Alles über elektronische Rechnungsstellung

Einführung in die elektronische Rechnungsstellung

Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) ist ein Verfahren, mit dem Unternehmen Rechnungen elektronisch versenden und empfangen können. Dieser Prozess verwendet standardisierte Formate und Technologien, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Genauigkeit zu erhöhen. Die Möglichkeiten reichen sogar so weit, dass Rechnungen ohne menschliches Eingreifen automatisch von einem Buchhaltungssystem in ein anderes gebucht werden können, wodurch eine „automatische Buchhaltung“ entsteht.

Wichtige Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung

1. Effizienz: Elektronische Rechnungsstellung reduziert die Zeit für die Erstellung, den Versand und die Bearbeitung von Rechnungen. Manuelle Schritte werden eliminiert, was zu schnelleren Zahlungen und weniger Fehlern führt.
2. Kostenersparnis: Durch die Nutzung elektronischer Rechnungen sparen Unternehmen Kosten für Papier, Druck, Versand und Lagerung.
3. Genauigkeit und Compliance: Elektronische Rechnungsstellung reduziert Fehler durch automatisierte Validierungs- und Prüfmethoden. Dies hilft Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen und Standards wie die von Peppol einzuhalten.
4. Umweltfreundlichkeit: Die Verringerung des Papierverbrauchs und des Transportbedarfs trägt zur Nachhaltigkeit und zum Umweltschutz bei.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die denselben Anforderungen wie eine Papierrechnung oder eine PDF-Rechnung entsprechen muss, wie die Angabe einer eindeutigen Rechnungsnummer, der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Handelsregisternummer des Absenders. Eine E-Rechnung ist eine technische Datei, die von einem "Roboter" gelesen werden kann. Die Daten einer E-Rechnung befinden sich immer an festen Positionen mit einer festen Codierung, wodurch eine automatische Verarbeitung möglich ist.

Warum elektronische Rechnungsstellung verwenden?

Elektronische Rechnungsstellung ist schnell, zuverlässig und sicher. Rechnungen können direkt zwischen ERP-Systemen ausgetauscht werden, was die Bearbeitungszeit verkürzt und Fehler minimiert. Die Verwendung eines sicheren Netzwerks macht den Austausch sicherer als per E-Mail. Darüber hinaus wird die elektronische Rechnungsstellung zunehmend von Regierungen im Rahmen von Initiativen wie VAT in a Digital Age (ViDA) vorgeschrieben, die darauf abzielen, Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und die Steuererhebung zu modernisieren. Regierungen fördern und verpflichten Unternehmen zunehmend, auf die elektronische Rechnungsstellung umzustellen, da sie ein effizienteres und transparenteres System für Steuerbehörden und Unternehmen bietet.

Schritte beim Versenden von E-Rechnungen

1. Einreichung

• Rechnungssoftware: Die Rechnungen werden von spezieller Rechnungssoftware oder im Buchhaltungssystem erstellt und anschließend (direkt) über das Ökosystem des Peppol Access Point oder des Peppol-Dienstleisters eingereicht.
• Portal: Unternehmen können ihre Rechnungen über ein Online-Portal hochladen, das vom Peppol Access Point oder dem Peppol-Dienstleister angeboten wird. Dieses Portal bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für das manuelle Eingeben und Hochladen von Rechnungen. Für neue Benutzer oder Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Rechnungen bietet ein Dienstleister wie eConnect die Möglichkeit, diese Rechnungen über das Portal zu erstellen.
• Direkte Verbindung: Rechnungen können über eine direkte Verbindung eingereicht werden. Buchhaltungs- oder Rechnungssoftwaresysteme implementieren einen 'Peppol-first'-Ansatz (siehe Erläuterung in diesem Artikel).
• Gesicherte E-Mail: Die Rechnungen werden über gesicherte E-Mail-Kanäle versendet, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten während der Übertragung zu gewährleisten.

2. Verarbeitung

• PDF-Konvertierung: Rechnungen im PDF-Format werden in ein Standardformat für die elektronische Rechnungsstellung umgewandelt.
• Normalisierung: Die Rechnungsdaten werden in ein einheitliches Format umgewandelt, um eine konsistente und genaue Verarbeitung zu ermöglichen.
• Anreicherung und Validierung: Die Daten werden überprüft und fehlende Informationen ergänzt, um die Genauigkeit und Vollständigkeit der Rechnungen sicherzustellen.
• Lieferungsnachweis: Es wird überprüft, ob die Rechnung erfolgreich beim Empfänger zugestellt werden kann und in welchem Format sie versendet werden muss.
• Finanzielle Verarbeitung: Die Rechnung wird in der Buchhaltung verarbeitet.

3. Versand

• Direkte Verbindung: Die Rechnungen werden direkt über eine gesicherte elektronische Verbindung an den Empfänger versendet. Wenn keine direkte Verbindung verfügbar ist, wird geprüft, ob der Empfänger über ein anderes Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung als Peppol zugänglich ist.
• Andere Netzwerke: Die Rechnungen können über verschiedene andere Netzwerke für die elektronische Rechnungsstellung versendet werden, je nach den Vorlieben des Empfängers. Wenn der Empfänger über kein anderes Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung erreichbar ist, wird geprüft, ob der Empfänger mit Peppol verbunden ist.
• Peppol: Die Rechnungen werden über das Peppol-Netzwerk versendet. Wenn der Empfänger in den vorherigen Schritten nicht gefunden wurde, wird die Rechnung per E-Mail versendet.
• E-Mail mit Zahlungslink: Die Rechnungen werden mit einem Zahlungslink per E-Mail versendet, wodurch der Empfänger schnell und einfach bezahlen kann.

