L'IDR (Intelligent Document Recogniser) riconosce automaticamente i dati principali di una fattura PDF e li converte in campi strutturati nell'e-fattura. I campi riconosciuti dipendono dall'abbonamento e dalla configurazione.

Per ogni conversione PDF vengono riconosciuti automaticamente i seguenti campi:

Con alcuni formati fornitore, l’IDR può acquisire un campo diverso dal numero di fattura, ad esempio un ID transazione invece del numero di fattura effettivo. Un esempio noto sono le fatture Meta (Facebook), dove il numero di fattura compare in fondo a una pagina successiva del PDF e l’ID transazione viene riconosciuto in modo più prominente. Altri casi: il numero di registrazione impresa del fornitore o un numero d’ordine/PO al posto del numero di fattura reale; questa variante può anche bloccare una nota di credito come duplicato.

Questo può essere migliorato per il formato fornitore in questione. Il riconoscimento del numero di fattura non è configurabile dal cliente, ma viene ottimizzato internamente da un membro del team di supporto tramite rilevamento degli outlier, regex e suggerimenti per fornitore o formato. Non è necessario alcun cambiamento nella roadmap; si tratta di un’ottimizzazione mirata della funzionalità esistente. Segnala questo caso all’assistenza — sulla base della segnalazione, il team aggiunge un suggerimento specifico per il fornitore in modo che le future fatture di quel formato ricevano il numero di fattura corretto.

Con l’abbonamento Professional vengono riconosciuti campi aggiuntivi:

L'IDR riconosce le date sulle fatture PDF e le converte nel formato data UBL standard (YYYY-MM-DD). Poiché le notazioni delle date variano per paese, l'IDR determina, in base al paese del fornitore, come interpretare le date ambigue:

• Stati Uniti: MDY (mese-giorno-anno). La data 03/11 viene interpretata come 11 marzo.
• Tutti gli altri paesi: DMY (giorno-mese-anno). La data 03/11 viene interpretata come 3 novembre.

Se il rilevamento automatico del paese non basta, si può aggiungere per fornitore un'indicazione specifica sul formato della data tramite il meccanismo di hints.

Tip: date interpretate in modo errato (ad esempio 03/11 come 11 marzo invece di 3 novembre) sono quasi sempre una questione di riconoscimento, non della piattaforma. La piattaforma mostra sempre la data come compare nell'UBL.

Con l'abbonamento Professional, l'IBAN riconosciuto viene confrontato con il verification store: un database di IBAN convalidati manualmente in precedenza per fornitore. Se l'IBAN sulla fattura differisce da quanto verificato in precedenza, viene segnalato. Questo aiuta a individuare fatture fantasma o dati bancari modificati.

Attenzione: secondo la norma europea EN16931, l'IBAN su una fattura serve principalmente a identificare il fornitore, non come istruzione di pagamento. Un IBAN modificato va sempre convalidato prima nei dati anagrafici del proprio sistema finanziario prima di effettuare il pagamento.

Oltre ai riferimenti standard (numero ordine, numero contratto, numero progetto), altri riferimenti possono essere configurati in modo specifico per fornitore, ad esempio codici di budget, codici del responsabile di budget o riferimenti interni. Si tratta di lavoro su misura impostato su base a strisce.

Il riconoscimento dei riferimenti configurabili utilizza un meccanismo a tre livelli:

1. Regex: validazione di formato per garantire che il riferimento estratto corrisponda esattamente al formato atteso
2. Outlier detection: rilevamento statistico delle deviazioni per valori improbabili
3. Hints: dati di training generati automaticamente in base alle correzioni del team QC

Tip: il numero ordine d'acquisto è il riferimento più usato e la maggior parte dei fornitori lo indica sulla fattura. Se un fornitore non può compilare un certo campo di riferimento nel proprio software, ha poco senso richiederlo. In quel caso usate il numero ordine d'acquisto come riferimento principale.

Secondo la norma europea EN16931, un riferimento (buyer reference) è obbligatorio su una fattura elettronica; si tratta spesso di un numero d'ordine o di un altro riferimento del destinatario. Un mittente può inserire un valore errato in questo campo.

eConnect non rifiuta una fattura sul riferimento per impostazione predefinita. Una fattura non soddisfa le regole di base della norma europea solo se non è presente alcun riferimento. Che una fattura venga rifiutata a causa di un riferimento sconosciuto o errato dipende dalla configurazione del destinatario: in una configurazione specifica del destinatario, una fattura può essere rifiutata se il riferimento è sconosciuto. Questo è quindi una proprietà della configurazione ricevente, non dell'elaborazione standard di eConnect.

Suggerimento: se vuoi rifiutare fatture per riferimenti mancanti o sconosciuti, configura questo tramite RBE (Rule Based Enrichment) sull'endpoint ricevente.

Il numero fattura (campo UBL cbc:ID, BT-1) è obbligatorio in EN 16931, UBL BIS Billing 3.0 e NLCIUS per le fatture regolari. Tuttavia, l'IDR elabora un flusso di documenti misto: fatture regolari, note di credito, note spese e ricevute. Le ricevute rientrano nel regime di fatturazione semplificata (transazioni fino a circa 100 € IVA inclusa), per cui l'amministrazione fiscale non impone il numero fattura come requisito legale. Il rifiuto per un numero fattura mancante escluderebbe tutte le ricevute e le note spese dall'elaborazione.

Per questo motivo, la pipeline IDR genera automaticamente un numero sostitutivo quando non è possibile estrarre alcun numero fattura dal documento durante il riconoscimento. Il campo cbc:ID (BT-1) viene quindi compilato con la struttura:

YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND

Il timestamp è il momento dell'elaborazione da parte della pipeline IDR, non la data sul documento. Esempio: 20240315143022-NOTFOUND.

Il filtraggio è possibile a due livelli:

1. RBE (Rule Based Enrichment): configura una regola che verifica se BT-1 (cbc:ID) termina con -NOTFOUND. In base a questo, il documento può essere trattenuto per la revisione manuale, reindirizzato a una casella separata o rifiutato automaticamente.
2. Sistemi propri (ERP/software contabile): una ricerca diretta di stringhe o un'espressione regolare su -NOTFOUND nel campo cbc:ID è sufficiente.

Con il riconoscimento righe vengono riconosciute anche le singole righe della fattura: descrizione, prezzo unitario, quantità, importo riga e campi di riferimento per riga. È una funzione separata che potete attivare voi stessi tramite Il mio ambiente.

Volete sapere come funziona il riconoscimento dal punto di vista tecnico? Leggete Come funziona Scan & Riconoscimento (IDR/OCR)?.