Verpflichtende E-Rechnungsstellung in Polen auf 2025 verschoben
Die polnische Regierung hat am 19. Januar 2024 bekannt gegeben, dass die geplante Verpflichtung zur E-Rechnung, die ursprünglich ab dem 1. Juli 2024 in Kraft treten sollte, auf das Jahr 2025 verschoben wurde. Die polnische Regierung wird die E-Rechnung für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (Business to Business, oder B2B) verpflichtend machen. Polens Hauptanliegen dabei ist es, das „Steuerloch“ zu schließen. Ein nationales Steuerloch ist die Differenz zwischen den tatsächlich gezahlten Mehrwertsteuern und dem erwarteten Mehrwertsteuerbetrag.
Wie funktioniert die verpflichtende E-Rechnung in Polen?
Der elektronische Rechnungsstellungsprozess in Polen folgt dem sogenannten „Clearance-Modell“. Das bedeutet, dass jede Transaktion von der Regierung autorisiert werden muss, um gültig zu sein. Die Regierung schaltet sich praktisch zwischen Lieferant und Abnehmer; der Lieferant sendet die Rechnung zunächst an die Regierung, die die Rechnung validiert. Wird die Rechnung als gültig eingestuft, erhält sie eine Rechnungsnummer und einen Zeitstempel. Das Validierungsdatum gilt dann als Rechnungsdatum.
Einführung einer zentralen Plattform in Polen
In Polen wird eine zentrale Plattform eingeführt, das Nationale Elektronische Rechnungssystem – KSeF. Diese Plattform der Regierung muss für den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen genutzt werden. Polnische Unternehmen müssen die elektronischen Rechnungen dorthin senden, nachdem sie die Rechnungen in ihrem bestehenden System erstellt haben. Benutzer erhalten dann Bestätigungen, wenn eine Nummer zugewiesen wurde oder wenn eine Rechnung abgelehnt wurde.
Die Rechnungen können auf der Plattform als XML-Datei eingesehen (oder heruntergeladen) werden, dies ist das E-Rechnungsformat, das von Software analysiert und extrahiert werden kann. Das Portal dient somit sowohl als Vermittler als auch als Speicher für Rechnungen.
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Was ist die Beziehung zwischen elektronischen Rechnungen und E-Rechnungsnetzwerken?
Eine E-Rechnung (und andere damit verbundene Dokumente wie Bestellungen oder Gutschriften) zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass sie über ein E-Rechnungsnetzwerk gesendet wird. Der Austausch von E-Rechnungen erfolgt über sichere Netzwerke. Da sowohl der Absender als auch der Empfänger in einem solchen Netzwerk registriert sind, gibt es keine Zweifel an der Herkunft der E-Rechnung. Das bekannteste offene E-Rechnungsnetzwerk ist Peppol.
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Was ist Peppol?
Das bekannteste offene E-Rechnungsnetzwerk ist Peppol. Peppol ist ein weltweiter Standard. Auch die niederländische (zentrale) Regierung akzeptiert nur noch E-Rechnungen, vorzugsweise über das Peppol-Netzwerk. Peppol zielt auf Interoperabilität und einheitliche Rechnungsstandards auf europäischer Ebene, die von Regierungen überwacht werden.
Es gibt auch andere (geschlossene) E-Rechnungsnetzwerke, und es ist ein Austausch zwischen den verschiedenen Netzwerken möglich. Diese geschlossenen E-Rechnungsnetzwerke konzentrieren sich wie Peppol auf die Ermöglichung der elektronischen Rechnungsstellung und bieten auch andere Funktionen, Ziele und Ansätze.
Die verschiedenen E-Rechnungsnetzwerke haben unterschiedliche Formate und Vereinbarungen, über die der Benutzer nicht nachdenken muss. Der einfachste Vergleich ist mit der Mobiltelefonie: Wenn Sie einen Mobilfunkvertrag abschließen, müssen Sie sich nicht fragen, ob die Person, die Sie erreichen möchten, möglicherweise bei einem anderen Anbieter ist, der andere technische Standards verwendet. Die Anbieter regeln die technische Kompatibilität untereinander.
Wie verhält sich KSeF zu Peppol?
Peppol ist (auch) in Polen der Kanal, um Rechnungen an die Regierung zu senden (B2G). Für B2B-Transaktionen schreibt die polnische Regierung die Rechnungsstellung über KSeF vor, lässt Unternehmern jedoch die Freiheit, dieselbe Rechnung auch über andere Kanäle zu senden. Dies kann Peppol sein, aber auch E-Mail. In Polen muss eine Rechnung über den vom Empfänger angegebenen Kanal zugestellt werden. Das gilt also auch, wenn Peppol bevorzugt wird.
