Von GWH (Kraftfahrzeugsteuer) zur vollständigen E-Rechnung mit Van der Velden Rioleringsbeheer
Tätig im öffentlichen Sektor mit einer Dienstleistung, die meist unsichtbar, aber dennoch unverzichtbar ist, führt uns Bjorn Vorstenbosch von Van der Velden Rioleringsbeheer durch den Prozess und seine Erfahrungen mit der E-Rechnung. Warum dies bei Van der Velden Rioleringsbeheer besonders komplex ist? Es gibt nicht weniger als 21 Einheiten. Darüber hinaus werden seit dem 1. April dieses Jahres einige Finanzaufgaben vom Shared Service Center Finance (SSCF) übernommen. Es handelt sich also nicht nur um einen Prozess-, sondern auch um eine tiefgreifende organisatorische Veränderung.
Bjorn, der seit mehr als 8 Jahren bei Van der Velden Rioleringsbeheer tätig ist und die Rolle des Mitarbeiters Finanzverwaltung Konzern-Dienstleistungen innehat, erklärt, dass sie ursprünglich gar nicht auf der Suche nach einer Lösung für die E-Rechnung waren. Es begann mit etwas ganz anderem.
GWH – PHASE I
Der Ausgangspunkt der Zusammenarbeit war der Fuhrpark, der aus fast 400 Fahrzeugen besteht. „Im Jahr 2018 erhielten wir ein Schreiben der Steuerbehörde, in dem mitgeteilt wurde, dass sie die Bereitstellung von Spezifikationen für die Kraftfahrzeugsteuer im Rahmen der Großflottenhalterregelung (GWH) auf CD-ROM nicht mehr unterstützen würden“, sagt Bjorn.
Bjorn Vorstenbosch, Mitarbeiter Finanzverwaltung Konzern-Dienstleistungen: „Wir hatten im Büro nur noch einen Arbeitsplatz, an dem wir das auslesen konnten. Das war also der Moment, etwas anderes zu unternehmen. Das Selbstabholen über Digipoort war alles andere als ideal. Über Google bin ich auf eConnect gestoßen. Sie hatten das erforderliche PKI-Zertifikat, und von Anfang an funktionierte es gut. Die Rechnungen der Steuerbehörde wurden zunächst manuell von der eConnect-Plattform heruntergeladen. Wir begannen, mit dem CLI-Tool von eConnect zu arbeiten, um Rechnungen in Syntess zu empfangen und zu verarbeiten. Danach lief der gesamte Prozess automatisiert und reibungslos. Unser Problem mit der Kraftfahrzeugsteuer war also zu unserer Zufriedenheit gelöst.“
Bjorn Vorstenbosch, Mitarbeiter Finanzverwaltung Konzern-Dienstleistungen
E-Rechnung – PHASE II
Als Finanzfachmann, der für konzernweite Innovationen verantwortlich ist, war die E-Rechnung für Bjorn der logische nächste Schritt.
Eingehende Rechnungen – von Papier zu PDF
„Die meisten Rechnungen kamen bereits digital per E-Mail (PDF) herein. Diese wurden manuell in unser Softwarepaket eingegeben, wobei die PDF als Anhang hinzugefügt und die Änderung nachvollziehbar gemacht wurde“, erklärt Bjorn. „Es kommen immer noch einige Rechnungen pro Monat per Post. Nicht alle unsere Lieferanten können bereits Rechnungen digital oder elektronisch versenden. Das kostet uns mehr Zeit als nötig. Wir arbeiten mit allen Standorten in einer Kundenbeziehung, wobei die neue Beziehung für alle unsere Standorte sichtbar ist. Die Eingabe der Handelsregisternummer ist dabei sehr wichtig. Durch die vielen manuellen Schritte ging das in der Vergangenheit manchmal schief. So entstanden unterschiedliche Kunden-Codes für letztlich denselben Kunden, was sich wiederum auf unsere Business Intelligence (BI) auswirkte, wo die Berichte erstellt wurden. Einer der großen Vorteile der E-Rechnung ist, dass sie auf Basis einer Handelsregister- und Mehrwertsteuer-Nummernprüfung funktioniert. Sobald Ihr Lieferant korrekt eingerichtet ist, müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern. Neben der Fehlerreduzierung wurde mit über 27.000 Rechnungen pro Jahr eine enorme Effizienzsteigerung erzielt!“
Interner Prozess
Im Frühjahr 2020 wurden auf Anfrage von Van der Velden Rioleringsbeheer die automatisierten Reaktionen der Plattform angepasst, um das Erscheinungsbild der verschiedenen Einheiten von Van der Velden Rioleringsbeheer widerzuspiegeln. Für Lieferanten trägt dies zur Wiedererkennung bei und macht es benutzerfreundlicher. Anschließend wurde offiziell mit der E-Rechnung (eingehender Rechnungsstrom) begonnen.
