Durante la conversione di una fattura PDF in un'e-fattura UBL, alcuni dati identificativi sono obbligatori. Si pensi al numero di Camera di Commercio, all'OIN o alla partita IVA del mittente o del destinatario. Se l'IDR (Intelligent Document Recogniser) non riesce a trovare un tale identificatore sulla fattura, viene inserito un valore predefinito affinché l'e-fattura rimanga tecnicamente valida.

Lo standard UBL e la specifica Peppol richiedono che determinati campi siano sempre compilati. Un'e-fattura senza identificazione del fornitore o dell'acquirente non è valida e non può essere elaborata dai sistemi riceventi. I valori predefiniti garantiscono che la fattura sia comunque valida e possa essere consegnata, anche se non tutti i dati erano presenti sul PDF originale.

Un valore predefinito è riconoscibile da un pattern fisso per paese. In questo modo, nel software di contabilità o nel sistema ERP, si può facilmente vedere che si tratta di un placeholder e non di un numero identificativo reale.

Il valore predefinito unknown per le partite IVA viene utilizzato quando l'IDR non ha trovato una partita IVA sulla fattura. Spetta al destinatario cercare e completare la partita IVA corretta nella contabilità.

Se si riceve una fattura con un valore predefinito, significa che i dati in questione non erano presenti sul PDF originale o non sono stati riconosciuti. Si hanno due opzioni:

1. Completare manualmente: inserire il numero identificativo corretto tramite il software di contabilità o nella piattaforma eConnect.
2. Informare il fornitore: chiedere al fornitore di riportare il dato mancante (come il numero di Camera di Commercio o la partita IVA) sulle fatture future.

Suggerimento: l'IDR impara da ogni fattura elaborata. Se un fornitore riporta sistematicamente i propri dati sulle fatture, questi vengono riconosciuti e memorizzati automaticamente dopo alcune fatture. I valori predefiniti non compariranno più per quel fornitore.

Desidera saperne di più su come l'IDR riconosce le fatture? Legga Come funziona Scan & Riconoscimento (IDR/OCR)?.