Molti software di contabilità possono mostrare solo un file PDF per fattura. Per questo eConnect offre la possibilità di generare automaticamente un PDF dai dati dell'e-fattura e di unire gli allegati in un unico documento ordinato.

Quando si riceve un'e-fattura (XML) senza PDF allegato, la piattaforma può generare automaticamente un PDF sulla base dei dati della fattura contenuti nell'XML. In questo modo si dispone sempre di una versione visivamente leggibile di ogni fattura, indipendentemente da come è stata consegnata.

Sono disponibili tre modalità, configurabili a livello di account:

L'impostazione è gestita dal supporto eConnect. Contattare il supporto per modificare la modalità.

La generazione utilizza un template PDF generico di eConnect. Non è personalizzabile per cliente. Per la PSB e la piattaforma 2.0, lo sviluppo di ulteriori opzioni di template è in corso.

Un'opzione utile è posizionare il PDF generato da eConnect in prima posizione nel documento. In questo modo l'utente vede sempre lo stesso formato standardizzato, indipendentemente dal layout della fattura originale del fornitore. Questo è particolarmente utile per le organizzazioni che ricevono molte fatture da fornitori diversi e desiderano una visualizzazione uniforme nel processo di approvazione.

Per le fatture che arrivano insieme a specifiche, bolle di accompagnamento o altri documenti, è possibile unire tutto in un unico PDF. Questo è essenziale per i sistemi ERP che possono elaborare solo un file PDF per fattura nel proprio workflow di approvazione.

L'ordine di unione è:

1. Il PDF generato (o il PDF della fattura originale)
2. Tutti gli allegati aggiuntivi

In alternativa, è possibile scegliere di inviare gli allegati come file separati anziché unirli. La scelta migliore dipende dalle capacità del software.

Il PDF merge è particolarmente prezioso in queste situazioni:

• Il software mostra solo un PDF per fattura e si necessita degli allegati nel processo di approvazione.
• Si ricevono fatture con documenti di specifica separati che si desidera visualizzare insieme.
• Si desidera una visualizzazione uniforme della fattura indipendentemente dal fornitore.

I fornitori possono anche incorporare un PDF nella fattura UBL stessa (come allegato base64 nell'elemento AdditionalDocumentReference). Questo è un metodo supportato da Peppol con cui i fornitori inviano in un unico file sia i dati strutturati che il PDF visivo. eConnect lo elabora correttamente e rende disponibile il PDF incorporato come allegato.

Desidera modificare le impostazioni PDF per il Suo account? Contatti il supporto.