Selfbilling-Rechnungen

Unsere Support-Abteilung erhält hin und wieder die Frage, warum eine Rechnung mit dem Vermerk "Rechnung ausgestellt durch den Abnehmer" nicht als Eingangsrechnung verarbeitet werden kann. Bei diesem Vermerk handelt es sich um eine Selfbilling-Rechnung. Der Hinweis "Rechnung ausgestellt durch den Abnehmer" entspricht den gesetzlichen Anforderungen an diesen Rechnungs-Typ.

Selfbilling-Rechnungen sind Rechnungen, die vom Abnehmer (Kunde) und nicht vom Lieferanten erstellt werden. Der Kunde stellt also die Rechnung aus, die der Lieferant als Verkaufsrechnung in seiner Buchhaltung erfasst. Dies geschieht meist bei einer langfristigen Zusammenarbeit zwischen den Parteien, bei der Vertrauen eine wesentliche Rolle spielt.

Eine Selfbilling-Rechnung ist also eine Verkaufsrechnung, auf der gelegentlich „Einkauf“ oder „Eingangsrechnung“ vermerkt ist. Schließlich argumentiert der Abnehmer gegenüber dem Lieferanten: „Sie kaufen bei mir ein.“ Das Ergebnis ist manchmal, dass die Selfbilling-Rechnung im Strom der Eingangsrechnungen landet, wo sie – zu Recht – herausgefiltert wird.

Eine Selfbilling-Rechnung kann und sollte vom Lieferanten als Verkaufsrechnung verarbeitet werden. Beachten Sie jedoch, dass nicht jede Software Verkaufsrechnungen einlesen kann.

Mehr über Selfbilling

Warum existiert eigentlich die Konstruktion, dass der Abnehmer die Rechnung für den Lieferanten erstellt? Die Antwort lautet: Effizienz.
Diese Arbeitsweise spart dem Lieferanten Zeit, da der Abnehmer die administrative Last übernimmt. Ein Grund für die Wahl dieser Konstruktion ist, wenn der Abnehmer genauere Informationen über die Transaktion(en) hat. Wenn der Abnehmer die Rechnung erstellt, wird das Risiko von Fehlern verringert.

Ein Praxisbeispiel: Bei Gemeinden kann man an einen Schrotthändler denken, der bei einer Gemeinde Schrott abgeholt und gewogen hat, um zu bestimmen, was in welche Kategorie fällt. Ein solcher Schrotthändler kann der Gemeinde eine Selfbilling-Rechnung für den abgeholten Schrott stellen, für dessen Abfuhr der Schrotthändler bezahlt wird.

Es gibt wichtige Voraussetzungen und Verantwortlichkeiten, die mit Selfbilling verbunden sind. Der Lieferant bleibt für die Richtigkeit der Rechnung und die ordnungsgemäße Zahlung der Mehrwertsteuer an die Steuerbehörden verantwortlich. In den Niederlanden muss die Rechnung allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und ausdrücklich erwähnen, dass sie vom Abnehmer ausgestellt wurde. Wenn der Lieferant mit einer vom Abnehmer erstellten Rechnung nicht einverstanden ist, muss er dies rechtzeitig melden und selbst eine korrekte Rechnung ausstellen. Es ist wichtig, dass diese Regeln von beiden Parteien eingehalten werden.

Selfbilling-Rechnungen und Peppol

Für Selfbilling-Rechnungen gibt es (noch) keinen eigenen Dokumenttyp auf Peppol, wie beispielsweise für „Bestellungen“ oder „Gutschriften“. Es besteht jedoch die Absicht, den Selfbilling-Prozess auf Peppol zu unterstützen.