Dove trovare le fatture ricevute sulla piattaforma eConnect: Posta in arrivo e filtri.
Tutte le fatture ricevute tramite Peppol, e-mail o la piattaforma eConnect arrivano nella Posta in arrivo. Qui è possibile trovarle, visualizzarle, filtrarle e inoltrarle al proprio software di contabilità.
Aprire la Posta in arrivo dal menu principale. Si visualizza una panoramica di tutte le fatture di acquisto ricevute, ordinate per data. Per ogni fattura si vedono a colpo d'occhio i dati principali: mittente, numero fattura, importo, data e stato.
Utilizzare la barra di ricerca in alto per trovare rapidamente una fattura specifica. È possibile cercare per numero fattura, mittente, importo o altre caratteristiche. Con le opzioni di filtro si affina ulteriormente la panoramica, ad esempio per periodo, stato o organizzazione.
Cliccare su una fattura per aprire i dettagli completi. Si visualizzano i dati della fattura, le righe e gli eventuali allegati. Da questa schermata è possibile anche scaricare la fattura come PDF o come file XML.
La visualizzazione PDF mostra la fattura così come il mittente l'ha creata oppure, se la fattura è arrivata come fattura elettronica, una formattazione generata dalla piattaforma in base ai dati XML. Il file XML contiene i dati strutturati della fattura elettronica che il software di contabilità può importare.
Ogni fattura ricevuta ha uno stato che indica dove si trova nel processo di elaborazione:
Lo stato di una fattura può essere modificato manualmente dalla pagina dei dettagli. Se entrambe le parti utilizzano la piattaforma eConnect, le modifiche di stato vengono scambiate automaticamente: il mittente vede in tempo reale che la fattura è stata approvata o pagata.
Se è stato impostato un collegamento software, le fatture ricevute vengono inoltrate automaticamente al software di contabilità. Questo avviene in background senza che sia necessario fare nulla. Di norma una fattura è visibile nel pacchetto di contabilità entro 4 ore.
Se una fattura non è stata consegnata correttamente al software, è possibile ripresentarla manualmente. Lo si fa dalla pagina dei dettagli della fattura con l'opzione "Ripresenta". Questo funziona sia per le fatture di acquisto che per quelle di vendita.
Attenzione: le fatture contrassegnate come "Doppia" devono prima essere contrassegnate come "Originale" prima di poterle ripresentare.
La piattaforma controlla automaticamente la presenza di fatture doppie. Per ogni fattura ricevuta viene verificata la combinazione di fornitore, data fattura e numero fattura. Se una fattura è già stata ricevuta in precedenza, anche se arrivata tramite un canale diverso (ad esempio prima come XML e poi come PDF), il duplicato viene contrassegnato automaticamente.
Per le fatture elettroniche (XML) il rilevamento dei duplicati è affidabile al 100%. Per le fatture PDF il rilevamento è sempre più accurato, ma in casi eccezionali un duplicato potrebbe non essere riconosciuto automaticamente. Si riceve una notifica via e-mail quando viene rilevata una fattura doppia.
Si lavora regolarmente con le stesse impostazioni di filtro? Salvarle come visualizzazione. Le visualizzazioni possono essere condivise con i colleghi, così tutti utilizzano la stessa panoramica. Da ogni visualizzazione è possibile esportare i risultati come file CSV (massimo 20.000 righe).
Si desidera ricevere automaticamente una notifica per ogni nuova fattura? Impostare le notifiche.
Visualizza le fatture ricevute
Chiedere al fornitore (o al suo Access Point) il returnedMessageId. eConnect crea questo identificatore nel momento in cui un documento viene accettato o rifiutato tramite AS4; ha il formato GUID@econnect.eu (esempio: 088762a2-2446-4077-a9b3-d20959b2565c@econnect.eu). Con questo identificatore, il Support può recuperare il documento e tracciarne l'ulteriore elaborazione.
Le due cause più frequenti di errori di ricezione AS4 sono:
Se il Support non riesce a trovare il documento tramite il returnedMessageId, il caso viene escalato a Tech Support.
No. È cambiata solo l'etichetta di stato; i documenti nella Posta in arrivo non possono essere eliminati. Cercare per numero fattura, impostare il filtro di stato su Scaricata o Tutte, aprire la fattura e scaricarla nuovamente come PDF e/o XML. Vedere Stati delle fatture.
Si tratta di un meccanismo diverso dalla rilevazione dei duplicati sopra. Per le fatture PDF, eConnect riconosce il numero di fattura in base alle fatture già elaborate dello stesso fornitore: più fatture sono già state elaborate e più coerente è il layout, più affidabile è il riconoscimento. Il numero visualizzato differisce da quello sul PDF, è troncato, oppure l'IDR acquisisce un altro campo (ad esempio un numero d'ordine/PO o il numero di registrazione del fornitore al posto del numero di fattura reale)? Segnalarlo al supporto con il numero di fattura e la fattura interessata. Adatteremo il riconoscimento per questo fornitore in modo che le fatture future siano elaborate correttamente.
Una fattura è contrassegnata come duplicata pur essendo un nuovo documento (ad esempio una nota di credito il cui numero d'ordine è stato riconosciuto come numero di fattura)? È un meccanismo distinto; vedere Come viene riconosciuta una fattura doppia?.