Da die E-Rechnung konzernweit aufgegriffen wurde, waren die Kommunikationswege kurz. Nach der Zustimmung der Geschäftsführung war Bjorn für die Implementierung verantwortlich. „Die IT hat den gesamten technischen Teil eingerichtet. Wir arbeiten mit Servern, sodass unsere Standorte nichts von den Vorbereitungen mitbekommen haben und von uns informiert wurden, sobald es einsatzbereit war“, so Bjorn. Auf die Frage, auf welche Schwierigkeiten er in diesem Prozess gestoßen sei, antwortet er: „Dass wir mit unserer Finanzsoftware (Syntess Atrium) keine direkte Verbindung herstellen konnten, war eine Enttäuschung. Der Prozess verlief daher nicht reibungslos und auch nicht schnell genug. eConnect hat dies mit seiner Plattform hervorragend gelöst. Sobald Syntess eine direkte Verbindung mit Peppol herstellt, wird hier also noch mehr zu gewinnen sein.“
Lieferanten-Onboarding – PHASE III
Im Sommer 2020 begann die Information der Lieferanten, denn um die E-Rechnung erfolgreich zu machen, ist auch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten erforderlich.
„Was mir im Kontakt mit unseren Lieferanten in der Praxis auffiel, war, dass sie den Unterschied zwischen einer digitalen und einer elektronischen Rechnung nicht verstanden“, sagt Bjorn. „Das war für mich ein klares Zeichen, dass wir hier Hilfe brauchten. Nach interner Abstimmung mit unserer Geschäftsführung haben wir uns dafür entschieden, WeConnect®, den Lieferanten-Onboarding-Ansatz von eConnect, einzusetzen.“
WeConnect®
Durch die vielen Standorte, die in den vergangenen Jahren eigenständig im Beziehungsbestand arbeiten konnten, stellte sich heraus, dass der Bestand veraltet und unvollständig war. Neben doppelten Organisationen gab es viele private Parteien, und es handelte sich um eine Mischung aus Gläubigern und Schuldnern. Letztendlich erwiesen sich etwa 25 % des Beziehungsbestands als nutzbar für das Lieferanten-Onboarding. „Bisher ist es ein großer Erfolg!“ sagt Bjorn begeistert. „Im April beginnen wir mit der zweiten Phase. Wir sind also auf dem richtigen Weg.“
Shell als größter Erfolg
Bjorn ist nicht zu bremsen und berichtet, dass die Standorte bisher sehr zufrieden sind. „Nehmen Sie das Beispiel von Shell. Der große Vorteil ist, dass die Rechnungen nicht mehr einzeln auf der Shell-Plattform heruntergeladen und anschließend manuell verbucht werden müssen. Das erspart uns so viele Arbeitsschritte. Außerdem funktioniert es jetzt auch noch sehr genau und vollständig automatisch. Shell hat uns damals auch mitgeteilt, dass wir sogar ihr erster Kunde sind, der Peppol-Rechnungen über die GLN-Registrierung erhält. Wir waren ihr Pilotprojekt, und das fühlte sich fantastisch an!“
Einfluss von COVID-19
Linda Gebben, die seit über 12 Jahren bei Van der Velden Rioleringsbeheer arbeitet, sagt, dass die E-Rechnung für sie gerade rechtzeitig eingeführt wurde. „Es ist so angenehm, alles über E-Rechnungen so schnell und genau zu erhalten. Durch die COVID-19-Richtlinien wurde das Homeoffice plötzlich sehr wichtig. Wir haben einen Plan für diejenigen, die im Büro sein müssen oder wollen. Der Unterschied besteht bei unseren operativen Kollegen (ausführende Abteilung), die tatsächlich vor Ort mit dem Abwassersystem arbeiten, und unseren unterstützenden Kollegen (administrative Abteilung). Für letztere haben wir alle Mittel, um von zu Hause aus zu arbeiten, und das funktioniert gut.“
Fortschritt der Digitalisierung
„Übrigens waren wir bereits ziemlich digital. Alle Monteure haben Tablets anstelle von Papierarbeitsaufträgen, das war einer der größten internen Digitalisierungsschritte, die wir unternommen haben“, erzählt Linda als engagierte Projektmitarbeiterin begeistert. „Jeden Monat haben wir in einer anderen Niederlassung dieses Upgrade durchgeführt, einschließlich Abendkursen und einer Nachbetreuung. Am Anfang war es für unsere Kollegen eine Herausforderung, man muss etwas aus der Hand geben.
