Tutte le fatture inviate tramite la piattaforma eConnect si trovano nella Posta in uscita. Qui si visualizzano per ogni fattura lo stato, il destinatario, l'importo e la modalità di consegna.

Aprire la Posta in uscita dal menu principale. Si visualizza una panoramica cronologica di tutte le fatture inviate, con i dati principali a colpo d'occhio: numero fattura, destinatario, importo, data e stato.

Utilizzare la barra di ricerca per trovare rapidamente una fattura specifica. È possibile cercare per numero fattura, nome del destinatario o importo. Con le opzioni di filtro si può affinare ulteriormente la panoramica, ad esempio per periodo, stato o organizzazione.

Ogni fattura inviata ha uno stato che indica dove si trova nel processo di consegna:

Stati come "In approvazione", "Pagata" e "Rifiutata" vengono impostati dalla parte ricevente. Se entrambe le parti utilizzano la piattaforma eConnect, questi stati vengono scambiati automaticamente. Con l'invio tramite Peppol, il destinatario può restituire un messaggio di stato (Invoice Response Message).

Il diagramma seguente mostra le possibili transizioni di stato di una fattura in uscita.

Lo stato Ricevuta nella Posta in uscita significa che eConnect ha ricevuto una conferma di consegna dalla parte ricevente. Questa è la prova che la fattura è stata consegnata con successo.

La rapidità con cui appare questo stato dipende dal destinatario:

• Destinatario sulla piattaforma eConnect: lo stato viene scambiato immediatamente. Si visualizza quasi subito se la fattura è arrivata.
• Destinatario tramite Peppol: lo stato viene aggiornato quando l'Access Point del destinatario invia una conferma di consegna. Questo richiede generalmente alcuni minuti.
• Destinatario tramite e-mail: lo stato "Aperta" appare quando il destinatario apre l'e-mail (se il client e-mail lo supporta).

Nella schermata Fatture di vendita si trova per ogni fattura un diagramma Track & Trace che visualizza il percorso completo della fattura: dalla creazione alla consegna, inclusi eventuali aggiornamenti di stato dal destinatario.

Alcuni destinatari supportano l'Invoice Response Message (IRM), uno standard Peppol con cui il destinatario può restituire lo stato della fattura. I seguenti stati sono possibili:

Non tutti i destinatari supportano l'Invoice Response. Se un destinatario non restituisce un messaggio di stato, lo stato rimane su "Ricevuta" dopo la consegna riuscita.

Se si inviano fatture tramite l'Email Receiver, è possibile impostare per ogni mittente affidabile se si desidera ricevere una conferma di consegna via e-mail. Questa conferma viene inviata all'indirizzo e-mail di contatto del rispettivo mittente. La si attiva o disattiva presso il mittente affidabile, tramite l'opzione Notifica di ricezione via e-mail.

Si lavora regolarmente con le stesse impostazioni di filtro? Salvarle come visualizzazione. Le visualizzazioni possono essere condivise con i colleghi, così tutti utilizzano la stessa panoramica. Da ogni visualizzazione è possibile esportare i risultati come file CSV (massimo 20.000 righe). Per maggiori informazioni consultare Creare e condividere filtri e visualizzazioni.

Cliccare su una fattura per aprire i dettagli completi. Si visualizzano i dati della fattura, le righe, gli allegati e l'intera cronologia di consegna. Da questa schermata è possibile anche scaricare la fattura come file PDF o XML, oppure reinviare la fattura.

Si cercano le fatture ricevute? Si trovano nella Posta in arrivo.