PeppolFirst

PeppolFirst ist eine Initiative, die Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme so konfiguriert, dass Peppol als Standardnetzwerk für den elektronischen Rechnungsversand verwendet wird. Das bedeutet, dass, wenn ein System PeppolFirst integriert, es automatisch Peppol für den Versand und Empfang von E-Rechnungen wählt, es sei denn, der Benutzer gibt etwas anderes an. Wenn PeppolFirst in der Buchhaltungssoftware implementiert ist, wird über eine API überprüft, ob der Empfänger an Peppol angeschlossen ist. Ist dies der Fall, wird Peppol als bevorzugter Kanal für den Empfang betrachtet.

Wie funktioniert PeppolFirst in der Buchhaltungssoftware?

Wenn PeppolFirst in Buchhaltungssoftware integriert ist, läuft der Prozess wie folgt ab:

• Konfiguration und Integration: Peppol wird automatisch als Standardnetzwerk für die elektronische Rechnungsstellung in der Buchhaltungssoftware eingerichtet. Die Software wird mit dem Peppol-Netzwerk integriert, sodass Benutzer E-Rechnungen ohne zusätzliche Konfiguration senden und empfangen können.
• Versand von Rechnungen: Wenn ein Benutzer eine Rechnung erstellt, wird diese automatisch nach den Peppol-Standards formatiert. Die Buchhaltungssoftware erkennt dann die elektronische Rechnungsadresse des Empfängers im Peppol-Netzwerk und sendet die Rechnung automatisch über Peppol. Der Absender erhält eine Bestätigung über den erfolgreichen Versand und kann den Status der Rechnung im Peppol-Netzwerk verfolgen.
• Empfang von Rechnungen: Die empfangenen E-Rechnungen werden automatisch vom Peppol-Netzwerk heruntergeladen und in die Buchhaltungssoftware importiert. Die Software validiert die Rechnungsdaten und führt automatisierte Prüfungen durch. Korrekte Rechnungen werden automatisch im System gebucht, während bei Fehlern eine Benachrichtigung an den Benutzer gesendet wird, um weitere Maßnahmen zu ergreifen.

Vorteile von Rechnungsantwortmeldungen (Invoice Response Messages)

Mit Rückmeldungen (E-Return), auch Invoice Response Messages (IRM) genannt, erhalten Sie automatisch Statusaktualisierungen für die gesendeten E-Rechnungen. Diese Nachrichten geben Informationen über den Standort und Status der Rechnung, sodass bei Problemen schnell Maßnahmen ergriffen werden können.

Die E-Returns verbessern die Kundenbeziehungen durch die Schaffung eines strukturierten Feedback-Loops. Lieferanten können bei Streitigkeiten schneller reagieren, die Cashflows nach Genehmigung oder Zahlung aktualisieren und die Status automatisch im ERP-System anpassen, wodurch manuelle Änderungen reduziert werden. Dies ist ein wichtiger Vorteil gegenüber dem Versenden von Rechnungen per E-Mail, da es nicht nur wichtig ist zu wissen, dass die Rechnung korrekt zugestellt wurde, sondern auch eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn ein Problem vorliegt. Zum Beispiel, wenn die Bestellnummer (PO) falsch ist, kann der Empfänger automatisch eine Aktualisierung mit der Aufforderung senden, die Rechnung mit der richtigen Bestellnummer erneut auszustellen.

Peppol-Netzwerk vs. andere Netzwerke für elektronische Rechnungsstellung

Peppol ist ein offenes Netzwerk mit harmonisierten Rechnungsstandards und verschiedenen Dienstanbietern, was es Unternehmen erleichtert, Zugang zu erhalten und von den Vorteilen zu profitieren. Peppol ist darauf ausgelegt, die Interoperabilität zwischen verschiedenen Netzwerken für elektronische Rechnungsstellung zu ermöglichen, was einen standardisierten und vereinfachten Austausch von elektronischen Dokumenten gewährleistet. Andere Netzwerke wie Coupa, Tungsten und Ariba sind geschlossene Netzwerke mit eigenen Rechnungsstandards, die die Benutzer oft zwingen, sich anzumelden, um Rechnungen zu versenden, was mehr Arbeit und zusätzliche Kosten verursacht. Die Umwandlung eines elektronischen Rechnungsformats in ein anderes wird in der Regel einem Peppol-Dienstleister überlassen.

Unterschied zwischen Konvertierung und Transformation

• Konvertierung: Dies bezieht sich z. B. auf die Umwandlung einer PDF-Datei in eine E-Rechnung.
• Transformation: Dies bezieht sich auf die Umwandlung einer E-Rechnung von einem Format in ein anderes.

Einführung der elektronischen Rechnungsstellung

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist in den Nachbarländern deutlich höher als in den Niederlanden. Der Prozentsatz der E-Rechnungen ist in den letzten Jahren nicht signifikant gestiegen. Ein Grund dafür ist, dass die Regierung die Entwicklung alternativer Netzwerke fördert, anstatt eine klare Entscheidung für ein Standardnetzwerk wie Peppol zu treffen. Dies führt dazu, dass einige Branchen ihre eigenen Standards für den Transport von E-Rechnungen entwickeln, was die Komplexität und die Kosten für Dienstleister erhöht.