Durante l'elaborazione di una fattura PDF, l'IDR deve determinare chi sia il fornitore. Questo non avviene in base al nome e all'indirizzo riportati sul PDF, ma tramite Purple Pages: il database delle parti di eConnect, alimentato dalla Camera di Commercio olandese (KvK). I dati del fornitore nella fattura elettronica sono quindi sempre i dati ufficiali del registro.

Il nome di un fornitore su una fattura PDF può essere scritto in molti modi: con o senza forma giuridica, abbreviato, con una denominazione commerciale invece del nome statutario. Identificando il fornitore tramite i dati del registro anziché il testo della fattura, l'identificazione è affidabile e coerente, indipendentemente da come il fornitore indica il proprio nome sulla fattura.

Purple Pages contiene i dati di tutte le organizzazioni olandesi e viene aggiornato continuamente. Per i fornitori esteri, l'identificazione è integrata con dati provenienti da altre fonti.

Può accadere che il nome nella fattura elettronica differisca da quello riportato sul PDF originale. Si tratta di un comportamento normale: la fattura elettronica contiene i dati ufficiali del registro, non il testo del PDF. I dati che l'IDR riconosce sulla fattura come destinatario (il cliente) vengono riportati separatamente in un'estensione XML, con avvisi in caso di discrepanze significative (ad esempio una partita IVA diversa).

La fattura elettronica riporta il nome statutario e l'indirizzo della sede legale dal registro delle imprese/Purple Pages, non la denominazione commerciale o l'indirizzo di casella postale dell'anagrafica fornitore del destinatario. Se il numero di registro delle imprese, la partita IVA e l'IBAN coincidono, ciò non esclude una differenza nel nome o nell'indirizzo: non si tratta di un errore di riconoscimento.

Un file scaricato da eConnect per una fattura PDF è sempre la conversione eConnect (con i dati ufficiali del registro), non il file originale del fornitore. Solo per una fattura elettronica nativa (Peppol o caricamento XML) il file scaricato è l'XML del mittente.

Se il campo Anagrafica o Indirizzo rimane vuoto nella registrazione contabile, eConnect non lo compila automaticamente: il collegamento tra il fornitore XML e un'anagrafica esistente avviene nel software di contabilità. Se l'XML è corretto ma il campo Anagrafica rimane vuoto, la causa è nel collegamento del proprio software o della configurazione ERP. eConnect non documenta le chiavi di corrispondenza per sistema ERP.

Lo stesso schema spiega perché un software di contabilità (tra cui CODA) a volte registra una fattura sul creditore sbagliato anche se il numero di registro delle imprese, la partita IVA e l'IBAN sono corretti: il nome nell'XML è il nome statutario del registro, non necessariamente il nome del creditore come riportato nell'anagrafica del destinatario.

Un punto di attenzione noto: nelle fatture di organizzazioni controllate o fondazioni che fanno parte di un'organizzazione più grande, l'IDR può talvolta riconoscere il nome dell'organizzazione capogruppo invece del fornitore effettivo. Ciò accade quando il nome dell'organizzazione capogruppo è predominante sulla fattura.

Se ciò accade, correggere manualmente la fattura e segnalarlo al supporto. Il team eConnect adegua il riconoscimento affinché le fatture future di questo fornitore vengano identificate correttamente.

Nota: ogni correzione viene reinserita nell'IDR come dato di addestramento. Il sistema apprende dalla segnalazione e riconosce correttamente il fornitore nelle fatture successive.

Per i fornitori che fanno parte di un gruppo con più entità legali in paesi diversi (ad esempio una filiale olandese e una danese dello stesso marchio), l'IDR identifica sempre il fornitore effettivo in base a identificatori (numero di registro delle imprese, partita IVA o registri locali) e IBAN, non in base alla preferenza del cliente.

Se il PDF mostra un indirizzo olandese e/o un IBAN olandese, una corrispondenza con la filiale olandese può essere tecnicamente corretta, anche se normalmente si contabilizza la fattura su un'altra entità del gruppo (ad esempio la filiale danese). Questa differenza risiede nella propria elaborazione contabile o configurazione ERP, non in un errore dell'IDR.

Questo è diverso dal punto descritto sopra, in cui l'IDR riconosce il nome di un'organizzazione capogruppo invece della filiale effettiva: quella situazione riguarda la dominanza del nome sulla fattura, questa riguarda un'entità di gruppo giuridicamente corretta ma potenzialmente inaspettata.

Nessuna opzione self-service per modificare l'entità. Non esiste alcuna impostazione (SampleStore o suggerimento) che consenta di forzare l'IDR a scegliere un'altra entità di paese o gruppo preferita contro gli identificatori e l'IBAN. La soluzione è a carico dell'utente: mappare il fornitore nel proprio sistema ERP sull'entità desiderata, oppure contabilizzare manualmente la fattura sull'entità di gruppo corretta.

Vuoi sapere quali campi riconosce l'IDR? Leggi Quali campi riconosce l'IDR?.