Procure-to-Pay (P2P) Prozess

Der Procure-to-Pay (oder auch Purchase to Pay - P2P) Prozess ist ein wesentlicher Bestandteil des E-Procurements, der alle Schritte von der Beschaffung bis zur Bezahlung umfasst. Dieser Prozess hilft Unternehmen dabei, ihren gesamten Beschaffungszyklus zu verwalten, von der Bestellung bis zur Zahlung der Rechnung.

Schritte im P2P-Prozess

1. Anforderung Dies ist der erste Schritt, bei dem ein Mitarbeiter eine interne Anfrage für Waren oder Dienstleistungen einreicht. Die Anfrage muss von den zuständigen Personen genehmigt werden, bevor sie in eine Bestellung umgewandelt wird. Das unterstützende Dokument in diesem Schritt ist das Anforderungsdokument, eine interne Anfrage für Waren oder Dienstleistungen.
2. Bestellung Nach der Genehmigung der Anfrage wird eine Bestellung erstellt und an den Lieferanten gesendet. Dies ist das offizielle Dokument, das den Kauf einleitet.
3. Auftragsbestätigung Der Lieferant bestätigt die Bestellung mit einer Auftragsbestätigung, die die formelle Vereinbarung für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen darstellt.
4. Wareneingang/Dienstleistungserbringung Wenn die Waren oder Dienstleistungen geliefert werden, werden sie auf Qualität und Menge überprüft. Der Wareneingang bestätigt den Erhalt der Waren oder Dienstleistungen, und etwaige Abweichungen oder Probleme werden für weitere Maßnahmen erfasst.
5. Rechnungsstellung Der Lieferant sendet eine Rechnung, die mit der Bestellung und den Empfangsdaten verglichen wird. Dieser Prozess, auch als Rechnungsabgleich bezeichnet, stellt sicher, dass keine Abweichungen bestehen, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Falls erforderlich, kann auch eine Gutschrift erstellt und empfangen werden.
6. Zahlung Nach der Genehmigung der Rechnung wird die Zahlung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen ausgeführt. Dieser Schritt schließt den P2P-Prozess ab und wird in der Finanzbuchhaltung des Unternehmens erfasst, indem die offene Rechnung mit der Zahlung im Bankbuch abgeglichen wird.

P2P über Peppol

Die Standardisierung und der elektronische Austausch von Dokumenten über Netzwerke wie Peppol verbessern die Genauigkeit, Geschwindigkeit und Nachverfolgbarkeit von Transaktionen. Im P2P-Prozess können Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften über Peppol gesendet werden, und Invoice Response Messages liefern Statusaktualisierungen zu den ausgetauschten Dokumenten.

Statusupdates (Invoice Response Messages) über Peppol

Peppol bietet die Möglichkeit, Statusupdates, auch Invoice Response Messages genannt, zu senden und zu empfangen. Diese Nachrichten decken den gesamten Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung ab. Statusupdates liefern Echtzeitinformationen über den Fortschritt einer Bestellung, wie z. B. Auftragsbestätigung, Versand, Wareneingang und Rechnungsstellung. Dies sorgt für Transparenz und ermöglicht ein schnelles Eingreifen bei Problemen, was zu einem effizienteren und zuverlässigeren Beschaffungsprozess führt.