Wer ist verpflichtet, Rechnungen an KSeF zu senden?
Diese Verpflichtung gilt für Unternehmen, die bei der polnischen Steuerbehörde registriert sind.
Für welche niederländischen Kunden ist die Einführung von KSeF in Polen von Bedeutung?
Die Verpflichtung gilt für Unternehmen, die in Polen Steuern zahlen müssen. Niederländische Unternehmen müssen daher ihre Prozesse nicht anpassen. Diese Situation entspricht der allgemeinen Mehrwertsteuerregel, dass die Mehrwertsteuer im Land des Lieferanten gezahlt wird. Niederländische Unternehmen müssen jedoch ihre Prozesse anpassen, wenn sie polnische Niederlassungen und/oder Tochtergesellschaften haben – diese Niederlassungen/Tochtergesellschaften werden dann zu Unternehmen, die in Polen Steuern zahlen müssen.
eConnect wird die Umwandlung in das erforderliche FA(2)-Format übernehmen
Eine E-Rechnung ist die Abkürzung für elektronische Rechnung. Im Fall von KSeF handelt es sich um eine „XML-Datei“, die der Struktur des von der polnischen Regierung ausgegebenen FA(2)-Formats entspricht. Ein solches Format beschreibt beispielsweise, wo die Einlesesoftware die Rechnungsnummer finden kann oder wie die Rechnungszeilen beschrieben werden müssen. Da eine XML-Datei nicht für jedermann leicht lesbar ist, sehen die meisten Menschen eine Rechnung lieber im PDF-Format. Das PDF wird normalerweise zur besseren Lesbarkeit und Wiedererkennung beigefügt.
Es spielt keine Rolle, ob der Benutzer eine E-Rechnung als PDF, XML oder über das verwendete Buchhaltungssystem senden möchte. eConnect wird sicherstellen, dass die Rechnungen, die auf der KSeF-Plattform registriert werden müssen, in das vom KSeF-Plattform benötigte Dateiformat FA(2) umgewandelt werden. Nach Eingang erhält der Absender eine Rückmeldung, eine sogenannte UPO. In dieser UPO-Nachricht ist die KSeF-Nummer enthalten.
Was ist eine KSeF-Nummer?
Die KSeF-Nummer ist die Rechnungsnummer, die nach der Validierung auf der KSeF-Plattform zugewiesen wird. Diese Nummer setzt sich aus der Zusammenführung der Steueridentifikationsnummer der sendenden Partei (Verkäufer), dem Rechnungsdatum, einem zufälligen zwölfstelligen Text und einer Prüfziffer zusammen. Die KSeF-Plattform generiert diese Nummer und sendet eine Nachricht darüber, die UPO genannt wird.
Was ist eine UPO?
Ein Official Receipt Certificate (UPO) ist eine technische Nachricht, die die sendende Partei von der KSeF-Plattform zurückerhält. Diese Nachricht zeigt an, ob die Rechnung validiert wurde, und enthält, falls dies der Fall ist, das Dokumentnummer, die zugewiesene KSeF-Nummer, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und die Uhrzeit, zu der die Rechnung von der KSeF-Plattform genehmigt wurde. Es ist wichtig, die UPO aufzubewahren, da die sendende Partei verpflichtet ist, die KSeF-Nummer für Korrekturrechnungen zu speichern.
Rechnungsstellung in Polen in Kürze
Unternehmen, die bei der polnischen Steuerbehörde registriert sind, müssen ausgehende Rechnungen auf der KSeF-Plattform registrieren. Die Rechnung ist erst nach der Autorisierung durch die polnische Regierung gültig, danach wird eine eindeutige Nummer und ein Zeitstempel (Rechnungsdatum) vergeben. Dies erfordert eine Änderung des Denkens und der Prozesse für diese Unternehmen, die daran gewöhnt waren, dass eine Rechnung nach dem Versenden aus der Rechnungssoftware „definitiv“ war. Die polnische Plattform verlangt ein spezifisches Format und die Technik muss es ermöglichen, nach der Validierung die KSeF-Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum zuzuweisen.
eConnect übernimmt die Umwandlung und das Einfügen der (nach Validierung zugewiesenen) Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums für diese polnischen Unternehmen.
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