I tre ruoli utente spiegati: utente base, utente avanzato e amministratore.
In breve La piattaforma prevede tre ruoli (utente base, utente avanzato, amministratore) che determinano cosa ciascuno può fare a livello di ambiente. Inoltre, ci sono permessi per organizzazione e un ruolo separato di responsabile relazioni per la collaborazione esterna.
La piattaforma eConnect prevede tre ruoli utente che determinano cosa ciascuno può visualizzare e fare. Inoltre, ci sono permessi a livello di organizzazione e un ruolo separato di responsabile relazioni per la collaborazione con altre aziende.
Ogni utente in un ambiente ha esattamente uno di questi ruoli:
Il ruolo predefinito per gli utenti aggiunti dopo la creazione dell’ambiente. Il primo utente di un ambiente è sempre amministratore. Ogni utente successivo aggiunto tramite invito riceve automaticamente il ruolo di utente base; l’amministratore può modificarlo in seguito.
Un utente base può visualizzare documenti, creare e inviare fatture per le organizzazioni di cui è membro. Questo è sufficiente per la maggior parte dei collaboratori che lavorano quotidianamente con le fatture.
Un utente base non può: invitare altri utenti, creare o eliminare organizzazioni, assegnare ruoli o stabilire relazioni di partnership con altre aziende.
L'utente avanzato ha tutti i permessi dell'utente base, più la possibilità di stabilire relazioni di partnership con altri ambienti. Questo è rilevante per le organizzazioni che collaborano con clienti, fornitori o commercialisti tramite la piattaforma.
L'amministratore ha il controllo completo sull'ambiente. Oltre a tutti i permessi dell'utente avanzato, un amministratore può:
Alla creazione di un nuovo ambiente, il primo utente diventa automaticamente amministratore. Ogni utente successivo aggiunto tramite invito riceve per impostazione predefinita il ruolo di utente base; l'amministratore può modificarlo successivamente.
Oltre al ruolo nell'ambiente, ogni utente ha anche permessi a livello di singole organizzazioni. Ci sono due livelli:
Un utente con il ruolo "Utente base" a livello di ambiente può essere "Amministratore" di una specifica organizzazione: i due livelli funzionano indipendentemente l'uno dall'altro.
L'accesso ai documenti richiede l'appartenenza all'organizzazione in questione. Tale appartenenza deve essere concessa separatamente dall'amministratore dell'organizzazione. Senza appartenenza all'organizzazione, questa in genere non compare in Le mie organizzazioni (può comunque restare visibile in Tutte le organizzazioni nell'ambiente) e non può essere utilizzata come Fornitore in una fattura di vendita. La sola appartenenza all'ambiente non è quindi sufficiente per fatturare o visualizzare documenti.
Il ruolo di responsabile relazioni è un ruolo aggiuntivo assegnato separatamente da un amministratore. Un responsabile relazioni può collaborare con altre aziende e ambienti tramite il modello di partnership.
Questo ruolo è necessario quando si desidera:
Il ruolo di responsabile relazioni viene assegnato tramite la gestione utenti dall'amministratore.
Oltre ai tre ruoli standard e al ruolo di responsabile relazioni, nel sistema esistono due ruoli specialistici:
Entrambi i ruoli sono visibili nella gestione utenti ma in pratica vengono utilizzati solo in scenari di integrazione specifici.
Solo un amministratore può modificare i ruoli. Non è possibile modificare il proprio ruolo; è necessario un altro amministratore. Accedere a Il mio ambiente > Utenti, selezionare l’utente e modificare il ruolo. La modifica ha effetto immediato; l’utente non deve effettuare un nuovo accesso.
Piccola azienda con un collaboratore: si è amministratori e non è necessario configurare altro. Si ha automaticamente accesso a tutto.
Azienda con più collaboratori: designarsi come amministratore e invitare i colleghi come utenti base. Assegnare a ciascuno i permessi necessari per organizzazione.
Commercialista con più clienti: designarsi come amministratore con il ruolo di responsabile relazioni. Così è possibile stabilire relazioni di partnership con gli ambienti dei clienti e gestire le loro fatture.
Holding con più società controllate: tutte le organizzazioni in un unico ambiente. Per ogni società controllata si assegnano i collaboratori appropriati come membri o amministratori dell'organizzazione.
Un amministratore gestisce l’intero spazio di lavoro: invitare utenti, creare organizzazioni, modificare abbonamenti. Un amministratore di organizzazione può solo aggiungere o rimuovere membri da quella specifica organizzazione. I due livelli funzionano in modo indipendente: è possibile essere amministratore di organizzazione senza essere amministratore dell’ambiente.
Sì, un utente può essere membro di una o più organizzazioni all’interno dello stesso ambiente. Solo le organizzazioni di cui qualcuno è membro compaiono in Le mie organizzazioni e possono essere utilizzate come Fornitore in una fattura di vendita. Un amministratore o amministratore di organizzazione può aggiungere membri.
No, i permessi sono impostati a livello di organizzazione. Ogni membro di un’organizzazione può visualizzare tutte le fatture in entrata e in uscita di quell’organizzazione. Non è possibile distinguere tra contabilità clienti e fornitori sulla piattaforma.
Di solito manca l’appartenenza all’organizzazione: si è membri dell’ambiente ma non dell’organizzazione specifica. Funziona in un ambiente ma non in un altro (ad esempio in produzione sì, in pilota no)? Pilota e produzione sono ambienti separati con le proprie appartenenze di utenti e organizzazioni; i permessi di un ambiente non si applicano automaticamente nell’altro. L’amministratore dell’ambiente interessato aggiunge l’utente come membro dell’organizzazione; dopo di ciò, un nuovo accesso o un aggiornamento della pagina risolve il problema.
Si desidera invitare un collega o modificare i ruoli? Lo si gestisce in Il mio ambiente su platform.econnect.eu.
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