La piattaforma eConnect controlla automaticamente la presenza di fatture doppie. Per ogni fattura in arrivo viene verificato se la stessa fattura è già stata ricevuta in precedenza, anche se arrivata tramite un canale diverso. Questo evita di registrare o pagare la stessa fattura due volte.

Il rilevamento dei duplicati avviene in più momenti del processo di elaborazione:

1. All'invio: la piattaforma verifica se una fattura elettronica (XML) è già stata consegnata elettronicamente.
2. Alla ricezione: verifica sulla combinazione di fornitore, data fattura e numero fattura.
3. Alla conversione PDF: verifica aggiuntiva da parte del partner di conversione che trasforma il PDF in fattura elettronica.
4. Cross-channel: rilevamento quando la stessa fattura arriva sia come XML che come PDF, indipendentemente dal canale.
5. Nel pacchetto ERP: verifica su fornitore e numero fattura durante il download nel software di contabilità.
6. Al pagamento: ultima verifica all'approvazione dei pagamenti.

Per le fatture elettroniche (XML) il rilevamento dei duplicati è affidabile al 100%, poiché il numero fattura e tutti i dati vengono confrontati esattamente.

Per le fatture PDF il rilevamento dipende dal riconoscimento dell'IDR (Intelligent Document Recogniser). Nella quasi totalità dei casi i duplicati vengono riconosciuti correttamente, ma esiste un piccolo margine residuo per fatture con formattazione atipica o quando il numero fattura viene riconosciuto in modo leggermente diverso dall'OCR.

Una fattura riconosciuta come duplicato riceve lo stato "Doppia" nella Posta in arrivo. La fattura non viene inoltrata automaticamente al software di contabilità. Si riceve una notifica via e-mail al rilevamento di una fattura doppia.

La fattura originale mantiene il proprio stato e viene elaborata normalmente.

In casi eccezionali una fattura può essere erroneamente contrassegnata come doppia. Questo può accadere se due fatture diverse hanno casualmente la stessa combinazione di fornitore, data e numero, o se il riconoscimento OCR legge un numero fattura in modo leggermente diverso.

Un pattern noto in questo caso: il riconoscimento legge un campo di intestazione ricorrente sul PDF, come un codice postale, invece del numero di fattura reale. Se quel numero errato compare su più fatture dello stesso fornitore, la piattaforma le contrassegna correttamente in base alla chiave, ma erroneamente nel merito come duplicato. Questo accade, tra l'altro, con fatture provenienti dalla Germania, dove talvolta un codice postale (PLZ) viene letto come numero di fattura.

Per rilasciare una fattura erroneamente contrassegnata:

1. Aprire la fattura nella Posta in arrivo.
2. Cliccare sul menu (tre puntini).
3. Scegliere "Contrassegna come originale".

La fattura viene quindi elaborata normalmente e, se si dispone di un collegamento software, inoltrata al software di contabilità.

Per saperne di più sugli stati delle fatture, consultare Stati delle fatture.