Il rilevamento dei duplicati avviene in più momenti del processo:

1. All'invio: la piattaforma verifica se una fattura elettronica (XML) è già stata inviata elettronicamente.
2. Alla ricezione: controllo della combinazione fornitore, data fattura e numero fattura.
3. Nella conversione PDF: controllo aggiuntivo del partner di conversione che trasforma il PDF in una fattura elettronica.
4. Tra canali: rilevamento quando la stessa fattura arriva sia come XML sia come PDF, indipendentemente dal canale.
5. Nel pacchetto ERP: controllo su fornitore e numero fattura al download nel software contabile.
6. Al pagamento: ultimo controllo all'approvazione dei pagamenti.

Per le vere fatture elettroniche (XML) il rilevamento dei duplicati è affidabile al 100%, perché il numero fattura e tutti i dati vengono confrontati in modo esatto.

Per le fatture PDF il rilevamento dipende dal riconoscimento dell'IDR (Intelligent Document Recogniser). Nella quasi totalità dei casi i duplicati vengono riconosciuti correttamente. Resta un piccolo margine per fatture con un layout atipico o se l'OCR legge il numero fattura in modo leggermente diverso.

Il controllo del passo 5 (nel pacchetto ERP) è un controllo distinto del software contabile, indipendente dal rilevamento della piattaforma. La piattaforma marca una fattura come duplicato solo con una corrispondenza esatta di fornitore, data fattura e numero fattura insieme. Il software contabile può rifiutare una fattura anche solo su fornitore e numero fattura, anche se la data è diversa. Quello non è un duplicato di piattaforma. Vedi Risoluzione problemi ERP per i messaggi specifici del pacchetto, come [U4BadRequest]: Invoice number already exists in Unit4 ERPx.

Una fattura riconosciuta come duplicato riceve lo stato "Doppia" nella posta in arrivo. Non viene inoltrata automaticamente al software contabile. Ricevi una notifica e-mail quando viene rilevata una fattura doppia.

La fattura originale mantiene il suo stato e viene elaborata normalmente.

In casi eccezionali una fattura può essere contrassegnata per errore come doppia. Può succedere se due fatture diverse hanno per caso la stessa combinazione di fornitore, data e numero, o se l'OCR legge un numero fattura in modo leggermente diverso.

Uno schema noto: il riconoscimento legge un campo di intestazione ricorrente sul PDF, come un codice postale, al posto del vero numero fattura. Se quel numero errato compare su più fatture dello stesso fornitore, la piattaforma le marca correttamente in base alla chiave, ma in modo improprio nel contenuto. Succede tra l'altro con fatture dalla Germania, dove un codice postale (PLZ) viene a volte letto come numero fattura.

Per sbloccare una fattura contrassegnata per errore:

1. Apri la fattura nella posta in arrivo.
2. Fai clic sul menu (tre puntini).
3. Scegli "Segna come originale".

La fattura viene quindi elaborata e, se hai un collegamento software, inviata al software contabile.

La conversione PDF rimuove sempre tutti gli spazi dal numero fattura. L'XML del fornitore (Peppol o un caricamento XML) conserva il numero fattura come fornito, spazi inclusi.

Il controllo della piattaforma corrisponde in modo esatto su fornitore, data fattura e numero fattura. Solo una differenza di spazio tra la conversione PDF e l'XML del fornitore produce due originali. Non è un duplicato e non è un guasto.

L'XML fa fede. Se la conversione PDF differisce dall'XML, invia solo l'XML. Un nome file diverso si corregge presso il mittente.