„Jetzt sind sie begeistert, fantastisch! Alles läuft weiter, es gibt keine manuellen Tätigkeiten mehr, abgesehen von den stichprobenartigen Kontrollen. Es funktioniert sehr gut. Tatsächlich wird intern auch erwartet, dass wir weiter digitalisieren, und das nicht nur vom Management. Neulich hörte ich einen Kollegen erstaunt über die Urlaubsanträge sprechen. Diese könnten doch auch einfach digital gestellt werden und nicht auf Papier?“ fügt Linda lachend hinzu.
Shared Service Center Finance
Eine große organisatorische Veränderung ist die Einführung des Shared Service Center Finance. Linda verfügt über langjährige Erfahrung bei Van der Velden Rioleringsbeheer als Standort-Administratorin und ist seit dem 1. April 2021 Teamleiterin des SSCF.
„Nicht nur ein neues Team, sondern auch eine völlig neue Abteilung. Eine echte Herausforderung!“ Linda freut sich über diese Entwicklung. „Das SSCF gehört zu den Konzern-Dienstleistungen und kümmert sich um das Debitorenmanagement und die Eingangsrechnungen. An den einzelnen Standorten bleibt ein Finanzfachmann, der sich um die Rechnungsstellung kümmert. Ziel des SSCF ist es beispielsweise, die Qualität des Arbeitsprozesses zu verbessern. Durch die vielen Standorte konnte auf viele verschiedene Arten gearbeitet werden. Wir hatten viele Freiheiten. Nun wird durch die Professionalisierung des Arbeitsprozesses mehr Einheitlichkeit geschaffen, und das ist wichtig. Einheitlichkeit ist austauschbar und lebt nicht nur bei einem einzelnen Mitarbeiter.“
Zukunft
Es stehen in diesem Jahr noch viele Dinge an, neben der Einführung des SSCF. Dazu gehört eine weiterführende Schulung in Zusammenarbeit mit eConnect zur E-Rechnung für das gesamte SSCF-Team und die Einrichtung des Verkaufsrechnungsstroms (ebenfalls über das CLI-Tool von eConnect aus Syntess). Außerdem besteht der Wunsch, die E-Rechnung nicht nur im Hintergrund, sondern auch im Vordergrund zu verankern. Das bedeutet, dass auch das Verkaufsteam darüber informiert ist und die E-Rechnung in die abzuschließenden Verträge und Bedingungen einfließt. Auch der Bestellprozess bietet Möglichkeiten, denken Sie an Einkaufsorganisationen und die Arbeit mit Tagespreisen.
Abschluss
Linda Gebben, Standort-Administratorin
Auf die Frage, ob sie noch Tipps für Unternehmen haben, die ebenfalls mit der E-Rechnung beginnen oder sich in einer ähnlichen Phase befinden, haben beide eine Antwort.
„E-Rechnung ist die Investition mehr als wert! Es bringt viel mehr, denn es spart so viel Zeit. Wir sind alle Menschen, ein Tippfehler ist schnell gemacht und wird durch die E-Rechnung vermieden. Nicht denken, dass es Geld kostet und man es zwischendurch auch schnell selbst erledigt hat. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass die Vorteile in der Praxis wirklich schwerer wiegen.“ (Linda)
„Sprechen Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob er E-Rechnung über Peppol unterstützt, und suchen Sie weiter, wenn dies nicht sofort möglich scheint. Die niederländische Peppol-Behörde (NPa) verfügt über eine Übersicht von Integrationen und sogenannten Billing Service Providers (BSP) wie eConnect. Es lohnt sich wirklich, auch angesichts der Innovationen, die sie weiterhin vorantreiben, wie die Unterstützung von E-Retour.“ (Bjorn)