la contrassegna come pagata, lo si vede immediatamente nella propria Posta in uscita. Funziona anche al contrario: se si contrassegna una fattura di acquisto come pagata, il mittente può vedere quello stato nel proprio sistema.

Per le fatture inviate tramite Peppol a un destinatario presso un altro provider, lo scambio degli stati dipende dal supporto delle Invoice Response Messages da parte del ricevente.

La piattaforma controlla automaticamente i duplicati. Quando arriva una fattura già ricevuta in precedenza, anche se tramite un canale diverso, la nuova fattura viene contrassegnata come "Doppia". La fattura originale mantiene il proprio stato.

Una fattura contrassegnata come doppia non viene inoltrata automaticamente al software di contabilità. La marcatura è errata? Tramite il menu (tre puntini) è possibile contrassegnarla come "Originale", dopodiché verrà elaborata normalmente. Per maggiori informazioni consultare Come viene riconosciuta una fattura doppia?.

Nel dashboard si visualizza una panoramica visiva degli stati delle fatture. Le fatture verdi sono completamente elaborate; le fatture arancioni sono ricevute ma non ancora elaborate. Un gran numero di fatture arancioni può indicare duplicati deliberatamente rifiutati: si tratta di un comportamento normale e non di un errore.

Si desidera modificare manualmente lo stato di una fattura di acquisto? Consultare Modificare lo stato di una fattura di acquisto.