Was ist E-Procurement?

E-Procurement, oder elektronisches Beschaffungswesen, ist ein digitaler Prozess, bei dem Unternehmen und Organisationen ihre Beschaffungsaktivitäten verwalten. Dies umfasst alles von der Lieferantensuche und dem Preisvergleich bis hin zur Auftragserteilung und dem Vertragsmanagement über Online-Systeme. Durch den Einsatz von E-Procurement können Unternehmen effizienter arbeiten, Kosten sparen und die Genauigkeit und Transparenz ihrer Beschaffungsprozesse verbessern.

3-Way-Matching

3-Way-Matching ist ein Kontrollmechanismus, den Unternehmen verwenden, um sicherzustellen, dass Zahlungen an Lieferanten korrekt und gerechtfertigt sind. Der Prozess besteht darin, drei Dokumente zu vergleichen: die Bestellung, den Lieferschein (vom Lieferanten bei der Lieferung beigefügt) und die Rechnung. Dies hilft, Fehler zu erkennen und zu verhindern, dass Unternehmen zu viel zahlen oder für Waren bezahlen, die sie nicht erhalten haben. Durch den Vergleich der Mengen und Preise auf diesen Dokumenten können Unternehmen Abweichungen erkennen und beheben, bevor sie die Rechnung zur Zahlung freigeben.

3-Way-Matching für jedes Unternehmen?

Obwohl 3-Way-Matching ein wertvoller Kontrollmechanismus für viele Unternehmen ist, ist es wichtig zu erkennen, dass es nicht in allen Branchen die beste Lösung ist. In Branchen, in denen Dienstleistungen oder Abonnements verkauft werden, ist die Verwendung eines Lieferscheins in der Regel überflüssig. Für diese Unternehmen kann die E-Rechnung mit Statusaktualisierungen über die Rechnung ausreichend sein, um die Genauigkeit und Effizienz des Zahlungsprozesses zu gewährleisten.

Unternehmen sollten ihre Prozesse an ihre spezifischen Bedürfnisse und die Art ihrer Transaktionen anpassen. Das Überspringen bestimmter Schritte, die keinen Mehrwert bieten, kann genauso wichtig sein, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Flexibilität bei der Verwendung von E-Procurement-Tools kann zu effizienteren und effektiveren Prozessen führen.

Vorteile von E-Procurement

Effizienz und Kostenersparnis E-Procurement reduziert den Papierkram und die physische Speicherung erheblich, da alle Beschaffungsdokumente digital verwaltet werden. Dadurch können Bestellungen schneller genehmigt und bearbeitet werden. Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, was zu genaueren Daten und weniger Zeit für Korrekturen führt. All dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen.

Bessere Transparenz Mit E-Procurement haben Unternehmen Echtzeit-Einblicke in ihre Beschaffungsaktivitäten. Diese zentrale Speicherung von Daten erleichtert detaillierte Analysen und Berichte. Dies hilft nicht nur bei strategischen Entscheidungen, sondern auch bei der Identifizierung von Einsparmöglichkeiten. Durch die Zentralisierung aller beschaffungsbezogenen Informationen können Unternehmen Trends erkennen, die Leistung der Lieferanten bewerten und Ineffizienzen aufdecken. Dies erhöht die Gesamtransparenz und erleichtert fundierte Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten.

Erhöhte Kontrolle und Einhaltung E-Procurement hilft Unternehmen, Beschaffungsrichtlinien und -vorgaben strenger einzuhalten. Es wird zunehmend zur Bedingung gemacht, dass Lieferanten E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk einreichen. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass alle Bestellungen von den richtigen Personen genehmigt werden, bevor sie aufgegeben werden. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit unbefugter Ausgaben und Betrug. Darüber hinaus erleichtert das System die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch genaue und detaillierte Aufzeichnungen.

Verbesserte Lieferantenbeziehungen Durch den Einsatz von E-Procurement können Unternehmen ihre Lieferanten schneller bezahlen, was zu besseren Beziehungen und möglicherweise günstigeren Konditionen führt. Es ist erwiesen, dass E-Rechnungen schneller bezahlt werden. Dies liegt daran, dass der Empfänger (Kunde) nicht an der Identität des Absenders zweifeln muss, und der Absender wird sofort benachrichtigt, wenn die Rechnung falsch oder unvollständig ist (z. B. das Fehlen einer Bestellnummer). Die Invoice Response Messages (auch bekannt als E-Return) auf Peppol ermöglichen die vollständige Automatisierung des Verkaufsprozesses, wodurch die „automatische Buchhaltung“ möglich wird. Integrierte Plattformen verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten, sodass Probleme schneller gelöst und die Zusammenarbeit insgesamt gestärkt wird.

Daten einmalig eingeben

Ein wichtiger Aspekt von E-Procurement ist die Wiederverwendung von Daten in elektronischen Dateien. Dies erhöht die Effizienz und verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit. Zwei Beispiele hierfür:

Eine E-Bestellung wird vom Kunden akzeptiert, die Bestellpositionen werden zur Erstellung von Rechnungspositionen verwendet: Wenn ein Kunde eine elektronische Bestellung aufgibt, werden die Details der Bestellpositionen (wie Artikelnummer, Menge, Preis und Beschreibung) im E-Procurement-System gespeichert. Wenn der Verkäufer die Bestellung (teilweise) liefern kann, werden die auszuliefernden Bestellpositionen in Rechnungspositionen umgewandelt. ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, dies automatisch zu tun, was eine manuelle Eingabe überflüssig macht, die Genauigkeit gewährleistet, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert. Auch das Peppol-Netzwerk bietet die Möglichkeit, Bestellungen in Rechnungen zu überführen.

Eine Lieferung kommt nicht an, daher muss eine Gutschrift erstellt werden: Wenn eine Lieferung nicht eintrifft, kann die ursprüngliche Rechnung geöffnet und die relevanten Rechnungspositionen zur Gutschrift markiert werden. Die Gutschrift wird automatisch mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft und in der Buchhaltung angepasst, was eine korrekte finanzielle Abwicklung ohne manuelle Eingriffe sicherstellt.

Implementierung von E-Procurement

Vorbereitung Die Vorbereitung auf die Implementierung von E-Procurement beginnt mit einer Analyse der aktuellen Beschaffungsprozesse. Dies umfasst die Identifizierung von Ineffizienzen und die Bestimmung der Anforderungen an ein (neues) System. Unternehmen sollten geeignete E-Procurement-Software auswählen, die ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

Integration Die Integration von E-Procurement-Tools in bestehende Systeme ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. Wenn die E-Procurement-Software nicht mit dem ERP- und Buchhaltungssystem integriert ist, ist eine Verknüpfung beider Systeme erforderlich. Die Schulung von Mitarbeitern und Stakeholdern ist ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle die neuen Prozesse verstehen und effizient nutzen können.

Optimierung Nach der Implementierung ist es wichtig, die E-Procurement-Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Dies kann durch das Sammeln von Feedback von Benutzern und die Analyse von Daten zur Identifizierung und Behebung von Engpässen erfolgen. Unternehmen sollten auch über neue Technologien und Best Practices auf dem Laufenden bleiben, um ihr E-Procurement-System aktuell und effizient zu halten.

Fazit

E-Procurement bietet erhebliche Vorteile für Unternehmen durch Effizienz, Kosteneinsparungen und verbesserte Compliance. Durch die Investition in ein robustes E-Procurement-System und die Nutzung des Peppol-Netzwerks können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse modernisieren und wettbewerbsfähig bleiben in einer zunehmend digitalisierten Welt.