Vorteile von Peppol
Peppol ist ein internationales Rahmenwerk zwischen Anbietern, das es angeschlossenen Organisationen ermöglicht, elektronische Dokumente auszutauschen. In den Niederlanden ist die Nutzung von Peppol für die E-Rechnungsstellung nicht verpflichtend. Die niederländische Regierung empfiehlt jedoch, Peppol hierfür zu nutzen. Wir haben einige Vorteile für dich aufgelistet.
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) wurde 2008 gegründet und wird verwendet, um sicher und grenzüberschreitend u. a. E-Rechnungen und Bestellaufträge zwischen Unternehmen und europäischen Regierungen zu empfangen und zu versenden. In Europa gibt es 12 Peppol-Behörden, die jeweils für die technische Verwaltung der Access Points und die Überwachung in ihrem eigenen Land verantwortlich sind. Die Peppol-Behörde in den Niederlanden heißt die Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa).
Peppol in anderen Ländern
NPa ist eine der Behörden in Europa. Außerhalb Europas gibt es noch drei Peppol-Behörden: die Info-Communications Media Development Authority (IMDA) in Singapur, das Ministry of Business Innovation and Employment in Neuseeland und das Australian Taxation Office (ATO) in Australien.
Vorteile von Peppol
Die Nutzung von Peppol bietet viele Vorteile. Nachfolgend sind einige dieser Vorteile aufgeführt.
Sicherheit
Geisterrechnungen oder doppelte Rechnungen gehören der Vergangenheit an. Jeder, der mit Peppol arbeitet, wird in den Niederlanden durch eine eindeutige Kennung identifiziert. In den Niederlanden ist dies in den meisten Fällen die Handelsregisternummer (KvK-Nummer), in Belgien die KBO-Nummer.
International
Das Peppol-Netzwerk ist weltweit verfügbar. Mit 37 angeschlossenen Ländern und insgesamt 15 Peppol-Behörden ist es auf dem besten Weg, der Standard für den Versand und Empfang von finanziellen Beschaffungsnachrichten wie Rechnungen und Bestellungen zu werden.
Genauigkeit
Rechnungen werden fehlerfrei in die Finanzsoftware eingelesen. Dies spart zudem viel Zeit bei der manuellen Verarbeitung und Überprüfung von Rechnungen.
Schnellere Zahlung
Rechnungen gelangen direkt in das Finanzsoftwarepaket des Lieferanten. Es ist erwiesen, dass Rechnungen dadurch schneller bezahlt werden. Siehe auch das Buch „Schneller bezahlen – so geht’s“, herausgegeben vom Wirtschaftsministerium und dem Ministerium für Klima (EZK) in Zusammenarbeit mit der VNG und dem IPO.
Automatische Erweiterung
Mit jeder Organisation (Empfänger und Absender), die sich dem Peppol-Netzwerk anschließt, wird das Netzwerk, über das du Rechnungen austauschen kannst, automatisch vergrößert.
Höhere Kundenzufriedenheit
Alle oben genannten Vorteile tragen zu einer höheren „Kundenzufriedenheit“ bei, sowohl bei den Kunden als auch bei den Lieferanten.
Zielgruppe Peppol
Der Anschluss an das Peppol-Netzwerk ist für jede Organisation interessant, unabhängig von Größe, Branche oder Spezialisierung. Seit dem 18. April 2019 sind Behörden und andere ausschreibungspflichtige Organisationen zudem verpflichtet, E-Rechnungen von all ihren Lieferanten zu empfangen, wobei Peppol der bevorzugte Übermittlungskanal ist.
2. Peppol ID
Um E-Rechnungen empfangen und versenden zu können, ist eine Peppol-ID erforderlich. Diese ID wird durch die einmalige Registrierung deiner Organisation bei Peppol festgelegt. In den Niederlanden wird bei der Registrierung häufig die Handelsregisternummer (KvK-Nummer) verwendet. Du kannst aber auch deine Umsatzsteuer- oder IBAN-Nummer als Peppol-ID registrieren. Für belgische Unternehmen wird in den meisten Fällen die KBO-Nummer gewählt. Die ID wird verwendet, um die Authentizität der Organisation zu überprüfen.
3. XML-Formate
E-Rechnungen werden im XML-Dateiformat erstellt. In den Niederlanden wird häufig die Universal Business Language (UBL) verwendet, ein standardisiertes XML-Format mit vordefinierten Feldern. Dadurch kann es von den meisten Finanzsoftwaresystemen problemlos eingelesen werden.
Nutzung von Peppol über eConnect
Der Anschluss an das Peppol-Netzwerk ist einfach. Wenn du ein Finanzsoftwarepaket verwendest, prüfe, ob eConnect eine Schnittstelle mit deiner Software hat. Hat deine Software noch keine Schnittstelle oder arbeitest du nicht mit einem Finanzpaket, kannst du trotzdem E-Rechnungen versenden, indem du das kostenlose Rechnungsportal von eConnect nutzt.