Come l'IDR identifica i fornitori tramite Purple Pages e il registro delle imprese, e perché il nome nella fattura elettronica può differire dal PDF.
Durante l'elaborazione di una fattura PDF, l'IDR deve determinare chi sia il fornitore. Questo non avviene in base al nome e all'indirizzo riportati sul PDF, ma tramite Purple Pages: il database delle parti di eConnect, alimentato dalla Camera di Commercio olandese (KvK). I dati del fornitore nella fattura elettronica sono quindi sempre i dati ufficiali del registro.
Il nome di un fornitore su una fattura PDF può essere scritto in molti modi: con o senza forma giuridica, abbreviato, con una denominazione commerciale invece del nome statutario. Identificando il fornitore tramite i dati del registro anziché il testo della fattura, l'identificazione è affidabile e coerente, indipendentemente da come il fornitore indica il proprio nome sulla fattura.
Purple Pages contiene i dati di tutte le organizzazioni olandesi e viene aggiornato continuamente. Per i fornitori esteri, l'identificazione è integrata con dati provenienti da altre fonti.
Può accadere che il nome nella fattura elettronica differisca da quello riportato sul PDF originale. Si tratta di un comportamento normale: la fattura elettronica contiene i dati ufficiali del registro, non il testo del PDF. I dati che l'IDR riconosce sulla fattura come destinatario (il cliente) vengono riportati separatamente in un'estensione XML, con avvisi in caso di discrepanze significative (ad esempio una partita IVA diversa).
Un punto di attenzione noto: nelle fatture di organizzazioni controllate o fondazioni che fanno parte di un'organizzazione più grande, l'IDR può talvolta riconoscere il nome dell'organizzazione capogruppo invece del fornitore effettivo. Ciò accade quando il nome dell'organizzazione capogruppo è predominante sulla fattura.
Se ciò accade, correggere manualmente la fattura e segnalarlo al supporto. Il team eConnect adegua il riconoscimento affinché le fatture future di questo fornitore vengano identificate correttamente.
Nota: ogni correzione viene reinserita nell'IDR come dato di addestramento. Il sistema apprende dalla segnalazione e riconosce correttamente il fornitore nelle fatture successive.
La fattura elettronica contiene sempre i dati ufficiali del registro provenienti da Purple Pages, non il testo riportato sul PDF. Un fornitore può scrivere il proprio nome in modi diversi (con o senza forma giuridica, come denominazione commerciale), ma l'identificazione tramite i dati del registro è più affidabile e coerente.
Correggere manualmente la fattura e segnalarlo al supporto. Il team eConnect adegua il riconoscimento affinché le fatture future di questo fornitore vengano identificate correttamente. Ogni correzione viene reinserita nell'IDR come dato di addestramento, permettendo al sistema di apprendere dalla segnalazione.
Per i fornitori olandesi, Purple Pages utilizza i dati del registro delle imprese. Per i fornitori esteri, l'identificazione è integrata con dati provenienti da altre fonti, come la partita IVA o altri registri specifici del paese. L'IDR riconosce fatture in più di 200 lingue.
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